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E-Mail – was ist wichtig beim Inhalt?

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Für das tägliche Berufsleben ist die E-Mail längst zu einem unverzichtbaren Bestandteil geworden. So können Sie mit der elektronischen Post jederzeit für einen schnellen Kontakt zu Kunden und Geschäftspartnern sorgen.

Doch welche Stolperfallen kann das Verfassen einer E-Mail für Sie bereithalten? Wo liegen die Unterschiede zu einem Geschäftsbrief und welche Fettnäpfchen gilt es tunlichst zu vermeiden? Im Folgenden erfahren Sie, was Sie beim Inhalt Ihrer geschäftlichen E-Mails unbedingt beachten sollten:

 

(1)     Was gilt es bei der Anrede zu beachten?

Wie in vielen anderen Bereichen macht auch im Berufsleben der Ton die Musik. Gerade im geschäftlichen Bereich ist es daher wichtig, dass Sie auch bei einer E-Mail die richtige Etikette beachten. So unterscheiden sich die einzuhaltenden Höflichkeitsformen für eine E-Mail nicht von denen herkömmlicher Geschäftsbriefe. Daher sollte beim ersten Kontakt per E-Mail die formelle Grußformel „Sehr geehrte/r“ auf jeden Fall das Mittel Ihrer Wahl sein. Nach mehreren ausgetauschten E-Mails können Sie auch zu einer weniger formellen Anrede übergehen. So hat sich das „Guten Tag“ auch im geschäftlichen Bereich als unverbindliche Grußformel durchgesetzt. Diese sollten Sie auch dann beibehalten, wenn Sie Ihre E-Mail am frühen Morgen oder am späten Abend verfassen. Da Sie nicht wissen, wann Ihr Gesprächspartner Ihre E-Mail lesen wird, gilt es Zeitbezüge innerhalb von Anreden generell zu vermeiden. Wenn sich über die Zeit ein geschäftliches Vertrauensverhältnis eingestellt hat, kann es auch angebracht sein, die vertrautere Grußformel „Liebe/r“ zu wählen. Sollte Ihr Gesprächspartner diesen Gruß in seiner Antwort nicht erwidern, ist dies das Zeichen für Sie doch bei der formelleren Variante zu bleiben.

(2)     Sagen Sie, worum es geht: Warum ist der Betreff so wichtig?

Im Verlauf eines Geschäftstages geht oftmals eine große Menge an E-Mails ein. Aus diesem Grund sollten Sie jede Ihrer versendeten E-Mails auch mit einem aussagekräftigen Betreff versehen. Auf diese Weise helfen Sie Ihrem Gesprächspartner bei der Bearbeitung seiner Nachrichten den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen. Gleichzeitig gehen Sie auf diese Weise auch sicher, dass Ihre E-Mail seinen Empfänger auch wirklich erreicht. Da viele E-Mail-Programme Nachrichten ohne Betreff herausfiltern oder aus Sicherheitsgründen sogar direkt löschen, sollten Sie auf diesen nicht verzichten. Viele E-Mail-Programme erweitern die Betreffzeile bei Rückantworten um die Kürzel „Re“ oder „AW“. Wenn Ihre Unterhaltung mehrere E-Mails umfasst oder im Verlauf ein neues Thema aufkommt, kann die Betreffzeile sehr schnell unschön und unübersichtlich werden. Scheuen Sie sich daher nicht, überflüssige Kürzel zu entfernen und das Thema der Unterhaltung in der Betreffzeile entsprechend anzupassen.

(3)     Was gilt es bei Dateianhängen zu beachten?

Einer der größten Vorzüge der E-Mail ist der schnelle und unkomplizierte Austausch von wichtigen Dokumenten und sonstigen Dateien. So können Sie kleinere Dateien wie Rechnungen oder Informationsmaterial dem Anhang einer E-Mail hinzufügen und auf diese Weise den langwierigen Postweg umgehen. Auch Tabellenkalkulationen oder wichtige Präsentationen können Sie auf diesem Weg Ihrem Gesprächspartner zukommen lassen. Dabei stellen vor allem unnötig große Dateien ein leicht zu vermeidendes Ärgernis dar. So sollten Sie ein Auge darauf haben, dass der Anhang Ihrer E-Mail nicht mehr als zwei bis drei Megabyte Speicherplatz in Anspruch nimmt. Natürlich gibt es in Zeiten von DSL kaum noch Anschlüsse, welche über keine Flatrate verfügen. Trotzdem nimmt das Senden und Empfangen von zu großen Dateianhängen die kostbare Zeit von Ihnen und Ihrem Gesprächspartner weiterhin unnötig in Anspruch. Gleichzeitig sollten Sie, wenn Sie eine Datei per E-Mail versenden, dies auch entsprechend formulieren. So wird im Gegensatz zu Geschäftsbriefen bei einer E-Mail auf deren Anhang anstatt auf die gewohnte Anlage verwiesen.

(4)     So machen Sie Ihre E-Mails zu Ihrer Visitenkarte

In der Geschäftswelt gibt es tagtäglich nicht nur viele E-Mails zu beantworten. So bringt eine Flut von Nachrichten über die Zeit auch ein Meer an Kontakten mit sich, welche gepflegt werden wollen. Damit Ihr Gesprächspartner Ihre Kontaktdaten direkt zur Hand hat, macht die Einrichtung einer Signatur in Ihrem E-Mail-Programm Sinn. Mit diesem automatisch an das Ende Ihrer E-Mail angefügten Text können Sie Ihre Kontaktdaten ohne zusätzliche Schreibarbeit in jeder Ihrer E-Mails vermerken. Dabei enthält eine kompakte und professionelle Signatur nur die wichtigsten Informationen. Aus diesem Grund sollten Sie sich auf Ihren Vor- und Zunamen, Ihre Position in Ihrem Unternehmen, Ihre Telefon- und Telefaxnummer sowie die Webseite Ihres Unternehmens beschränken. So können Sie Ihrem Gesprächspartner wertvolle Zeit sparen und Ihr Unternehmen auf eine professionelle Weise vertreten.

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