CHECKLISTE: Dankschreiben

Checklist

 

Dankschreiben werden vor allem bei Weihnachtskarten, Glückwünschen und Kondolenzbriefen erwartet.

Damit Sie bei Ihrem nächsten Schreiben nichts vergessen, orientieren Sie sich einfach an der folgenden Checkliste:

 

 

✔  Haben Sie jemanden bei Ihrem Dankschreiben vergessen? Am praktischsten ist es, eine Liste mit allen Kontakten zu erstellen. Fügen Sie zu dieser auch alle Telefonate und persönlichen Besuche hinzu.

✔  Haben Sie einen guten Ansatzpunkt für Ihre Danksagung? Lesen Sie sich dafür am besten nochmal die Briefe oder Emails durch, die Sie erhalten haben oder rufen Sie sich das Telefonat bzw. den Besuch nochmals in Erinnerung. Dann können Sie ein individuelles und persönliches Danke verschicken.

✔  Wollen Sie sich für ein Geschenk bedanken? Dann nennen Sie dieses auch noch einmal explizit und gehen Sie konkret darauf ein.

✔  Können Sie Ihr Dankschreiben kreativ gestalten? Bei Geschenken bietet es sich zum Beispiel an mit einer kleinen Erinnerung, zum Beispiel in Form eines Fotos, Danke zu sagen.

✔  Ist Ihnen mit Ihrem Betreff ein individueller Einstieg gelungen? Versuchen Sie schon in der Betreffzeile Ihren Dank auszudrücken, so weiß der Empfänger sofort, worum es geht. Seien Sie auch dabei kreativ. Ein Vorschlag für einen erfreulichen Besuch wäre: Was für eine Überraschung! oder bei der Teilnahme an einer Veranstaltung oder Feier: Ohne Sie wäre es nicht so schön geworden.

✔  Haben Sie den Empfänger persönlich angesprochen? Über ein Dankschreiben freut man sich vor allem dann, wenn man sich persönlich angesprochen fühlt. Verzichten Sie deshalb nicht auf die persönliche Anrede! Fügt Ihr Chef die Anrede und den Abschiedsgruß sogar handschriftlich hinzu, überraschen Sie den Empfänger positiv.

✔  Haben Sie auf die Individualität bei Ihren Formulieren geachtet? Floskeln oder Standardtexte sollten nicht verwendet werden. Wirklich glaubwürdig und überzeugend kommt es rüber, wenn spezifisch auf den Empfänger eingegangen wird. Sie können das Dankschreiben mit einem Dankeschön beginnen oder auch abschließen.

✔  Haben Sie erwähnt, was Ihnen besonders gefallen hat? Wenn Sie darauf eingehen, was Sie gerne erinnern und Ihnen positiv aufgefallen ist, erzeugen Sie beim Danksagen einen persönlichen Bezug.

✔  Haben Sie das Dankschreiben in seinem Potential genutzt? Gerade wenn Sie sich bei einem Kunden oder Geschäftspartner bedanken, können Sie ein positives Verhältnis aufbauen und weitere Botschaften in das Dankschreiben packen.

✔ Lassen Sie sich nicht so viel Zeit! Versuchen Sie, das Dankschreiben so schnell wie möglich zu versenden, um zu vermitteln, dass z.B. das Geschenk angekommen ist

Was macht so ein gelungenes Dankschreiben eigentlich aus und was muss alles enthalten sein?

  1. Gestaltung:
    • In etwa ein halbe Seite lang
    • Kreativität – im Beruf reicht meist schon ein Logo der Firma als Gestaltungselement
    • Anschrift – Name, Unternehmen und Adresse
    • Ort, Datum und Unterschrift
    • Je nach Anlass handschriftlich oder am PC formuliert
  2. Inhalt:
    • Grund oder Auslöser Ihres Schreibens nennen
    • Es soll genau auf das Ereignis betreffend geschrieben werden und nicht abgeglichen für alle verwendet werden
    • Was ist Ihnen besonders positiv in Erinnerung geblieben? Was unterschied Ihren Kontakt vom Alltäglichen?
    • Bei der Kommunikation entstandene komische Situationen und „Insider“ können Sie unterbringen (bei längerem Kontakt)
  3. Organisation:
    • Briefpapier in weiß oder creme
    • Briefmarken
    • Machen Sie mit sich selbst aus, wann Sie Dankschreiben raussenden –  empfehlenswert wäre etwas einmal pro Woche
    • Dank nach dem Bewerbungsgespräch: Direkt nach dem Termin.

 

 

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