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E-Mails – auf was sollte ich achten?

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Kaum eine technische Neuerung hat den Büroalltag so vereinfacht wie die E-Mail. So ist seit ihrer Einführung das schnelle und unkomplizierte Versenden von Nachrichten so einfach wie noch nie.

Da die elektronische Post inzwischen den neuen Standard für eine schnelle Kommunikation darstellt, ist der sichere Umgang mit ihr zu einer Grundvoraussetzung geworden. Damit Sie alle Situationen im Geschäftsleben professionell meistern, finden Sie nun die wichtigsten Regeln für den E-Mail-Verkehr.

 

(1)     Was gilt es beim Verfassen einer E-Mail zu beachten?

Einer der größten Vorteile der E-Mail ist ihre Schnelligkeit. So können Sie jeder Person in Sekundenschnelle eine Nachricht zukommen lassen. Doch auch wenn sich eine E-Mail schnell und unkompliziert verfassen lässt, spielt die Etikette weiterhin eine große Rolle. So gelten für eine E-Mail grundsätzlich die gleichen Ausdrucksweisen und Höflichkeitsformen wie bei einem herkömmlichen Geschäftsbrief. Auch eine korrekte Rechtschreibung und Grammatik gehören zu den Grundvoraussetzungen für einen professionellen E-Mail-Verkehr. Gleichzeitig sollten Sie sich um einen gut lesbaren Stil bemühen. Formulieren Sie Ihr Anliegen präzise und kompakt und unterteilen Sie einen längeren Text in logische Absätze. Zu guter Letzt hilft ein aussagekräftiger Betreff dem Empfänger Ihre Nachricht schnell und korrekt einzuordnen.

(2)     Wie schnell sollten Sie eine E-Mail beantworten?

Oftmals rechnet Ihr Gesprächspartner, wenn er sich per E-Mail an Sie wendet, auch mit einer schnellen Rückantwort. An einem stressigen Arbeitstag kann es jedoch durchaus vorkommen, dass Sie nicht die nötige Zeit finden, eine E-Mail sofort zu beantworten. Trotzdem sollten Sie sich für Ihre Antwort nicht länger als einen Geschäftstag Zeit nehmen. Wenn sich eine längere Verzögerung wegen einem vollen Terminkalender nicht vermeiden lässt, sollten Sie dies ihrem Gesprächspartner umgehend mitteilen. Bei einer zügigen Benachrichtigung wird dieser in vielen Fällen Verständnis für Ihre Situation aufbringen. Wenn Sie Ihren Gesprächspartner hingegen im Ungewissen lassen, kann dies unter Umständen für Verärgerung sorgen.

(3)     Wie hilft eine Signatur Ihrem Gesprächspartner weiter?

Sowohl bei Ihnen als auch bei Ihrem Gesprächspartner geht im Verlauf eines Geschäftstages eine Vielzahl von E-Mails ein. Da viele E-Mails auch viele verschiedene Kontakte mit sich bringen, ist es praktisch, wenn man deren Kontaktdaten immer direkt zur Hand hat. Aus diesem Grund ist es sehr hilfreich, wenn Sie sich in Ihrem E-Mail-Programm eine Signatur einrichten. Bei dieser handelt es sich um einen Text, welcher automatisch an jede Ihrer Nachrichten angefügt wird. Mit einer Signatur, die Ihre wichtigsten Kontaktdaten enthält, erleichtern Sie die weitere Kontaktaufnahme erheblich und hinterlassen gleichzeitig einen professionellen Eindruck.

(4)     Was sollten Sie bei Dateianhängen beachten?

Nicht nur für den reinen Schriftverkehr stellt die E-Mail eine erhebliche Erleichterung dar. Auch kleinere Dateien lassen sich in Ihrem E-Mail-Programm mit ein paar Klicks dem Anhang hinzufügen und so mit Ihrer E-Mail versenden. Dabei sollten Sie sich auf Dateien beschränken, deren Format möglichst wenig Speicherplatz in Anspruch nimmt. Wenn diese mehr als zwei bis drei Megabyte Speicher belegen, kann das Senden und Empfangen unnötig viel Zeit in Anspruch nehmen. So lassen sich Präsentationen und Tabellenkalkulationen meistens problemlos versenden. Größere Bilder oder auch kleinere Filmausschnitte können hingegen schnell den Rahmen sprengen, weshalb Sie von diesen absehen sollten.

(5)     Wie versenden Sie eine E-Mail an mehrere Personen?

Manchmal kann es erforderlich sein, dass Sie Ihre E-Mail mehreren Personen zukommen lassen. Eine Möglichkeit für das Versenden an mehrere Personen ist dabei die CC-Option. Bei einer „Carbon Copy“ wird ein digitaler Durchschlag Ihrer Nachricht erstellt, wodurch jeder Adressat eine Kopie Ihrer E-Mail erhält. Dabei sollten Sie von dieser Option nur in einem kleinen Kreis von Personen Gebrauch machen. Da bei dieser Option alle adressierten E-Mail-Adressen einsehbar sind, ist die BCC-Option oftmals die bessere Wahl. So hat eine „Blind Carbon Copy“ den gleichen Effekt, allerdings mit dem Unterschied, dass die Adressaten der Kopien nicht vermerkt werden.

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