Starke Wirkung nach außen: Eine Pressemappe für Ihr Unternehmen

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So eine Möglichkeit bekommen Sie nicht alle Tage: Stellen Sie sich vor, das bekannteste Fachmagazin wird auf Ihr neues Produkt aufmerksam und möchte den Lesern dieses vorstellen. Spätestens jetzt benötigen Sie eine professionelle, schön gestaltete und durchdachte Pressemappe, die Ihr Unternehmen und das Produkt ideal nach außen repräsentiert.

Die Materialien sollten nicht zu nüchtern wirken, sondern emotional ansprechen und den Betrachter begeistern. Unser Tipp an dieser Stelle: Je kürzer und prägnanter Ihre Werbebotschaft formuliert ist, desto besser die Wirkung.


(1)     Was sollte eine wirkungsvolle Pressemappe idealerweise enthalten?

Eine Pressemappe vermittelt die wichtigsten Informationen über Ihr Unternehmen und Ihr Produkt über die Medien nach außen zu Ihren Kunden. Gleichzeitig können Sie sich mit diesen Unterlagen wirksam selbst darstellen. Daher ist es von großer Bedeutung, dass Ihre Unterlagen sowohl vom Inhalt wie auch der Gestaltung her eine große Wirkung erzielen.

Gerade in der Hektik des Alltags können die verantwortlichen Personen in der Redaktion nicht alle Unterlagen genau studieren, die sich auf ihrem Tisch sammeln. Welche Dokumente fallen also besonders auf? Selbstverständlich die Schriftstücke, welche ansprechend und interessant gestaltet sind. Daher lautet unser Tipp an dieser Stelle: Stellen Sie Ihr Produkt / Ihre Inhalte optisch eindrucksvoll dar und verpacken Sie diese in eine prägnante Werbebotschaft. Ein Wulst an Informationen ist unnötig – konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Inhalte. Hilfreich sind hier auch ein intelligent strukturiertes Inhaltsverzeichnis und eine sinnvolle Gliederung.

Ihrem Corporate Design kommt ebenfalls eine wichtige Bedeutung zu, da Ihre Unterlagen damit sofort wiedererkannt und Ihrem Unternehmen zugeordnet werden können. Achten Sie bei der Zusammenstellung und Gestaltung Ihrer Pressemappe also darauf, sich an das Unternehmensdesign zu halten. Die Orientierung an der geeigneten Zielgruppe ist dabei hilfreich. Stellen Sie sich am Ende die Frage: Habe ich der Pressemappe alle Informationen beigefügt, die notwendig sind, die Werbebotschaft wirksam zu vermitteln?

 

(2)     Richtlinien für eine einfache Pressemappe

Mit der Standard-Pressemappe verschaffen Sie den Presseleuten einen klaren Überblick über Ihr Unternehmen. Daher sollten alle wichtigsten Informationen über Ihr Unternehmen enthalten sein. Hier einige Beispiele:

  • Kurze Vorstellung Ihres Unternehmens
  • Die Ziele Ihres Unternehmens
  • Zahl der beschäftigten Mitarbeiter
  • Vorstellung Ihrer Produkte
  • Wirtschaftliche Informationen, die von Interesse sein könnten
  • Vorstellung der Geschäftsführung
  • Ergänzende Materialien wie Bilder und Werbemittel
  • Presse-Referenzen
  • Auflistung der Ansprechpartner für eventuelle Fragen

Achten Sie bitte darauf, dass Ihre Pressemappe immer auf dem aktuellen Stand ist. Schauen Sie regelmäßig nach den aktuellen Daten und fügen Sie immer aktuelle Pressereferenzen ein. Bei Rückfragen sind Sie somit bestens gerüstet.

 

(3)     Eine Pressemappe für besondere Gelegenheiten

Werden Sie von Ihrem Vorgesetzten darum gebeten, eine Pressemappe für bedeutende Anlässe zu erstellen, darf es ruhig mal etwas Besonderes sein: Als Grundlage dient zwar auch hier Ihre normale Pressemappe, Sie können diese in solchen Fällen jedoch mit für die Veranstaltung/den Anlass relevanten Informationen anreichern. Beachten Sie hier bitte trotzdem: Halten Sie sich kurz und fügen Sie nicht mehr Informationen bei, wie auf der Veranstaltung vermittelt werden.

