Zehn Schritte zur großartigen Besprechungsleiterin

Grundregeln der Moderation
Als Leiterin einer Besprechung ist es Ihre Aufgabe, das Meeting zu moderieren. In dieser Position ist Ihre Objektivität gefragt.

Sie müssen sich darüber klar werden, was für Aufgaben das jeweilige Meeting beinhaltet und in welche Phasen Sie es gliedern können. Darüber hinaus müssen Sie als Leiterin vertrauenswürdig für Ihre Kollegen sein: Lassen Sie sich nicht beeinflussen, erkennen Sie jeden Beitrag zum Meeting an und vermitteln Sie bei eventuell entstehenden Konflikten.


Ablauf

  1. Begrüßung. Begrüßen Sie die Teilnehmer der Besprechung und stellen Sie unbekannte Gesichter vor.
  2. Motivation. Betonen Sie den Zweck und die Bedeutung des Meetings. Motivieren Sie zur Mitarbeit!
  3. Diskussionsverlauf. Legen Sie Ihre Idee für den Verlauf der Diskussion dar.
  4. Information. Verfügen alle Teilnehmer über das gleiche Verständnis? Führen Sie kurz in die Thematik ein, wenn nicht alle Teilnehmer gleichermaßen informiert sind.
  5. Diskussionseröffnung. Beispielsweise mithilfe einer Frage, einer Provokation, eines Zitates…
  6. Zusammenfassung. Tragen Sie regelmäßig angesprochene Argumente zusammen und verdeutlichen Sie Zwischenergebnisse.
  7. Ergebnisse. Zeigen Sie Ergebnisse auf und leiten Sie Aufgaben an die Teilnehmer weiter.
  8. Anregungen. Zeigen Sie sich offen gegenüber Ideen und Vorschlägen bezüglich des nächsten Meetings.
  9. Protokollverteilung. Teilen Sie einen Zeitpunkt für die Protokollverteilung mit.
  10. Verabschiedung.  Danken Sie den Teilnehmern für ihre Mitarbeit und kündigen Sie weitere Schritte an.

 

Wie das Meeting effizient bleibt
Als Leiterin einer Besprechung sollten Sie die Teilnehmer nicht nur zum Mitarbeiten anregen, sondern auch die Diskussion lenken. Mit folgenden Tipps wird Ihnen dies leicht fallen:

  • Kein Treffen ohne Agenda. Erstellen Sie diese zu Beginn der Besprechung, falls zuvor keine beschlossen wurde.
  • Weisen Sie mit einem Schild an der Tür („Bitte nicht stören. Besprechung!“) auf das Meeting hin.
  • Leben Sie Disziplin vor und beginnen Sie das Meeting pünktlich – selbst wenn Teilnehmer fehlen.
  • Halten Sie Informationsunterlagen und Schaubilder bereit. So vermeiden Sie Wartezeiten.
  • Klären Sie Fragen vollständig: Wer hat was wie, wo und wann zu erledigen?
  • Berücksichtigen Sie beschlossene Endzeiten. Stellen Sie klar, dass das Meeting pünktlich enden wird: Damit motivieren Sie die Teilnehmer, bis zum Ende zu bleiben. Weisen Sie gegebenenfalls auf das Gesprächsende hin mit Anmerkungen wie „Zuletzt sollten wir…“ oder „Bevor wir zum Ende kommen…“.

 

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