Protokollieren leicht gemacht!

protokoll
Von einem gut geführten Protokoll kann so einiges abhängen.

Häufig nehmen die Teilnehmer einer Besprechung deren Ergebnisse unterschiedlich wahr; entsprechend wird auch unterschiedliches notiert und damit verschiedenes für das nächste Meeting vorbereitet. Um alle auf dem gleichen Stand zu halten und Verzögerungen und Störungen zu vermeiden, ist ein gut geführtes Protokoll unerlässlich. Wie Sie das mit Leichtigkeit hinbekommen, zeigen wir Ihnen hier!

 

(1)     Ein gutes Protokoll…

  • Enthält die Ergebnisse einer Besprechung.
  • Nimmt auf diese Weise Arbeit ab, wenn bestimmte Punkte zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal wichtig werden oder sich jemand über die aktuelle Sachlage informieren möchte.
  • Kann Anregungen für die nächste Besprechung liefern.
  • Gewährleistet, dass die Teilnehmer des Meetings dessen Ergebnisse und getätigte Beschlüsse richtig aufgefasst haben.
  • Hilft dabei, aus Erfahrungen zu lernen, indem es aufzeigt wie vergangene Probleme angegangen und bewältigt wurden.

Ein Protokoll zu führen ist nicht zu unterschätzen. Sie sollten im Stande sein, den gedanklichen Schritten eines Meetings zu folgen und Tatsachen von Meinungen zu unterscheiden. Auch sollten Sie selbst bei hitzigen, konfliktträchtigen Diskussionen nicht den Überblick verlieren und abwägen können, was wichtig und was unwichtig ist. Dabei sollten Sie objektiv bleiben und Ihre eigene Meinung außen vor lassen.

 

(2)     Effizient mitschreiben

  • Bleiben Sie konzentriert!
  • Beschränken Sie sich auf wesentliche Aussagen.
  • Notieren Sie in Stichworten.
  • Achten Sie auf gute Übersicht: verwenden Sie bspw. für jeden neuen Tagesordnungspunkt ein neues Blatt.
  • Bei Beschluss einer Maßnahme: Notieren Sie Aufgabenverteilung, Verantwortliche, Termin für Deadline.
  • Anträge seitens der Teilnehmer vermerken Sie im Wortlaut.
  • Lassen Sie sich bei Beschlüssen noch einmal versichern, dass Sie alles richtig verstanden haben. Indem Sie wiederholen, was Sie sich notiert haben, können Sie sich die Richtigkeit bestätigen lassen und gleichzeitig den Teilnehmern die Sachlage nochmals zusammengefasst aufzeigen.
  • Haben Sie etwas nicht verstanden? Bitten Sie, es nochmals zu wiederholen!
  • Schenken Sie Abstimmungsergebnissen besondere Aufmerksamkeit: Dokumentieren Sie genau der Anzahl der Ja- und Nein-Stimmen und die Enthaltungen.
  • Wenn möglich: Schreiben Sie an einem Computer/Laptop mit. Erleichtert einerseits das Mitschreiben und erlaubt eine sofortige Bearbeitung des Protokolls.

 

(3)     7 Dinge, die in Ihrem Protokoll nicht fehlen dürfen

1. Angemessene Inhalte

  • Thema des Meetings
  • Besprochene Punkte sowie der Verlauf
  • Ergebnisse des Meetings und beabsichtigte Verfahrensweisen
  • Ungeklärte Aspekte
  • Wie wird weiter verfahren und wann ist die nächste Besprechung?

2. Teilnehmer des Meetings sowie Verteiler

  • Auch Abwesende namentlich nennen: Fehlen Sie entschuldigt oder unentschuldigt?
  • Auch verspätete Teilnehmer mit Namen erwähnen: Förderung der Termineinhaltung

3. Ort des Meeting, Datum mit Zeitangabe und Dauer des Meetings

4. Team, Abteilung, Betrieb, Dienststelle/Arbeitsgruppe

5. Unterschrift des Protokollanten und  des Besprechungsleiter

6. Namentliche Nennung jener Personen, die a) eine Entscheidung in die Tat umsetzen sollen und b) deren Bericht erhalten.

7. Passende Gestaltung

  • Kurze, klare Sätze & deutliche Sprache: keine Umgangssprache, missverständliche oder doppeldeutige Begriffe. Auch keine wortwörtliche Wiedergabe!
  • Nach Inhalten gegliederte Abschnitte
  • Ziffern, Unterstreichungen, Markierungen, Absätze zur Betonung und Orientierung
  • Rechts neben dem Verzeichnis geplanter Maßnahmen: Spalte für „Termine und Verantwortliche“
  • Anhänge wie bspw. Statistiken mit Quellenangabe kennzeichnen und passend beschriften
  • Stets im Präsens schreiben.
  • Redebeiträge werden als solche gekennzeichnet (Anführungs- und Schlusszeichen)

 

(4)     Und sonst…

  • Verfassen Sie das Protokoll bestenfalls direkt nach der Konferenz. So sind die Inhalte und Aussagen noch präsent!
  • Ein gut geführtes Protokoll, das Ergebnisse, Entscheidungen und Beschlüsse der betreffenden Sitzung enthält, stellt eine große Entlastung für den Besprechungsleiter dar.
  • Leiten Sie das Protokoll an alle im Verteiler aufgeführten Personen zum gleichen Zeitpunkt, bestenfalls innerhalb drei Tage nach dem Meeting, weiter.
  • Sorgen Sie für eine ordentliche, saubere Einordnung der Protokolle.
  • Sie sind dafür zuständig, die Realisierung von Beschlüssen zu überwachen.
  • Klären Sie kritische Punkte im Protokoll mit den Teilnehmern auf.

 

 

Sehen Sie hierzu auch: CHECKLISTE: Protokoll

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