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E-mail Flut bewältigen

E-Mailflut bewältigen

 

Ein neuer Tag steht an und beim Öffnen des Email-Accounts warten schon wieder jede Menge Mails auf Sie?! Diese wollen mit Strategie durchgearbeitet werden: durchlesen, Wichtigkeit und Prioritäten zuordnen, weiterleiten, sowie Belangloses sofort entfernen.

Es kommt also viel Arbeit auf Sie zu! Um diese ein bisschen zielgerichteter und produktiver zu erledigen, werden gibt es ein paar hilfreiche Tipps und Tricks:

 

  • Emailcheck von oben nach unten! Auf diese Weise können Sie lästige send-and-reply-Verläufe von Emails vermeiden und haben stattdessen mit einem einzelnen Klick alle Informationen zur Hand.
  • Nicht jede Email muss sofort geöffnet werden!
    > Beschaffen Sie sich einen Überblick: Achten Sie auf Absender, Betreffzeilen und Eil-Symbole!
    > Wie sieht es in der Emailbox Ihres Vorgesetzten aus? Den Emails seiner Vorgesetzten sollte Priorität eingeräumt werden. Die restlichen Emails können dann auch zu einem        späteren Zeitpunkt durchgeschaut werden.
  • Sortieren Sie konsequent aus! Emails mit irrelevanten Informationen dürfen ruhig nach kurzem Überfliegen gelöscht werden. Entfernen Sie beantwortete Routinefragen gleich.
  • Ein Mal Lesen reicht!Bearbeiten Sie die Emails gleich produktiv und springen Sie dabei nicht von einer Nachricht zur anderen.
  • Erstellen Sie Emailboxordner!Das ermöglicht Ihnen Emails für Projekte oder nach Absender zu archivieren, schneller auf ältere Emails zuzugreifen und erhält die Geschwindigkeit Ihres Servers.
  • Markieren Sie! Sind noch Aufgaben zu erledigen, die in Emails beschrieben werden, so machen Sie dies für sich ersichtlich: markieren Sie diese Emails wieder als ungelesen, schreiben Sie ihr selbst eine Priorität zu oder arbeiten Sie mit farblicher Kennzeichnung der Inhalte bzw. Betreffzeilen.
    > Stehen organisatorische Aufgaben (Ankunfts- und Abreisezeiten, Veranstaltungsthemen und Adressen für Meetings, …) bevor, so gewöhnen Sie sich an, diese gleich anhand eines Kalendereintrags zu notieren.
  • Planen Sie Ihre Zeit zum Email checken! Nehmen Sie sich vor, nur bestimmte Zeiträume Ihres Tages allein fürs Email checken zu nutzen. Halten Sie sich ansonsten von den Email-Konten fern!
  • Bevorzugen Sie das Telefongespräch! Wenn der bezeugte schriftliche Austausch nicht notwendig ist, kann das persönliche Kontaktieren produktiver sein. Fördern Sie die persönliche Kommunikation: Sie wollen mit der Kollegin zusammen zu Mittag essen? Suchen Sie sie doch direkt in ihrem Büro auf.Zur Zeit der elektronischen Kommunikation, beschweren sich immer mehr Mitarbeiter in Unternehmen, dass sie ihre Kollegen und Vorgesetzten aufgrund der Möglichkeit des Emailkontakts  selten persönlich kontaktieren oder zu sehen bekommen, selbst wenn sie in der gleichen Abteilung arbeiten.

 

Wussten Sie schon?
In amerikanischen Unternehmen wird zunehmend der sogenannte „Email-freie Freitag“ eingeführt. Freitags soll die Kommunikation also nicht über das Email-Konto, sondern vielmehr über den persönlichen Kontakt mit internen Mitarbeitern oder zumindest über die Telefonleitung mit externen Kunden erfolgen!

Vorteile davon können sein: verbessertes Kommunikationsverhalten zu Kollegen, Mitarbeitern und Vorgesetzten, entstandene Missverständnisse können im persönlichen Gespräch rascher und effektiver aufgeklärt werden, die Zusammenarbeit funktioniert reibungsloser und eventuelle Probleme können sofort geklärt werden, anstatt auf Antwort-Email warten zu müssen.

Ist das auch eine Idee für Sie?
Dann sprechen Sie mit ihrem Vorgesetzten darüber! Hat dieser erstmal Bedenken, so schlagen Sie einen Kompromiss vor: vereinbaren Sie nur jeden zweiten oder dritten Freitag als Email-freien Tag oder vermeiden Sie erst einmal nur den internen Emailkontakt.

Der Email-freie Freitag steht bevor!
Dienstleiter, mit denen Ihr Unternehmen regelmäßig und eng zusammenarbeiten, sollten informiert werden. Damit der Email-freie Freitag auch von allen ernst genommen wird, könnte die Vereinbarung getroffen werden, dass beim Verstoß gegen das Email-Verbot 50 Cent in die Kaffeekasse gezahlt werden müssen oder für den Kuchen zum nächsten Kaffee gesorgt werden soll.

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