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Meetings und das richtige Verfassen von englischen Protokollen

Protokolle auf Englisch

 

Es ist wichtig, dass der Protokollant auch nachfragt und die Inhalte genau erfasst, um das Gesprochene möglichst genau schriftlich festhalten zu können.

In deutscher Sprache ist das kein Problem, wie sieht es jedoch aus, wenn Sie dieses Protokoll auf Englisch erstellen müssen? Im Folgenden finden Sie Tipps und Kniffe wie Sie hierbei am besten vorgehen und was Sie lieber vernachlässigen sollten.

 

Gut strukturierte Protokolle sind die halbe Miete bei einem Meeting, um klar Ergebnisse festhalten zu können. Protokolle sollen die Nachvollziehbarkeit erhöhen und es auch anderen ermöglichen, auf den gleichen Kenntnisstand zu kommen, wie die Teilnehmer. Die Aufgabe eine Mitschrift eines solchen Meetings zu erstellen, erfordert strukturiertes Denken und  die Fähigkeit Wichtiges vom Unwichtigen zu unterscheiden. Im Normalfall ist der Protokollant kein offizieller Teilnehmer eines Meetings um sicher zu stellen, dass er das Meeting unvoreingenommen und genau festhält.

 

(1)     Welche Informationen sollten notiert werden?

Es gibt einen gewissen Standard bei der Erstellung von Ergebnis-Protokollen, speziell was den Kopf des Protokolls angeht.

  1. Datum und Uhrzeit
  2. Wo findet das Meeting statt?
  3. Welche Teilnehmer sind eingeladen und welche davon anwesend (hier kann eine vorgefertigte Teilnehmerliste helfen)?

Der darauf folgende Teil des Protokolls ist Standard für jedes Meeting:

 

(2)     Die Gliederung der Tagesordnung

Es werden die besprochenen Themen sowie getroffene Entscheidungen aufgenommen, ergriffene Maßnahmen protokolliert, verwendete Präsentationsmaterialien sowie Handouts erfasst und Details zu Folgetreffen fest geschrieben, falls diese stattfinden sollen.

Wenn das Meeting strickt nach Tagesordnung verläuft, können Sie dieses auch gut vorbereiten und unter jedem Artikel der Tagesordnung Platz lassen, um Ihre Notizen zu machen.

Tipp: Schreiben Sie das Protokoll gleich am Computer, wodurch Sie direkt nach dem Meeting ein fertiges Dokument haben.

 

(3)     Wie sollten Sie die Informationen festhalten?

Das Protokoll sollte prägnant, sachlich und zweckdienlich sein. Aufgrund dessen sollte die Erwähnung einzelner Personen und deren Leistungen vermieden werden. Ausnahmen wären beispielsweise, wenn eine Person herausragende Leistungen oder einen außerordentlichen Beitrag zum Meeting erbracht hat. Ergo, positive Äußerungen können aufgeführt werden, jegliche Negativität bezüglich der Teilnehmer und deren Verhalten innerhalb des Meetings ist jedoch zu vermeiden.

Wenn das Meeting beendet ist, sollte das Protokoll schnellst möglich fertig gestellt und zur Abzeichnung an den Vorsitzenden des Meetings verschickt werden.
Dieser leitet das Protokoll dann an alle Teilnehmer weiter. In der Praxis spricht man von 48 Stunden innerhalb derer das fertige Protokoll verschickt werden sollte, sodass alles Besprochene noch frisch im Kopf verankert ist.

 

Sehen Sie hierzu auch: CHECKLISTE: Protokoll

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