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E-Mails auf Englisch, durch kleine Tipps immer und überall bereit

Kein Text

 

Im Büroalltag müssen Sie sich um Korrespondenzaufgaben kümmern, welche manchmal auch in englischer Sprache erledigt werden müssen.

Hierbei gilt es zu beachten, dass gerade in den USA sowie in Großbritannien eigene Regeln gelten, was den E-Mail-Verkehr betrifft.

 


(1)     Erlangen von Informationen

In den meisten Fällen sind die E-Mail Postfächer vieler Büros voll mit Anfragen, in welchen Informationen erbeten werden oder Ihnen Informationen mitgeteilt werden. Sollten Sie in der Situation sein, Informationen zu benötigen und diese über den Weg per E-Mail erfragen zu müssen, so sollten Sie sich stets klar und deutlich ausdrücken. In Zeiten, in denen der Datenschutz größer geschrieben wird denn je, sollten Sie zum Einstieg kurz erklären, woher Sie die Kontaktdaten Ihres Korrespondenzpartners haben. In Folge schildern Sie Ihr Anliegen und an welchen Informationen Sie genau interessiert sind.

Sie sollten darauf achten, nicht einfach einen Text so auf Englisch zu schreiben, wie Sie es im Deutschen täten. Die englische Sprache bietet noch weitere vielfältige Möglichkeiten eine Bitte zu formulieren. Im britischen Englisch beispielsweise formuliert man seine Anliegen eher zurückhaltend durch die Verwendung von Modalverben wie „könnten“(„could“) oder „würden“ („would“) sowie durch die häufige Verwendung einer Bitte.

  • „Could you please tell me,…“
  • “I would like to know…”
  • “Could you please send us some information about…”

 

(2)     E-Mail- Anfragen auf die feine englische Art

Das Wichtigste beim Formulieren von E-Mails ist, zu wissen wie gut man seinen Korrespondenzpartner kennt. Je nach Bekanntheitsgrad unterscheiden sich die Grade der Höflichkeit. Am Beispiel des folgenden deutschen Satzes erkennt man die Abstufung der Höflichkeitsformen.

„Könnten Sie mir bitte ein paar Informationen über … zukommen lassen?“

  • „Could you please send me some information about …“
  • “Please send me some Information about…”
  • “I would like to have some Information about…”[ds_preview]
  • “May I have some information about, please?”

Zusatztipp: Durch die Höflichkeit der englischen Sprache, werden Sie höchst wahrscheinlich nie ein direktes „No“ zu hören oder zu lesen bekommen. Eine Formulierung wie „I ask myself if this is the right decision.” (“Ich frage mich, ob das die richtige Entscheidung war”) bedeutet auch soviel wie ein einfaches NEIN.

 

(3)     Zu Ihrer Information – „FYI“

Es kann vorkommen, dass Sie eine E-Mail bekommen, in deren Betreff das Kürzel „FYI“ steht. Dieses steht für „for your information“ („zu ihrer Information“):
Oftmals sind diese E-Mails mit einem Termin im Kalender verbunden wie bspw. „FYI: quarter marketing meeting“ („Zu Ihrer Information: Quartals Marketing Meeting“). Hier weiß der Empfänger sofort, worum es geht wenn er die Betreffzeile liest und dass es vielleicht im Moment nicht so dringend ist, die Mail zu öffnen, da es sich lediglich um eine Information und nicht um ein dringendes Handlungsfeld handelt.

 

(4)     Termine per E-Mail vereinbaren

Bei der Terminvereinbarung per E-Mail können auch kleine Fallen lauern die leicht zu umgehen sind, wenn man weiß wie. Zuerst einmal sollten Sie auf die richtigen Ausdrücke für das Datum sowie die Uhrzeit achten.

Das Datum am besten immer ausgeschreiben, bspw. 7th October 2014“.

Ein weiterer Unterschied zwischen Europa und den USA sowie Großbritannien ist die Zeitangabe im 12-Stunden-Format. Sprechen wir von Zeiten wie 11:35 Uhr, so sagt der Amerikaner oder Engländer 11.35 a.m. (ante meridiem) oder bei 23:35 Uhr von 11.35 p.m. (post meridiem). Das Wort „Uhr“ also o’clock entfällt, außer es handelt sich um eine volle Stunden (Bsp. um 11 Uhr -> at eleven o’clock). Im Zweifel sollte man sich aber immer doppelt Absichern und vereinbarte Termine bestätigen lassen.

Zu Ihrer Information: Lassen Sie bei Terminen mit ausländischen Geschäftspartnern Gnade walten, falls diese sich verspäten sollten. Es ist nun einmal schlicht und ergreifend so, dass nirgends auf der Welt eine solche Termingenauigkeit herrscht, wie bei uns in Deutschland. Bei Umfragen unter Managern in den USA kam sogar heraus, dass 60% der Befragten zu spät zu Terminen erscheinen. Also „keep cool!“.

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