Bad News – wie Sie schlechte Nachrichten übermitteln

schlechte Nachrichten überbringen

 

Niemand überbringt gerne schlechte Nachrichten. Vor allem als Sekretärin oder Assistentin gehört das jedoch zu ihren grundlegenden Aufgaben, schließlich stellen Sie das Bindeglied zwischen Ihrem Chef und dem Team dar.

Indem Sie folgende Punkte beachten können Sie sich gut auf die Weiterleitung schlechter Nachrichten vorbereiten und diese Aufgabe souverän meistern.

 

(1)     Bewahren Sie Haltung

Sie übermitteln bloß die schlechte Nachricht, Sie verursachen sie nicht. Möglicherweise können Sie die Entscheidung Ihres Chefs nicht begreifen; möglicherweise vertreten Sie diese. In jedem Fall sollten Sie Ihre eigene Meinung nicht offenbaren. Äußern Sie höchstens, dass Sie es bedauern, dass diese Entscheidung getroffen wurde und verhalten Sie sich ansonsten aufrichtig gegenüber Ihrem Chef und seinem Entschluss.[ds_preview]

 

(2)     Seien Sie überzeugend

Nennen Sie ganz sachlich die Daten und Fakten. Überbringen Sie schlechte Nachrichten ohne Umschweife und unverblümt. Lassen Sie sich nicht durch Argumente Ihres Gegenübers in eine Diskussion einwickeln – Sie haben sich für nichts zu rechtfertigen und müssen sich nicht verteidigen. Ihr Gegenüber muss Ihrer Aussage schließlich nicht zustimmen, er soll nur informiert werden. Geben Sie Ihrem Gesprächspartner den Freiraum, seine Emotionen auszudrücken und haben Sie dafür Verständnis – er ist auch nur ein Mensch.

 

(3)     Verhalten Sie sich respektvoll

Dazu gehört, dass Sie eine unangenehme Nachricht nicht mal kurz über „WhatsApp“ oder auf dem Gang ausrichten. Auch sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um ruhig mit dem Betroffenen sprechen und auch seine Reaktion abwarten zu können. Achten Sie bewusst auf Ihre Formulierungen (siehe Richtig kommunizieren) und kommunizieren Sie aufmerksam und offen.

 

(4) Halten Sie alle Fakten, die Sie wissen, parat. 

Tragen Sie, wenn bekannt, die Hintergründe die Ursachen und sonstiges kurz und bündig vor. So ist es jetzt und man kann es nicht ändern.

 

(5) Reden Sie dabei nichts schön. 

Ein „Es tut mir Leid“ hört jeder gerne, egal ob man an dem ganzen Schuld ist oder eben nur sein Beileid ausdrücken möchten. Versuchen Sie den Schaden auf keinen Fall auf jemand anderen zu übertragen und reden Sie am besten von „wir“ und nie von „man“.

 

(6) Beherrschen Sie Ihre Emotionen.

Bleiben Sie standhaft, wenn Ihr Vorgesetzter oder Kollege das nicht sein kann. Halten Sie die Reaktionen aus und Sie werden im Nachhinein dafür geschätzt.

 

(7) Lösungen anbieten. 

Überlegen Sie sich im Laufe der Zeit, wie man den Zustand verändern könnte. Doch Achtung: Nicht während Sie die schlechte Nachricht überbringen, das wirkt sonst wie ein Schuldeingeständnis.

 

(8) Warten Sie mit den guten Nachrichten.

Wir kennen alle, wenn uns jemand fragt: Zuerst die gute Nachricht oder die schlechte Nachricht. Die gute Nachricht kann nur leider nicht die schlechte wieder gut machen. Also warten Sie mit den guten Nachrichten ein wenig ab, um dann im Laufe der Zeit wieder ein bisschen Hoffnung zu schaffen.

 

Wie verarbeiten wir eine schlechte Nachricht?

(1) Ganz wichtig: Ruhig bleiben!

Schreien verschafft Ihnen vielleicht kurz Luft, löst aber nicht das Problem. Außerdem, wenn Sie einmal für das Schreien bekannt sind, werden Sie bei Ihren Kollegen dafür bekannt sein und Sie werden sich vielleicht nicht mehr trauen, Ihnen etwas zu sagen.

(2) Überblick verschaffen!

Vergewissern Sie sich zuerst über alle Fakten des Problems. Analysieren Sie noch einmal, wie es dazu kommen konnte. Beantworten Sie sich dazu die W-Fragen. Greifen Sie nun zu Plan B und handeln Sie sofort.

(3) Relevante Informationen sofort weitergeben!

Kurze Rücksprache an die Kollegen, denn diese wollen das Problem auch zuerst von jemanden mitgeteilt bekommen, als es später von falschen Personen zu hören.

 

 

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