Wie Sie Ihren Chef entlasten können

Chef entlasten

 

Organisationstalent und Weitblick zählen zu Ihren Stärken und Sie würden gerne noch mehr verantwortungsvolle Aufgaben übernehmen und Ihren Chef dadurch noch mehr entlasten?

Hier ein paar Vorschläge, wie Sie Ihrem Chef unter die Arme greifen können – und Ihre Kompetenzen zeigen.

 

5 Schritte gegen Aufschieberitis

1. Suchen Sie das Gespräch bevor Sie voreilige Maßnahmen ergreifen
Wählen Sie einen tatsächlichen Vorfall,  anhand welchem Sie Ihrem Chef erläutern welche Konsequenzen ein solches Vorgehen hatte. Appellieren Sie an sein Verständnis für Ihre Lage und daran, dass Sie nur dann die gewohnte Qualität garantieren können, wenn Ihnen genügend Zeit bleibt sauber zu arbeiten.

 

2. Vereinbarungen treffen
Zeigen Sie Ihrem Chef, dass Ihnen das Gespräch und damit die Sachlage wichtig ist und Sie wirklich eine Verbesserung der Situation anstreben. Sprechen Sie mit Ihrem Chef offen darüber, wie Sie die Situation empfinden und welchen Druck und Stress Sie damit ausgesetzt werden. Um ein effektives Gespräch führen zu können, muss Ihnen klar sein, dass Sie auch Ihrem Chef entgegenkommen sollten. Gibt es Möglichkeiten Ihn zu unterstützen, zum Beispiel mithilfe von Kalenern oder schriflichen Abmachungen. Treffen Sie Vereinbarungen, die Ihr Chef Sie ernst nimmt. Sie sind ein Team und keine Gegner.

 

3. Machen Sie auf die Folgen aufmerksam
Zeigen Sie Ihrem Chef auf, welche Konsequenzen es haben kann, wenn er immer alles auf den letzten Drücker erledigt und welche Auswirkungen dies möglicherweise auf sein Ansehen und den Ruf seiner Abteilung haben kann.

 

4. Pläne durch Passivität vereiteln
Jedes Jahr findet eine Investorenversammlung statt für welche die laufenden Geschäftsberichte in einem Ordner zusammengestellt werden müssen und 100 Fach kopiert werden sollen.
Trotz mehrmaliger Erinnerung an diese Versammlung und die Erstellung der Ordner werden Ihnen die Unterlagen nicht ausgehändigt – wie immer.
Wie zu erwarten, wird er Sie auch bei der kommenden Versammlung am Wochenende anrufen und Sie darum bitten, ins Büro zu fahren um die Ordner zu erstellen und die Unterlagen zu kopieren.

Genau dann ist der Richtige Zeitpunkt, um Ihrem Chef klar zu machen, dass es so nicht geht. Zum Beispiel können Sie an diesem betreffenden Wochenende einfach nicht ans Telefon gehen. Niemand ist dazu verpflichtet am Wochenende einsatzbereit zu sein. Sie sollten dennoch darauf achten, im Vorhinein alles versucht zu haben, dass die nötigen Unterlagen hätten fertig gestellt werden können. Unter diesen Voraussetzungen, können Sie mit gutem Gewissen am Wochenende zuhause bleiben.

 

5. Lob ist wünschenswert
Sollte sich nun die Arbeitsweise Ihres Vorgesetzten ändern und die Arbeitsanweisung rechtzeitig erfolgen, so zeigen Sie Ihrem Chef auch, dass Sie das gut finden und loben Sie ihn für sein Verhalten.

Sehen Sie hierzu auch: CHECKLISTE: Aufschieberitis

 

Umgang mit Gästen

Sollten Sie Besucher empfangen, dann lassen Sie diese nicht in Ihrem Büro warten. Das ist kontraproduktiv für Sie, lenkt ab und behindert Sie beim Arbeiten.
Bitten Sie sie darum, im Besucherbereich, der Lobby, in einem Besucherraum oder in ähnlichen Räumlichkeiten zu warten.

Beim Empfang der Gäste führen Sie am besten einen kurzen Smalltalk, bieten Getränke an und stellen, wenn möglich Lesematerialen zur Überbrückung der Wartezeit zur Verführung. Informieren Sie Ihre Gäste, dass es zu Verzögerungen kommt und wie lange sie warten müssen. Falls die angegebene Wartezeit nochmals erweitert werden muss, geben Sie das auch an Ihren Gast weiter.

Sehen Sie hierzu auch: CHECKLISTE: Besuchermanagement

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