Wie Sie Aufträge im Namen Ihres Chefs delegieren

wie Sie Aufträge im Namen des Chefs delegieren


Als Assistentin sind Sie eine wichtige Vermittlerin zwischen Ihrem Chef und seinem Team.  Entsprechend kennen Sie Anweisungen à la „Weisen Sie Herrn Schneider darauf hin, Akte YZ zu bearbeiten. Die Ergebnisse soll er an mich durchgeben!“ nur zu gut.

Dummerweise ist Herr Schneider jedoch oft nicht ausreichend informiert, was seinen Auftrag angeht. Die Folge: Sie müssen erneut auf Ihren Chef zugehen, und anstatt ihm Zeit zu sparen, müssen Sie ihn leider an seiner Arbeit hindern.

 

Die gute Nachricht: solche Szenarien lassen sich vermeiden. Indem sie direkt alle nötigen Informationen erfragen, bevor Sie den Auftrag an den jeweiligen Mitarbeiter weiterleiten, können Sie überflüssige Nachfragen vermeiden und halten den zeitlichen Verlauf einzelner Aufgaben nicht auf.

Mit den folgenden Tipps behalten Sie stets alles im Blick und entwickeln sich zur kompetenten, von Ihrem Chef und seinem Team geschätzten Assistentin!

 

(1)     W-Fragen stellen.
Bis wann soll die Aufgabe erledigt sein? Wie soll sie erledigt werden? Woher bekommt man die notwendigen Unterlagen? Je mehr Informationen Sie erfragen, desto unwahrscheinlicher gibt es Rückfragen. Außerdem: Indem Sie umfassend über die vielfältigen Aufträge informiert werden, entwickeln auch Sie weitreichende Kenntnisse. So werden Sie künftig zum einen weniger nachfragen, zum anderen haben Sie die Chance, auf ganz anderer Ebene mitzureden.

 

(2)     Wie dringend ist der Auftrag?
Lassen Sie sich von Ihrem Chef darüber aufklären, um was für eine Aufgabe es sich handelt und welche Priorität sie besitzt. Geht es um alltägliche Routineaufgaben oder um einen bedeutsamen Kundenauftrag? Mit wachsender Erfahrung werden Sie immer besser selbst einschätzen können, wie wichtig ein Auftrag ist. Vergewissern Sie sich jedoch trotzdem stets beim Ihrem Chef!

 

(3)     Überblick behalten.[ds_preview]
Sind Sie gut über die Erledigung von delegierten Aufgaben informiert und haben stets einen Blick darauf, wann diese erledigt sein müssen, können Sie jeglichen Druck seitens Ihres Chefs sofort entkräften.  Mit der Zeit entwickeln Sie auch ein Gefühl dafür, wer im Team keine Erinnerungen benötigt und wer weniger geordnet ist. Wenn Sie alle Aufträge im Blick haben und guten Kontakt zum Team Ihres Chefs halten, können Sie Ihren Chef immer mal wieder über den Stand der Dinge informieren und ihn damit entlasten.

 

(4)     Informiert sein – auch inhaltlich
Über je mehr Fachwissen Sie bezüglich den Arbeitsinhalten der Abteilung verfügen, desto eher können Sie angemessen bei Problemen reagieren und Zusammenhänge erkennen. Im Allgemeinen sprechen Führungskräfte gerne über Ihr Aufgabengebiet – nutzen Sie dies und fragen Sie Ihren Chef in einem ruhigen Moment, was Sie interessiert. Auch das Team Ihres Chefs, seine Kollegen und andere Arbeitskräfte helfen Ihnen bei aufkommenden Fragen sicherlich gerne weiter. Machen Sie ebenfalls Gebrauch von anderen Informationsquellen wie dem Internet oder Firmennewsletter. Sicherlich ist dies mühselig – Sie werden es jedoch nicht bereuen!

 

(5)     Mitarbeiterkontakt
Scheuen Sie nicht vor einer freundlichen, kollegialen Beziehung zu den Mitarbeitern Ihres Chefs zurück. Achten Sie jedoch darauf, eine bestimmte Distanz zu wahren – zu schnell werden Sie sonst als Plauder-, Kummer-, oder Meckerkasten behandelt oder geraten zwischen zwei streitende Parteien. Ein guter, lockerer Kontakt erleichtert jedoch den Umgang mit den Mitarbeitern und vereinfacht das Weiterleiten von Aufgaben.

 

(6)     Netzwerken
Vernetzen Sie sich ebenfalls mit den umliegenden Abteilungen. Wenn Sie auch dort über die Mitarbeiter und deren Positionen informiert sind, hilft Ihnen das bei Ihrer Arbeit. Indem SIE Wissen darüber erwerben, wer wofür zuständig und worin Experte ist, können Sie möglichst schnell aufkommende Fragen klären und Probleme lösen. Zudem werden auch Sie bekannter im Unternehmen und von anderen als kompetente Assistentin Ihres Chefs anerkannt.

 

(7)     None of your business
Möchte Ihr Chef, dass Sie einen Streit zweier Mitarbeiter schlichten oder einem Teammitglied klar machen, dass seine letzte Aufgabe ungenügend bewältigt wurde, lehnen Sie dies ab. Hierbei handelt es sich klar um Aufgaben der Mitarbeiterführung und damit um Aufgaben Ihres Chefs! Nehmen Sie jedoch bestehende Konflikte im Team wahr, dann können Sie Ihren Chef gerne darauf hinweisen.

 

(8)     Wenn Ihr Chef außer Haus ist
Rückfragen sind nicht unbedingt möglich, wenn Ihr Chef sich gerade auf Geschäftsreise in China befindet. Versuchen Sie also, möglichst umfassend alle Fragen zu klären, die bei der Bewältigung der delegierten Aufträge anfallen könnten. Sprechen Sie mit Ihrem Chef ab, wie Sie ihn im Notfall erreichen könnten – ob per Telefon, Mail, Skype oder SMS. Beachten Sie alle genannten Punkte, werden Sie Ihren Chef auch in seiner Abwesenheit souverän vertreten!

My Advertising Pays, It Pays To Be On M.A.P!
einloggen und loslegen!
Ihre Kollegen
Wie kommen Sie mit Ihren Kollegen aus?
oxfamunverpackt