 

(4)     Der wichtigste Inhalt Ihrer Pressemappe: Der Pressetext

Dem in der Pressemappe enthaltene Pressetext kommt die größte Bedeutung zu. Jedoch erhalten die Journalisten täglich Unmengen solcher Meldungen. Achten Sie deshalb darauf, dass Informationen in Ihrer Pressemappe qualitativ hochwertig und interessant sind. Auch hier zeigt sich oft: In der Kürze liegt die Würze! Denn Ihr Pressetext soll vor allem eines erreichen: Den Journalisten mit relevanten Informationen für den Magazin-/Zeitungsbericht versorgen. Die berühmten W-Fragen können hier helfen: Wer möchte berichten? Was soll gesagt werden? Wann findet was statt? Wo findet was statt? Wie läuft die Veranstaltung ab?

Die Pressemeldung sollte interessant und gut formuliert sein, um das Interesse der Presse zu wecken. Der Umfang sollte nicht mehr als zwei Seiten betragen und übersichtlich formatiert sein. Am besten ist, die Blätter ausschließlich auf der Vorderseite zu bedrucken und die Rückseite frei zu lassen. Formatieren Sie idealerweise mit einem Zeilenabstand von 1,5, das macht Ihren Text übersichtlicher und lädt zum Lesen ein.

 

(5)     Wichtiger Hinweis:

Die Pressewelt ist schnelllebig. Machen Sie sich bei der Zusammenstellung der Pressemappe dies immer wieder bewusst: Nur aktuelle Informationen sind interessant. Heben Sie die Aktualität Ihrer Informationen in Ihrem Pressetext hervor und schaffen Sie damit ein Interesse an Ihren Inhalten! Übrigens: Ein regionaler Bezug ist von Vorteil, falls dies möglich ist. Was den Schreibstil betrifft, so sollte dieser klar, professionell und seriös sein. Die Werbung in eigener Sache darf nicht zu offensichtlich und sollte gut verpackt sein.

Bitten Sie am Ende idealerweise um ein Belegexemplar des erschienenen Pressetextes für Ihre Unterlagen – so müssen Sie nicht Zeit dafür aufwenden, die Zeitungen und Magazine selbst nach Artikeln zu durchsuchen.

 

(6)     Bilder wecken Interesse!

Der Mensch ist visuell veranlagt: Zuerst schauen wir uns die Bilder an, dann lesen wir uns Texte durch. Daher unser Tipp: Veranschaulichen Sie Ihre Pressemeldung mit interessanten Bildern! Achten Sie bei der Auswahl darauf, ob Ihr Bild in einer Zeitung erscheint und in Graustufen gedruckt wird oder als 4-Farb-Druck (z.B. in Magazinen) erscheint. Für den Druck auf einem dunkleren Zeitungspapier sollte das Bild mehr Kontrast aufweisen, um eine gute Wirkung zu erzielen. Vergessen Sie nicht , den Fotografen namentlich zu erwähnen, um keine Probleme mit den Bildrechten zu bekommen. Eine sprechende, prägnante Bildbezeichnung ist ebenfalls wichtig, um Interesse zu wecken. Dass Ihre Bilder nicht verwechselt werden, fügen Sie auf der Rückseite einfach eine Info mit der Bildunterschrift und Ihren Kontaktdaten bei. Den Hinweis „Abdruck honorarfrei“ bitte nicht vergessen.

Tipp: Bieten Sie Ihre Pressemappe auch digital an! Eine durchdachte Ordnerstruktur auf CD oder zum Download im Internet kommt immer gut an und erleichtert den Journalisten die Arbeit. Die Bilder sollten in gängigen Bildformaten (jpg, tiff…) vorliegen und eine Auflösung von 300 dpi aufweisen (Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und prüfen Sie die Auflösung unter „Details“).

 

(7)     Kleine Präsente kommen gut an…

Ein kleines Geschenk als Kostprobe Ihres Produktes können Sie Ihrer Mappe gerne zufügen. Achten Sie darauf, dass das Geschenk ein Produkt Ihres Unternehmens ist und nur eine kleine Aufmerksamkeit ist – schließlich sind Sie ja von Ihren Angeboten überzeugt und möchten niemanden „bestechen“ oder Verpflichtungsgefühle auslösen. Trotzdem freut sich jeder Journalist über diese kleine Geste.

 

Auch abschließend bleibt als wichtigste Regel zu beachten:
Achten Sie darauf, alleine durch den Aufbau und Inhalt Ihrer Pressemappe zu überzeugen und sehen Sie Präsente nur als nette Zugaben. So erhalten Sie die Wirkung, die Sie sich wünschen!

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