My Advertising Pays, It Pays To Be On M.A.P!
print24.com
120x600
Jetzt portofrei bestellen

CHECKLISTE: Protokoll

Checklist


Ein Protokoll dient dazu, Besprechungen zu dokumentieren und deren Ergebnisse für alle Teilnehmer festzuhalten. Damit fungiert ein Protokoll auch als Grundlage für folgende Meetings.

Um unnötige Missverständnisse, Störungen und Verzögerungen in Konferenzen zu vermeiden, ist die Vollständigkeit, Verständlichkeit und passende Gestaltung eines Protokolls von großer Wichtigkeit. Wie Sie dies am besten gewährleisten, erfahren Sie hier! Das Wichtigste beim Protokoll schreiben ist die Genauigkeit und die Objektivität.

 

Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll 

Verlaufsprotokoll: Das Verlaufsprotokoll ist knapp und sachlich verfasst und gibt die Redebeiträge der Teilnehmer wieder. Dabei sollten die Redebeiträge genau und zeitlich erfasst werden. Es wird im Präsens verfasst, in Stichpunkten gegliedert und gibt die Redebeiträge in der indirekten Rede wieder. Besonders geeignet ist dieses Protokoll für Vereinssitzungen oder Versammlungen. Der Sinn davon ist es, die Inhalte zu besprechen und möglichst daraus zu einem Ergebnis zu gelangen. Außerdem ist es sinnvoll für die Naturwissenschaft, da man dort auch Versuchsabläufe sehr exakt festhalten kann. Das Protokoll soll stets nachvollziehbar sein, da daraus Resultate ermittelt werden und die Hinführung zu dieser erforderlich ist.

Aufbau: 

  1. Protokollkopf (Datum, Ort, Beginn und Ende, Teilnehmer und Abwesende, Name des Verfassers)
  2. Nennung der einzelnen Punkte der Tagesordnung, sofern eine vorhanden ist
  3. Knappe, sachliche und objektive Schilderung der Beschlüsse und wie es zu diesen gekommen ist. (Nicht nur Ergebnisse, sondern auch die Hinführung ist wichtig)
  4. Unterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden der Versammlung
  5. Anlagen

Ergebnisprotokoll: Das Ergebnisprotokoll gibt Kernaussagen und Beschlüsse der jeweiligen Besprechungen wieder. Hierbei ist es wichtig die Redebeiträge nicht nach dem Sprecher, sondern nach dem Thema zu ordnen. Demnach werden zu jedem Thema die Redebeiträge von den Sprechern notiert, die sich zu diesem Thema geäußert haben. Nebensächliche Dinge und unnötige Ausführungen werden nicht ins Protokoll geschrieben. Das Protokoll wird ebenfalls im Präsens verfasst und wird stichpunktartig nach einer logischen Reihenfolge aufgeschrieben. Dennoch ist es sinnvoll, für das Ergebnisprotokoll ein Verlaufsprotokoll als Grundlage anzufertigen und die Ergebnisse daraus zusammenzufassen. Das Ergebinsprotokoll ist besonders sinnvoll für Konferenzen und Diskussionen, um einen schnellen Überblick über die Beschlüsse zu haben.

Aufbau: 

  1. Protokollkopf (siehe oben)
  2. sofern im Voraus geplant: Ablaufplan
  3. Sachliche und objektive Schilderung der Ergebnisse
  4. Unterschrift des Protokollführers und des Vorsitzenden der Versammlung
  5. Anlagen

✔   Formale Angaben

✔  Arbeitsgruppe/Dienststelle, Abteilung, Unternehmen

✔  Ort, Zeit, Dauer, Datum der Besprechung

✔  Teilnehmer des Meetings, Besprechungsleiter, Verteiler

✔  Thema bzw. Ziel der Konferenz

 

✔   Inhalt

✔  Besprochene Themen

✔  Besprechungsverlauf

✔  Vorgesehene Maßnahmen

✔  Geplante Aktivitäten

 

✔   Form

✔  Kurze & knappe Formulierungen, deutliche Sätze

✔  Absätze, Fettdruck, Kursivschreibung, Unterstreichen, Markieren zur Betonung und Strukturierung

✔  Rechts neben den vorgesehenen Maßnahmen: Platz für „Verantwortliche & Termine“

 

✔   Zusätzliche Angaben

✔  Anhänge, bspw. Statistiken mit Quellenangabe und gut beschriftet

✔  Punkte, die nicht geklärt werden konnten

✔  Deadline, bis wann Protokollberichtigungen eingereicht werden können

✔  Termin (Zeit, Ort, Thema) für nächstes Meeting

✔  Datum für Verteilung des Protokolls

✔  Unterschrift von Protokollant und Besprechungsleiter

 

Tipps zum Schreiben des Protokolls

  • Die Zeitform des Protokolls ist immer das Präsens. Benutzen Sie keine andere Zeitform.
  • Verfassen Sie Begründungen im Konjunktiv.
  • Bleiben Sie bei Ihrer Formulieren neutral, sachlich und objektiv. Vermeiden Sie dabei das Hinzufügen Ihrer eigenen Meinung die Verwendung von Konjunktiven.
  • Erklärungen eines bestimmten Sachverhalts müssen in Klammern dahinter wiedergegeben werden, sodass man erkennen kann, dass dies kein Bestandteil des Protokolls darstellt.
Login
Online Frankierung  2 kg Banner 160x600