CHECKLISTE: Besuchermanagement

Checklist

 

Kommt ein Kunde oder Geschäftspartner persönlich in Ihrem Unternehmen vorbei, so wird das Bild, das er sich von Ihrem Unternehmen macht, wesentlich von seinem Empfang und Aufenthalt beeinflusst werden.

Wenn Sie sich an diese Checkliste halten, hinterlassen sie hundertprozentig einen positiven und bleibenden Eindruck!

 

✔  Welche Informationen sind Ihnen über die Person gegeben? Die Details des Termins und bestenfalls auch die Dauer des Termins sollten Ihnen schon im Vorfeld bekannt sein. Prägen Sie sich den Namen (Achtung: Verwenden Sie auf jeden Fall den richtigen Titel!) Ihres Gastes ein und informieren Sie sich darüber, welche Ansprechpartner er im Unternehmen sucht.

✔  Welche Rolle spielt der Gast in Ihrem Unternehmen? In diesem Zusammenhang sollten Sie auch wissen, welche Informationen an ihn weitergeleitet werden dürfen und welche lieber nicht.

✔  Welche Räume stehen für den Empfang und die Besprechung zur Verfügung? Eventuell müssen Sie den Raum reservieren und/oder Kollegen davon zur Kenntnis setzen. Auch für die Bewirtschaftung sollte gesorgt sein und der Verantwortliche dafür feststehen.

✔  Sind Erfrischungsgetränke und andere Kleinigkeiten für den Empfang und das Gespräch vorbereitet? Gerade Wartezeiten können mit einer Tasse Kaffee, Keksen oder auch Lesestoff für den Gast angenehm verkürzt werden.

✔  Ist der Empfangsbereich aufgeräumt und einladend gestaltet? Vergessen Sie nicht kurz vor dem Eintreffen des Gastes zu lüften. Pflanzen schaffen eine gemütliche Atmosphäre, schauen Sie aber, dass Sie welke Blätter oder Pflanzen in kümmerlichem Zustand entsorgen. Manchmal passt ein Strauß Blumen zum Empfang, besorgen Sie diesen rechtzeitig.

✔  Wer hat wann Ihren Gast abgeholt? Notieren Sie sich diese Informationen, für den Fall, dass es Unklarheiten gibt.

✔  Haben Sie dem gewünschten Gesprächspartner über den Eintritt des Gastes informiert? Tun Sie dies recht zügig und notieren Sie sich, falls Wartezeiten anstehen, die Ankunftszeit des Gastes.

✔  Muss Ihrem Gast eventuell ein Namensschild ausgehändigt werden?

✔  Gibt es Informationen, die Sie Ihrem Gast gleich zu Beginn mitteilen sollen?

✔  Haben Sie Ihrem Gast ein Getränk angeboten, den Weg zum Frischmachen erklärt, Lesestoff bereit gelegt?

✔  Wer hat wann Ihren Gast hinausbegleitet? Gerade eine freundliche Verabschiedung wird Ihr Gast in Erinnerung behalten. Helfen Sie Ihrem Gast daran zu denken, dass er keine seiner persönlichen Sachen vergisst  (Tasche, Schirm, Unterlagen, …). Denken Sie daran, Ihrem Gast das ausgehändigte Namensschild wieder abzunehmen.

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