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Schriftliche Korrespondenz

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Einen großen Teil Ihrer Arbeit macht das Schreiben aus. Von Terminverschiebungen über Pressemitteilungen bis hin zu Gratulationskarten – immer wieder gilt es für Sie, die richtigen Worte zu finden.

Ob formell oder leger: bei der Vielzahl an Formulierungen, die Sie jeden Tag finden müssen, kann man schon einmal durcheinander kommen; darüber hinaus kostet es viel Zeit. Abhilfe schafft unsere Rubrik „schriftliche Korrespondenz“ – hier finden Sie wertvolle Tipps, wie Sie verschiedene Schreiben verfassen können und damit Zeit und unter Umständen auch Nerven sparen!

 

unsere Themen:

Ein Anforderungsprofil erstellen

AnforderungsprofilDas Anforderungsprofil fasst die fachlichen und persönlichen Erwartungen und Wünsche des Unternehmens für einen Mitarbeiter in einer bestimmten Position zusammen. Es sollte für jede Position in einem Unternehmen vorhanden sein. Meist baut das Anforderungsprofil auf einer Stellenbeschreibung auf.

Gerade bei einem Stellen- bzw. Personalwechsel oder bei einer Neubesetzung bietet es sich an, die Anforderungen im Profil neu zu überdenken und entsprechend anzupassen.Meist verhilft die Vorlage dann zu einem zügig erstellten Anforderungsprofil.

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Absagen und Ausreden formulieren

Freundlich AbsagenManchmal fällt es gar nicht so leicht eine Absage zu formulieren. Insbesondere wenn der Chef gar keinen vernünftigen Grund genannt hat. Wichtig ist es dann vor allem, sich bei einer Absage dankbar für die Einladung zu zeigen und höflich zu bleiben.

Möchten Sie eine Einladung von Personen mit einem vertrauteren Verhältnis absagen, wählen Sie am besten das Telefongespräch. Erfolgte die Einladung jedoch schriftlich, dann sollte auch die Antwort darauf schriftlich (zum Beispiel per Mail) erfolgen.

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Zwischenbescheide

ZwischenbescheideWenn man eine Anfrage verschickt, erwartet man in der Regel eine Antwort darauf. Umso ärgerlicher ist es, wenn man Tage lang keine Erwiderung bekommt.

Oftmals liegt es einfach daran, dass bei einer Angebotsunterbreitung bspw. ein etwas langwieriger Entscheidungsprozess dahinter steht oder ganz einfach der Schreibtisch des Empfängers der Anfrage überquillt.

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Happy Birthday!

Geburtstagswünsche formulierenGeburtstagsbriefe bedürfen auch passenden Formulierungen und Ideen im Umgang mit der Sprache. Es gilt die altmodischen Formulierungen zu vermeiden und Raum für die sprachliche Kreativität zu lassen.

Im Folgenden wollen wir Ihnen helfen beim nächsten anstehenden Geburtstag eine gelungene Gratulation zu schreiben.

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Rechtschreibung

RechtschreibungEgal ob Muttersprachler oder nicht – die deutsche Rechtschreibung kann einen manchmal in den Wahnsinn treiben!

Schreibt man das nach den neuen Regeln jetzt klein oder groß, zusammen oder getrennt, mit ss oder ß oder sind gar beide Schreibweisen erlaubt… Zwar kann die Sache manchmal lästig werden, aber dennoch ist es von großer Bedeutung, dass neben der passenden Formulierung, die Briefe und Texte korrekt geschrieben sind.

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Eine Pressemitteilung verfassen

PressemitteilungIn der PR-Arbeit ist die Pressemitteilung ein wichtiges Werkzeug, um auf das eigene Unternehmen aufmerksam zu machen. Es wird eine Reihe an Neuigkeiten mitgeteilt:

welche Ereignisse sind demnächst geplant, welche Kampagnen stehen an, welche Auszeichnungen wurden wofür vergeben, welche neuen Produkte und Dienstleistungen wird es geben, welche großen Verkäufe wurden abgeschlossen, … . Der Presse wird eine schriftliche Erklärung gegeben, auf deren Basis der Reporter überlegt, ob er Meldung zum Thema macht oder nicht.

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So kommunizieren Sie höhere Preise

höhere PreiseEinem Unternehmen mitteilen zu müssen, dass in Zukunft mehr Geld für ein Produkt von ihm verlangt wird, ist eine unangenehme Angelegenheit.

Eventuell sind Vertragskündigungen oder andere größere Veränderungen zu erwarten.

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Einladungen schreiben

Einladung„Jemanden einladen bedeutet, für das Glück des Gastes zu sorgen, solange dieser unter unserem Dache weilt!“, heißt es in einem Zitat des französischen Schriftstellers Jean Anthelme Brillat-Savarin.

Nach diesem Motto eine gesellschaftliche oder fachliche Veranstaltung zu organisieren kann nur in einem gelungen Jubiläumsfest oder einer erfolgreichen Konferenz enden! Einer der ersten Schritte bei der Planung ist die Zusammenstellung der Gästeliste. Dass auch möglichst viele der geladenen Gäste erscheinen, kann durch eine ansprechend gestaltete Einladung unterstützt werden.

