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Absagen und Ausreden formulieren

Freundlich AbsagenManchmal fällt es gar nicht so leicht eine Absage zu formulieren. Insbesondere wenn der Chef gar keinen vernünftigen Grund genannt hat. Wichtig ist es dann vor allem, sich bei einer Absage dankbar für die Einladung zu zeigen und höflich zu bleiben.

Möchten Sie eine Einladung von Personen mit einem vertrauteren Verhältnis absagen, wählen Sie am besten das Telefongespräch. Erfolgte die Einladung jedoch schriftlich, dann sollte auch die Antwort darauf schriftlich (zum Beispiel per Mail) erfolgen. Bei sehr offiziellen Einladungen, sollte per Brief geantwortet werden.

 

Generell gilt:

  • Vermeiden Sie umständliche Formulierungen und Floskeln!

Die Absage soll nicht steif und ungelenk klingen, sondern lieber zeitgemäß und ernst gemeint. Wählen Sie beispielsweise lieber wegen anstatt aufgrund.

  • Seien Sie respektvoll!

Zeigen Sie nicht offensichtlich, dass ein anderer Termin wichtiger ist und deshalb die Einladung nicht wahrgenommen werden kann. Reagieren Sie auf die Einladung nicht, als würde sie eine Anordnung oder ein Befehl sein. Wählen Sie ungezwungen klingende Sätze, vermeiden Sie aber Flapsigkeit.

  • Wählen Sie einen konkreten und passenden Betreff für Ihre Absage!

Als Anlass Absage oder Einladung anzugeben ist nicht ratsam, schreiben Sie einen eindeutigeren Betreff, sodass der Empfänger die Mail auch sofort zuordnen kann. Ein gelungener Betreff könnte zum Beispiel so lauten: Ihre Einladung zur Musterveranstaltung am (Datum)

  • Täuschen Sie keine falschen Tatsachen vor!

Es besteht keine Verpflichtung konkrete Gründe für die Absage zu nennen. Allgemein geht es den Geschäftspartner nichts an, welchen anderen Verpflichtungen stattdessen nachgegangen werden muss. Liegt ein sehr überzeugender Anlass vor (Auslandsreise, Krankheit,…), kann dieser genannt werden.

Allgemeine Erklärungen könnten folgendermaßen formuliert werden:

  • Mein Terminkalender ermöglicht mir es an diesem Tag leider nicht Ihre Einladung wahrzunehmen.
  • Auf Ihre Einladung hatte ich mich schon sehr gefreut, nun muss ich Ihnen leider doch absagen.
  • Ich falle an diesem Tag meinem Terminkalender zu Opfer. Dieses Mal muss ich Ihnen leider absagen/einen Korb geben.
  • Ausgerechnet am (Datum) habe ich einen nicht verschiebbaren Termin.
  • An diesem Tag bin ich bedauerlicher Weise gezwungen, einen anderen Termin, der sich nicht verschieben lässt, wahrzunehmen.
  • Ihre Einladung hat mich sehr angesprochen. Ein Termin, der schon seit längerer Zeit fest steht, macht mir jedoch einen Strich durch die Rechnung. Schade, dass ich nicht teilnehmen kann.

Tipp: Beispielhafte Formulierung bei Angabe eines überzeugenden Grunds:

  • „Da ich Mitte des Monats für zwei Wochen geschäftlich unterwegs bin, kann ich am (Datum) nicht kommen. Ich werde zu diesem Zeitpunkt in (Ort) erwartet.“

 

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