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Briefpapiervordrucke, was gehört drauf und was nicht?

Briefvordrucke
OHG, KG, GmbH oder doch eine AG? Für jede dieser Rechtsformen gibt es genaue Vorschriften, welche Angaben auf einem Briefbogen aufzuführen sind.

Ein Verstoß gegen eine solche Vorschrift und das damit verbundene Bußgeld können Sie Ihrer Firma ersparen. Die E-Mail Signatur sowie die Faxvordrucke kann man in diesem Arbeitszug auch gleich mit überprüfen, denn auch bei diesen gelten die gesetzlichen Vorschriften.

 

Allerdings ist zu berücksichtigen, dass die oben genannten gesetzlichen Vorschriften nur für Unternehmen gelten, welche im Handelsregister eingetragen sind. Für Einzelunternehmungen hingegen reicht der Vor- und Nachname. Im Folgenden finden Sie eine Auflistung der verschiedenen Gesellschaftsformen und deren Pflichtangaben auf Briefbögen, Faxvordrucken und E-Mail Signaturen.

 

(1)     Personengesellschaften
Eingetragene Kaufleute (e.K.) und deren gesetzliche Pflichtangaben.

  1. Die Firma, so wie sie im Handelsregister eingetragen ist mit dem Zusatz „e.K.“
  2. Ort der Handelsniederlassung
  3. Registergericht und Handelsregisternummer

 

Die Pflichtangaben der OHG und KG

  1. Die Firma, so wie sie im Handelsregister eingetragen ist mit dem Zusatz der Rechtsform OHG oder KG
  2. Ort der Handelsniederlassung
  3. Registergericht und Handelsregisternummer

 

(2)     Kapitalgesellschaften

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

  1. Der Firmenname so wie er im Handelsregister eingetragen ist mit der Endung der Rechtsform GmbH
  2. Sitz der Gesellschaft
  3. Registergericht und Handelsregisternummer
  4. Alle Geschäftsführer mit deren Namen, wenn es in Ihrem Unternehmen einen Aufsichtsrat gibt deren volle Namen sowie die Erwähnung des Vorsitzenden.

 

Aktiengesellschaften (AG)

  1. Der Firmenname so wie er im Handelsregister eingetragen ist mit der Endung der Rechtsform AG
  2. Sitz der Gesellschaft
  3. Registergericht und Handelsregisternummer
  4. Alle Vorstände und Aufsichtsräte mit deren vollen Namen, zusätzlich die Aufstellung des Vorstandvorsitzenden sowie Aufsichtsratsvorsitzenden sofern vorhanden.

 

Kooperationsgesellschaften

GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. KG sowie AG & Co. OHG   

  1. Bei solch einer Kooperationsgesellschaft ist keine natürliche Person zur Haftung eingetragen, sondern eine juristische Person (GmbH oder AG).
    Daraus folgen die aufgeführten Pflichtangeben.
  2. Der Firmenname so wie er im Handelsregister eingetragen ist mit der Endung der Rechtsform
    Rechtsform (GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG, AG & Co. KG sowie AG & Co. OHG)
  3. Sitz der Gesellschaft
  4. Registergericht und Handelsregisternummer
  5. Die persönlich haftende Gesellschaft mit Rechtsform, Sitz, Registergericht des Sitzes und Handelsregisternummer, alle Geschäftsführer und gegebenenfalls Vorsitzender des Aufsichtsrats mit vollem Namen.

 

 

Bei E-Mails, die Sie im geschäftlichen Sinne verfassen, sollten Sie darauf achten,  dass die oben genannten Angaben in Ihrer Signatur vorhanden sind, um unnötigen Vorschriftsverstößen aus dem Weg zu gehen.

  • Eine spezielle Vorgabe wo diese Angaben auf einem Brief zu stehen haben gibt es nicht.
  • Üblicherweise findet man diese in der Fußzeile eines Briefes.
  • Ein Logo darf verwendet werden, solange es das eigene ist und keine Rechte Dritter verletzt (z.B. Eingetragene Marken).
  • Es ist kein Muss, sieht aber dennoch gut aus, wenn neben den Pflichtangaben auch die vollständige Adresse, Telefon/ Faxnummern, E-Mail Adresse, Homepage und bei großen Firmen auch die Bankverbindung mit Bankleitzahl angeben wird.

 

Beispielhaft:

Musterfirma GmbH & Co. KG
Gerschäftsführer
Herr Max Mustermann
Musterstraße 99
98765 Musterstadt
Tel.: + 49 1243 66 55 -00
Fax:  +49 1243 66 55 – 99
Mail:
Mustermann.Max@Musterfirma.de
https://www.musterfirma.de/

Kto.:     22 55 880
BLZ:     100 200 30

Registergericht: Musterstadt
Handelsregisternummer: 11223344556

Persönlich haftende Gesellschaft
Musterfirma2 KG

Musterstraße 98
98765 Musterstadt
Tel.: + 49 1243 66 55 -01
Fax:  +49 1243 66 55 – 98

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