CHECKLISTE: Neue Mitarbeiter

Checklist

 

Wurde eine Stelle neu belegt oder Ihre Abteilung um einen Mitglied größer, so gilt es das ein oder andere zu organisieren.

Zu einem herzlichen Empfang gehört ein Arbeitsplatz, der dem neuen Mitarbeiter signalisiert, dass er sich auf seine Arbeit freuen kann und alles für Ihn bereit steht.

 

 

Erledigungen VOR dem ersten Arbeitstag:

Wer kümmert sich wann um die Hardware? Dazu gehört ein Schreibtisch, Stuhl, Schränke, ein PC, Laptop oder Palm sowie ein Telefon und/oder Handy, Schreibmaterial, …

 

Wer kümmert sich wann um den online-Arbeitsplatz und Technik?

✔ Zugriff auf das Intranetz

✔ Einstellen des Email-Accounts

 

Freischaltung von

✔ EDV-Programmen

✔ Servern

✔ Laufwerken

✔ Telefon

 

Wer kümmert sich um den neuen Mitarbeiter in der ersten Zeit und fungiert als Ansprechpartner für diverse Fragen?

✔ Vorbereitung einer Mappe mit Unterlagen mit zu den wichtigsten Daten der Abteilung.

 

Wer ergänzt die Daten des neuen Mitarbeiters?

✔ Geburtsdatum in Geburtstagskalender

✔ Adresse in Adressliste

✔ Telefonnummer in Telefonregister

✔ Mitarbeiterakte anlegen

 

Wann informiert der Vorgesetzte die Abteilung über den Arbeitsantritt des neuen Mitarbeiters?

 

Wer bringt wann das Türschild an?

 

Aus der Sicht des neuen Mitarbeiters:

Am ersten Arbeitstag

Begrüßung vom Personalbetreuer, Vorgesetzten

Kennenlernen des Ansprechpartners

Ausgabe der wichtigen Ausweise, Karten und Schlüssel

✔ Allgemeine Informationen über das Team und die Aufgaben

Vorstellung der Teammitglieder und zeigen des Arbeitsplatzes/Rundgang

✔ Übergabe der Infomappe mit kurzen Erklärungen

 

Während der ersten Zeit

✔ Kennenlernen und zeigen von PC-Programmen, Arbeitsabläufen, Korrespondenzen, …

Einführung in Meetings, Sitzungen und Konferenzen

Qualifikationsplan vom Vorgesetzten

✔ Wöchentliche Rücksprachtermine (innerhalb der ersten drei Monate)

 

Rücksprachsprachregelung

✔ Liste, auf der die wöchentlichen Rücksprachtermine mit dem Vorgesetzten abgehakt werden können

✔ Liste, auf der die Rücksprachtermine mit dem nächsthöheren Vorgesetzten abgehakt werden können

 

Einarbeitung neuer Mitarbeiter:

Der Grund, warum viele Vorgesetzte meinen, dass die Einarbeitung nicht so wichtig ist, dass sie meinen, sich den Aufwand und die Zeit nicht leisten können. Das sind aber nur Ausreden und Scheinargumente. Sie entschuldigen sich mit den Aussagen: „Das wird der Mitarbeiter schon schaffen, er ist doch qualifiziert.“ „Beim Machen lernt er das schon“ oder „Die anderen Kollegen hat auch niemand eingelernt und sie erledigen ihre Arbeit gut.“ Alle diese Aussagen stimmen nur leider nicht zu und können Sie als Chef sogar sabotieren.

Neue Mitarbeiter, die nicht gründlich eingearbeitet werden, können einfach nicht den Qualitätsmaßstäben des Teams oder Unternehmens genügen. Sie brauchen relativ lange, um sich in den internen Abläufen und Prozessen zurechtzufinden und werden einige typische Fehler begehen. Das bedeutet, dass die Zeit, die sie sich mit der Einarbeitung gespart haben, nun für die Korrektur der Fehler beglichen wird. Außerdem wirkt sich das negativ auf das Unternehmen aus, anders als eine Einarbeitung die nur positive Seiten aufweist.

Bedenken Sie bei Ihrer Einarbeitung folgende Punkte:

 ✔ Neuen Prozess für die Einarbeitung erstellen

✔ Teamleiter sollten die Einarbeitung durchsprechen und die Aufgaben gleichmäßig verteilen

✔ Jeder Mitarbeiter bekommt Aufgaben aus seinem Fachgebiet

✔ Auch Teamleiter und Chefs sollten sich an der Einarbeitung beteiligen

✔ genaue Checklisten für die verschiedenen Fachbereiche erstellen (auch an scheinbar selbstverständliche Abläufe denken)

✔ Nutzen Sie die Fragen und das Feedback neuer Mitarbeiter für sich

✔ genaue Zuteilung der Einarbeitung erläutern

✔ Chef und Abteilungsleiter sollten auch als Ansprechparnter gelten

✔ Fragen Sie den neuen Mitarbeiter ein paar Wochen nach dem Prozess nach seinem Feedback, um in Zukunft Dinge zu verbessern.

✔ Bestehende Mitarbeiter können die Einarbeitungsprozesse nutzen, um Sachen zu wiederholen

✔ Das Feedback der bestehenden Mitarbeiter auch nutzen

✔ Denken Sie möglicherweise über Schulungen nach, falls andere auch dieser Meinung sind.

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