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Termine verschieben

Termine verschiebenSicherlich sind Ihnen solche oder ähnliche Situationen bekannt: Sie haben sich schon vor längerer Zeit mit einer Freundin zum Kaffeetrinken verabredet,  Sie freuen sich schon sehr darauf und haben sogar einen anderen Termin deswegen abgesagt.

Kurz vor dem Treffen kommt aber eine SMS: Die Freundin muss den Kaffeeklatsch verschieben! Das ist ärgerlich. „Beim nächsten Mal werde ich keine Termine wegen eines Treffens mit ihr verschieben, jetzt weiß ich ja, wie das bei ihr läuft…“, werden Sie dann vielleicht denken.

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Briefpapiervordrucke, was gehört drauf und was nicht?

BriefvordruckeOHG, KG, GmbH oder doch eine AG? Für jede dieser Rechtsformen gibt es genaue Vorschriften, welche Angaben auf einem Briefbogen aufzuführen sind.

Ein Verstoß gegen eine solche Vorschrift und das damit verbundene Bußgeld können Sie Ihrer Firma ersparen. Die E-Mail Signatur sowie die Faxvordrucke kann man in diesem Arbeitszug auch gleich mit überprüfen, denn auch bei diesen gelten die gesetzlichen Vorschriften.

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Newsletter
NewsletterNewsletter stellen heutzutage ein beliebtes Mittel von Unternehmen dar, um Kunden zu informieren und präsent zu bleiben.

Ein Newsletter erreicht innerhalb kürzester Zeit viele Menschen und das ohne viele Kosten zu verursachen. Spricht also Vieles für die Nutzung dieses effizienten und kundenorientierten Werbe- und Informationsträgers, oder?

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Praktikumszeugnis

PraktikantenzeugnisBestimmt beschäftigt Ihr Unternehmen ab und zu Praktikanten. Für ihre berufliche Laufbahn ist es wichtig, dass Sie ein Feedback über  ihre im Praktikum geleistete Arbeit erhalten.

Dies geschieht in der Regel über ein Arbeitszeugnis für Praktikanten. Was Sie dabei alles beachten müssen, lesen Sie hier.

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CHECKLISTE: Protokoll

ChecklistEin Protokoll dient dazu, Besprechungen zu dokumentieren und deren Ergebnisse für alle Teilnehmer festzuhalten. Damit fungiert ein Protokoll auch als Grundlage für folgende Meetings.

Um unnötige Missverständnisse, Störungen und Verzögerungen in Konferenzen zu vermeiden, ist die Vollständigkeit, Verständlichkeit und passende Gestaltung eines Protokolls von großer Wichtigkeit. Wie Sie dies am besten gewährleisten, erfahren Sie hier!

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Produkt steht zur Abholung bereit

briefvorlagen-buero-stress-officetrendEs kommt vor, dass Ihr Unternehmen nach Fertigstellung des Produktes für den Kunden eine Abholung durch ein Transportunternehmen veranlasst.

Mit dieser Mail teilen Sie dem Kunden mit, dass er dies nun beauftragen kann.

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Gutschrift

briefvorlagen-anschreiben-officetrendMir einer Gutschrift, kann der Kunde den erhaltenen Wert selbst verrechnen. Die Gutschrift ersetzt eine Rechnungsstellung durch den Lieferanten.

Gerade, wenn der Kunde die Höhe der Leistung besser kennt, als der Lieferant, macht die Abrechnung über Gutschriften Sinn. Für Gutschriften gilt die gleiche Vorgehensweise wie für Rechnungen.

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Werbebrief

briefvorlagen-anschreiben-officetrendWerbebriefe bieten eine gute Möglichkeit, um mit potenziellen Kunden ins Gespräch zu kommen.

Dazu haben Sie den Vorteil, dass sich der Erfolg eines Werbebriefs relativ einfach messen lässt. Damit der Brief bei den Empfängern nicht direkt im Papierkorb landet, sollten Sie beim Verfassen einige Punkte beachten.

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Abmahnung

mahnung-buero-officetrendDie Abmahnung ist ein von der Geschäftsführung einzusetzendes Instrument, das bei Vertragsverstößen zum Einsatz kommt und nicht mitbestimmungspflichtig durch den Betriebsrat ist.

Jeder weisungsbefugte Vorgesetzte darf ein Abmahnungsschreiben verfassen, auch wenn er keine Befugnis zur Aussprache der Kündigung hat.

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Do’s und Dont’s bei der Anrede und Anschrift

AnredenBeim Herstellen von sozialem Kontakt will ein höflicher, respektvoller und angemessener Umgang vermittelt werden.  

Gerade, wenn Sie per Brief oder Mail ein Anliegen ausdrücken oder um einen Gefallen bitten, sollte ein seriöser und guter erster Eindruck entstehen. Aber unter all den verschiedenen Möglichkeiten eine Person oder Personengruppe anzureden, kommt man schnell einmal durcheinander.

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