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Termine verschieben

Termine verschiebenSicherlich sind Ihnen solche oder ähnliche Situationen bekannt: Sie haben sich schon vor längerer Zeit mit einer Freundin zum Kaffeetrinken verabredet,  Sie freuen sich schon sehr darauf und haben sogar einen anderen Termin deswegen abgesagt.

Kurz vor dem Treffen kommt aber eine SMS: Die Freundin muss den Kaffeeklatsch verschieben! Das ist ärgerlich. „Beim nächsten Mal werde ich keine Termine wegen eines Treffens mit ihr verschieben, jetzt weiß ich ja, wie das bei ihr läuft…“, werden Sie dann vielleicht denken.

 

Auch im Geschäftsleben spielen sich derartige Situationen ab. Termine bestimmen den Arbeitsalltag eines Unternehmens. Diese Vereinbarungen bzw. das Einhalten dieser, wirkt sich wesentlich darauf aus, als wie zuverlässig ein Unternehmen wahrgenommen wird. Letztlich spielt es auch für das Image eines Unternehmens eine große Rolle, ob getroffene Abmachungen möglichst auch eingehalten werden. Beim Schreiben einer Mail an Kunden oder Geschäftspartner bezüglich einer Terminverschiebung ist es wichtig, diplomatisch zu sein, die Terminänderung zu bedauern und zu begründen. Zeigen Sie Verständnis für die Auswirkungen für den Kunden, schlagen Sie Alternativen oder Unterstützung für aufkommende Unannehmlichkeiten vor.

Die folgenden Grundregeln können Ihnen die nächste Mail ein wenig erleichtern:

(1)     Stellen Sie sich die Frage: Wie wirkt eine Terminverschiebung auf den Kunden/Geschäftspartner?
Stellen Sie also die Terminverschiebung möglichst nicht nur als Tatsache dar, sondern erklären und begründen Sie die Umstände, die dazu geführt haben.

Formulierungsbeispiel:

„Leider kann Herr Y den miteinander vereinbarten Termin am (Datum) nicht einhalten. Die Verschiebung einer Musterveranstaltung auf genau diesen Termin zwingt uns bedauerlicher Weise dazu, Ihnen einen neuen Terminvorschlag machen zu müssen.“

 

(2)     Stellen Sie sich die Frage: Welche Auswirkungen hat die Terminverschiebung für den Kunden/Geschäftspartner?
Eine Terminänderung bringt meist Unannehmlichkeiten für den Kunden/Geschäftspartner mit. Haben Sie nach positiven Lösungsansätzen oder Alternativen im Interesse des Kunden/Geschäftspartners gesucht, so präsentieren Sie ihm diese.

Formulierungsbeispiel:

„Wir haben beim Veranstalter der Musterveranstaltung nachgefragt, ob es noch einen Ausweichtermin gibt. Leider ist ein anderer Termin nicht möglich.“

 

(3)     Stellen Sie sich die Frage: Wie kann der Kunde/Geschäftspartner aufgrund der entstandenen Unannehmlichkeiten effektiv unterstützt werden?
Eine Terminverschiebung sollte grundsätzlich die letzte Möglichkeit darstellen. Alternativen, wie ein Gespräch mit einem Kollegen oder das Entgegenkommen bezüglich des Orts eines Treffens, drücken die Wertschätzung des Unternehmens gegenüber des Kundens/Geschäftspartners aus.

Formulierungsbeispiel:

„Um Ihre Terminplanung nicht unnötig beeinträchtigen zu müssen, unterbreiten wir Ihnen den Vorschlag, dass der Kollege von Herrn Y den vereinbarten Termin übernimmt. Herr ist ein fachkundiger Gesprächspartner, da ihm alle Vorgänge genauso vertraut sind.“

 

(4)     Stellen Sie sich die Frage: Wie kann Verständnis für die aufgetretenen Unannehmlichkeiten ausgedrückt werden?
Manche Terminänderungen können einen massiven Einfluss auf das Geschäftsleben haben und ggf. auch größere wirtschaftliche Konsequenzen mit sich bringen. Eventuell muss mit rechtlichen Folgen gerechnet werden.

Formulierungsbeispiel:

„Wir bedauern die Unannehmlichkeiten, die diese Terminverschiebung für Sie bedeutet. Wenn wir Sie auf irgendeine Weise unterstützen können, lassen Sie es uns bitte wissen.“

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