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Zwischenbescheide

Zwischenbescheide

 

Wenn man eine Anfrage verschickt, erwartet man in der Regel eine Antwort darauf. Umso ärgerlicher ist es, wenn man Tage lang keine Erwiderung bekommt.

Oftmals liegt es einfach daran, dass bei einer Angebotsunterbreitung bspw. ein etwas langwieriger Entscheidungsprozess dahinter steht oder ganz einfach der Schreibtisch des Empfängers der Anfrage überquillt.

 

Trotzdem: Zwischenbescheide nicht vernachlässigen!

Kurzinformation über den aktuellen Bearbeitungsstand gehören zum guten Ton und erspart Ihnen unnötige Anrufe. Ihre Geschäftspartner, Kunden sowie Bewerber sollten immer einen Zwischenbescheid bekommen. Dieser vermittelt Seriosität und zeigt, dass das Anliegen ernst genommen wird. Dem Ruf Ihres Unternehmens wird es ebenfalls nicht Schaden, im Gegenteil, Sie verbuchen dadurch Pluspunkte. Es sollte darauf geachtet werden, dem Empfänger der Zwischeninformation verbindliche Informationen bezüglich der endgültigen Antwort zukommen zu lassen.

Seien Sie schlau und sparen Sie trotz Kostendruck und Zeitmangel nicht an der falschen Stelle, denn nichts ist schlimmer als einen Geschäftspartner/ Kunden/ Bewerber im ungewissen zu lassen. Über kurz oder lang entsteht der Eindruck, dass das zugesandte Schreiben gegebenenfalls gar nicht angekommen ist.
An der Erklärungsnot in die Sie geraten wenn der Geschäftspartner/ Kunde/ Bewerber nachfragt sind Sie selbst schuld. Wenn zu diesem Zeitpunkt das im Schreiben geschilderte Anliegen noch nicht geklärt wurde wirken Sie schnell inkompetent und unwissend. Im schlimmsten Fall kann dadurch eine wichtige Geschäftsbeziehung gefährdet werden.
Beugen Sie solchen Situation vor und versenden Sie Zwischenbescheide über den Stand der Dinge um dadurch dem Absender Gewissheit zu verschaffen, dass seine Nachricht angekommen ist, sowie sich selbst ein Zeitfenster zur Klärung des Sachverhaltes zu schaffen.

Sollte einem Schreiben ein längerer interner Entscheidungsprozess folgen ist es von vornherein für Sie von Vorteil, einen Zwischenbescheid zu versenden.
Insbesondere bei folgenden Anliegen sollten Sie darauf Achten Zwischenbescheide zu versenden.

  • Angebote
  • Anfragen
  • Bewerbungen
  • Reklamationen
  • Bestellungen

 

Verbindliche Aussagen

Bei Zwischenbescheiden gilt es, verbindliche Aussagen zu treffen

  • Das Eingangsdatum des vorherigen Schreibens sollte in Ihrem Zwischenbescheid erwähnt sein.
  • Eine kurze Erläuterung beinhaltet sein, warum Sie vorab einen Zwischenbescheid zusenden und keine endgültige Antwort
  • Den Empfänger interessiert es primär, wann Sie ihm eine endgültige Antwort zukommen lassen können.
    Formulierungen wie „umgehend“ oder „baldmöglichst“ sollten Sie vermeiden.
  • Der Kunde sollte Gewissheit darüber haben, dass Sie sich wieder bei ihm melden werden.
    Dadurch umgehen Sie ungewollte Anrufe und Rückfragen.

Es ist von hoher Bedeutung, dass Sie sich an die im Zwischenbescheid genannten Termine halten und Ihre Antwort pünktlich versandt wird.
Ist das nicht der Fall, wirkt dies unzuverlässig und unseriös. Für Sie heißt das, dass Sie bei schwierigen Entscheidungen ein Zeitpuffer einplanen sollten.
Falls Sie vor dem zuvor genannten Zeitpunkt zu einer Entscheidung kommen, wird dies Ihrem Geschäftspartner/ Kunden/ Bewerber positiv auffallen.
Eine Formvorgabe gibt es bei Terminschreiben nicht, da hier der Zeitfaktor auch eine wichtige Rolle spielt kann dieses Problemlos per E-Mail oder Fax versandt werden- auch wenn Sie zuvor einen Brief erhalten haben.

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