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Einladungen schreiben

Einladung„Jemanden einladen bedeutet, für das Glück des Gastes zu sorgen, solange dieser unter unserem Dache weilt!“, heißt es in einem Zitat des französischen Schriftstellers Jean Anthelme Brillat-Savarin.

Nach diesem Motto eine gesellschaftliche oder fachliche Veranstaltung zu organisieren kann nur in einem gelungen Jubiläumsfest oder einer erfolgreichen Konferenz enden! Einer der ersten Schritte bei der Planung ist die Zusammenstellung der Gästeliste. Dass auch möglichst viele der geladenen Gäste erscheinen, kann durch eine ansprechend gestaltete Einladung unterstützt werden.

 

Schriftliche Einladung:

  • Zwar setzen sich telefonische Einladungen zunehmend durch, jedoch wird durch diese nicht immer ausreichend die Verbindlichkeit ausgedrückt. Außerdem sind die Daten zu dem Event nicht mehr zu einem späteren Zeitpunkt nachlesbar.
  • Die Einladung sollte noch nicht zu viel verraten, damit bleiben die Gäste neugierig und folglich steigt die Anzahl der Gäste. Überraschungen sorgen dafür, dass das Event noch lange erinnert wird.
  • Alle wichtigen Daten sollten hingegen im Detail enthalten sein:
    • Anlass der Einladung
    • Ort und Zeitpunkt
    • Erklärungen für den Anfahrtsweg
    • Dress-Code
    • Angabe/Anzahl der eingeladenen Begleitpersonen
    • Rückmeldungszeitraum

 

Betreffzeile: Anlass der Einladung konkret benennen

Herzliche Einladung zum Workshop zum persönlichen Coaching

  • oder Veranstaltungsinhalt thematisieren (hat Werbecharakter und macht neugierig)

Lernen Sie Ihre eigenen Stärken kennen!

 

Anrede: Name des Empfängers

Sehr geehrte Frau Muster oder Liebe Frau Muster (ja nach Verhältnis zum Empfänger)

oder auch mit mehr Werbecharakter formulieren

Wir helfen Ihnen dabei Ihre Stärken kennen zu lernen und zu mobilisieren, sehr geehrte Frau Muster!

 

Einladungstext: Der Text soll einladend klingen, formulieren Sie ihn deswegen positiv und Interesse erweckend. Besonders schön ist es, wenn der Betreff in einer Aufforderung nochmals aufgegriffen wird. Ihre Zuversicht bezüglich einer Zusage können Sie anhand Ihrer Wortwahl ausdrücken.

Sind Sie neugierig geworden? Dann sehen wir uns im Workshop zum persönlichen        Coaching! Wir freuen uns auf Sie!

Überlegen Sie, was Gründe für eine Absage sein könnten und gehen Sie auf diese ein.

Für die Termine am Wochenende steht für Ihre Kinder eine Betreuung zur Verfügung.

Machen Sie den eingeladenen Personen klar, dass Sie der wichtigste Teil der Veranstaltung sind.

 

Verabschiedung: Der Abschiedsgruß sollte freundlich formuliert werden

               Mit freundlichen/ herzlichen Grüßen, Wir wünschen Ihnen einen schönen Tag…

                oder Bezug auf das Thema nehmen

Meine Mitarbeiter und ich freuen uns auf den Workshop mit Ihnen, Auf einen interessanten und erlebnisreichen Tag mit Ihnen freut sich…

 

Rückmeldung: Fügen Sie der Einladung eine Karte bei, auf der der Gast ankreuzen/angeben kann, ob und zu wievielt er kommen wird.

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