Telefonate professionell vorbereiten

briefvorlagen-praesentationstraining-officetrendNicht immer gelingen Telefonate und im Nachhinein fallen Dinge auf, die besser gemacht werden können.

Oftmals hängen jedoch an einem gelungenen Gespräch weitere Kontakte und sogar Vertragsabschlüsse ab. Dabei muss kein einziges Telefonat zur Tortur werden und Sie können sich sowohl inhaltlich als auch mental auf jedes einzelne Gespräch gezielt vorbereiten. So können Sie nicht nur Ihren Gegenüber überzeugen, sondern auch Ihren eigenen Chef.

 

(1)     Das Gespräch inhaltlich festlegen

Vor jedem Gespräch sollten Sie alle für Sie relevanten Informationen sammeln. Dies heißt nicht nur, dass Sie den Namen Ihres Gesprächspartners wissen. Wichtig können auch Daten über die Produkte und Dienstleistungen des Gegenüber sein oder Fakten über das Unternehmen selbst. Ebenso wichtig ist es jedoch auch, dass Sie die eigenen Unterlagen entsprechend vorbereiten, um im Gespräch auf alle Fragen Ihres Telefonpartners gezielt antworten zu können.

Legen Sie sich auch einen Gesprächsleitfaden bereit. Dieser hilft Ihnen, einen Überblick über das Gespräch zu behalten. Zudem finden Sie so auch schnell Ihre eigenen Argumente wieder, falls Sie während des Gespräches den Faden verlieren sollten. In diesem Gesprächsleitfaden sind auch Ihre Ziele für den Anruf festgelegt. So können Sie sich diese immer wieder vor Augen führen und gegebenenfalls während des Gesprächs gegenlenken.

 

(2)     Auch mentale Vorbereitung ist wichtig

Vor dem eigentlichen Telefonat ist es dann für Sie nochmals wichtig, alle Gedankengänge in Ruhe durchzugehen und sich auf die jeweilige Situation einzustimmen. Gehen Sie Ihre Argumente sowie den Ablauf des Anrufs nochmals Step by Step durch. So können Sie auch kurzfristig noch eine neue Richtung einschlagen. Nichts ist schlimmer, als sich nicht selbst auf das Gespräch eingestimmt zu haben. Dies wird Ihrem Gegenüber sofort auffallen und kann sogar die Stimmung kippen, da sich Ihr Gesprächspartner unter Umständen nicht ernstgenommen fühlt. Gehen Sie daher mit einer positiven Einstellung in das Gespräch und behalten Sie diese während des gesamten Telefonates bei.

 

(3)     Den eigenen Arbeitsplatz entsprechend vorbereiten

Ebenso wichtig wie die inhaltliche Vorbereitung auf das Gespräch ist die Gestaltung des Arbeitsplatzes für das Telefonat. Nichts ist peinlicher, als den Anrufer wegen eines fehlenden Notizblockes oder vergessener Unterlagen am Apparat warten zu lassen. Sie sollten sich alle notwendigen Materialien frühzeitig bereit legen, um auch entsprechend schnell während des Gesprächs agieren zu können. Holen Sie sich auch aus anderen Abteilungen Unterlagen, die für das Telefonat von Belang sind. Außerdem müssen Sie sich während des Anrufs wohl fühlen. Wenn Sie ständig das Gefühl haben, etwas vergessen zu haben, hat dies auch negativen Einfluss auf das Gespräch. Stellen Sie sich ruhig ein Glas Wasser bereit oder stellen Sie ein beruhigendes Bild in Sichtweite.

 

(4)     Vorabinformationen für den Gesprächspartner

Manchmal ist es auch notwendig, den Gesprächspartner vorab wichtige Informationen zukommen zu lassen. Dabei heißt es, nicht mit der Türe ins Haus zu fallen. Zwar soll der Gegenüber auch den Grund des Anrufs kennen, doch nicht bereits vorab mit zu viel Input durch eine unpersönliche E-Mail oder gar ein Fax erschlagen werden. Geben Sie kurz und knapp den Grund Ihres Anrufes an und schlagen Sie einen entsprechenden Termin für das Telefonat vor. So kann sich auch Ihr Gegenüber entsprechend vorbereiten, was das gesamte Gespräch erleichtert.

 

(5)     Zeitliche Planung für das Telefonat

Ein gutes Telefonat muss nicht unbedingt sehr lange sein. Oftmals können Dinge in aller Kürze zur beiderseitigen Zufriedenheit gelöst werden. Dennoch gibt es während eines Telefonates immer wieder Punkte, die zusätzliche Zeit benötigen. Daher sollten Sie die Dauer eines Telefonates nicht zu kurz ansetzen. Dies kann dazu führen, dass Sie während des Gespräches hektisch werden, was auch Ihre Gegenüber bemerkt. Legen Sie daher Datum und Uhrzeit mit dem nötigen Zeitfenster so, dass sich keine anderen Termine schneiden. Sollten Sie schneller als geplant mit dem Telefonat fertig sein, so können Sie die übrige Zeit für eine entsprechende Gesprächsnachbereitung nutzen.

 

(6)     Vorbereitung ist bereits das halbe Telefonat

Mit der passenden Vorbereitung und der Beachtung einiger Tipps ist jedes noch so schwierige Telefonat für Sie im Job zu meistern. Selbst schwierige Gesprächspartner stellen so kein Hindernis mehr dar und Sie wirken während des Gesprächs souverän und kompetent. So empfehlen Sie sich gleichzeitig für Ihre Position als zuverlässige Sekretärin oder Assistentin und überzeugen Ihren Chef oder das Team durch gekonnten persönlichen Einsatz. Vielleicht warten durch ein solch selbstsicheres Auftreten schon bald neue Aufgaben in Ihrem Job auf Sie!

 

Sehen Sie hierzu auch: CHECKLISTE: Telefonat

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