Das Komprimieren von Daten

Komprimieren von Daten
Vermutlich sind Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit schon einmal mit komprimierten Dateien in Berührung gekommen. Eventuell haben Sie eine „gezippte“ Datei mit vielen Bildern erhalten oder Sie mussten selbst schon größere Dateien mit mehreren Dokumenten versenden.

Damit der Versand reibungslos klappt und Sie empfange Dateien problemlos öffnen können, sollten Sie den richtigen Umgang mit einem Komprimierungsprogramm beherrschen.

 

(1)     Am Komprimieren führt kein Weg vorbei

Das Versenden von großen Dateien dauert nicht nur extrem lange, es führt oftmals auch zu hohen Telefonkosten. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, die Dateien vor dem Senden zu komprimieren. Dazu sind auch Dateien, die aus dem Internet heruntergeladen werden in der Regel komprimiert. Deshalb sollten Sie wissen, wie sich solche Dateien entpacken lassen. Falls Sie öfters Präsentationen oder Bilder per E-Mail versenden sollten Sie zudem in der Lage sein, daraus eine komprimierte Datei zu erstellen. Dies sorgt nicht nur für eine schnelle Übertragung, der Empfänger kann die Dateien auch deutlich schneller auf seinen Rechner laden. Das Komprimieren von Dateien wird unter anderem auch als „Zippen“ oder „Packen“ bezeichnet.

 

(2)     Welche Dateien können komprimiert werden?

Vom Prinzip können sämtliche Dateien wie Bilder, Filme oder Office-Dokumente komprimiert werden. Nach dem Komprimieren besitzen die Dateien nur noch einen Bruchteil ihrer ursprünglichen Größe. Bei bereits in das GIF- oder JPG-Format komprimierte Bilder wird die Größe nochmals zwischen 10 und 20 Prozent reduziert. Bilder im BMP-Format haben oftmals eine Größe von 50 MB und mehr. Durch Komprimieren lässt sich diese auf weniger als 100 kB verringern. Dadurch reduziert sich die Downloadzeit etwa um das 50-fache.

 

(3)     Wie funktioniert das „packen“?

Während des Vorgangs werden die Dateien in ein sogenanntes ZIP-Archiv komprimiert. Ein solches Archiv funktioniert ähnlich wie ein Briefumschlag. In diesen kommen alle komprimierten Dateien hinein. Ein solches Archiv kann eine beliebige Anzahl von einzelnen Dateien enthalten wobei das ZIP-Archiv immer die identischen Daten wie die Originaldatei enthält. Dazu werden auch Datum und Uhrzeit der Dateierstellung gespeichert und beim Entpacken des Archivs angezeigt. Die Größe der Datei vor und nach der Komprimierung sind ebenfalls ersichtlich. Die im ZIP-Archiv enthaltenen Dateien können anschließend einfach wieder entpackt werden.

 

(4)     Zwischen welchen Komprimierungsverfahren wird unterschieden?

Im Handel gibt es zahlreiche Programme, die mit unterschiedlichen Packformaten zurechtkommen. Oftmals kann die Software sogar komplett kostenlos heruntergeladen werden. Zu den bekanntesten gehört dabei das Programm „WinZip“ welches unter www.winzip.de gratis zum Download bereitsteht. Eine mit dem Programm WinZip komprimierte Datei erkennen Sie an der Dateiendung .zip. Die Programme WinRAR und WinACE werden ebenfalls sehr häufig für eine Komprimierung verwendet. Für die folgenden Beispiele wurde die klassische Oberfläche von WinZip genutzt.

 

(5)     Eine einzelne Datei zippen

Um eine einzelne Datei zu zippen, lassen Sie sich diese am besten zunächst im Windows Explorer anzeigen. Anschließend einfach mit der rechten Maustaste auf die Datei klicken. Im sich öffnenden Kontext-Menü finden Sie nun die beiden neuen Einträge „Zu Zip-Archiv hinzufügen“ und „Hinzufügen zu Dateiname.zip„. In der englischsprachigen Version lauten die Einträge „Add to Zip“ und „Add to Dateiname.zip“. Soll das Zip-Archiv denselben Namen wie die originale Datei haben, dann wählen Sie den Befehl „Hinzufügen zu Dateiname.zip“. Nutzen Sie eine private und nicht registrierte Version von Win-Zip öffnet sich nun das Begrüßungsfenster. Klicken Sie hier einfach auf den Button „Ist mir bekannt“. Nach das Fenster verschwunden ist finden Sie im Windows Explorer eine weitere Datei mit dem WinZip-Archiv.

 

(6)     Mehrere Dateien zu einem Archiv packen

In den meisten Fällen ist es so, dass mehrere Dateien zu einem Archiv gepackt werden sollen. Lassen Sie sich alle zu komprimierenden Dateien im Windows Explorer anzeigen. Anschließend sämtliche Dateien markieren und die rechte Maustaste klicken. Im Kontextmenü erscheint nur noch ein Eintrag „Zu Zip-Archiv hinzufügen“ bzw. „Add to Zip“. Legen Sie nun fest, welchen Namen das Archiv erhalten und wo es gespeichert werden soll. Das Archiv ist nun komplett erstellt, sodass Sie das Programm wieder schließen können.

 

(7)     Dateien entpacken

Um eine komprimierte Datei zu entpacken starten Sie zunächst WinZip mit einem Doppelklick. Bei der kostenlosen Testversion erschein wieder das Begrüßungsfenster, welches darauf hinweist, dass der Test auf einen Zeitraum von 21 Tagen beschränkt ist. Klicken Sie wieder auf die Schaltfläche „Ist mir bekannt“. Im Programmfenster befindet sich oben eine Menü- und Symbolleiste. Darunter befindet sich eine Liste mit den sich im Archiv befindlichen Dateien.

Möchten Sie nur einzelne Dateien entpacken markieren Sie diese einfach mit der Maus. Zum Entpacken des gesamten Inhalts drücken Sie gleichzeitig die Tasten Strg + A. Markieren Sie gar nichts geht die Software automatisch davon aus, dass alle Dateien entpackt werden sollen. Anschließend müssen Sie dem Programm noch mitteilen, in welchen Ordner die Dateien entpackt werden sollen. Danach noch auf „Extrahieren“ klicken und die Dateien werden in den gewählten Ordner geladen.

 

(8)     Selbstentpackende Archive

Die Verwendung eines selbstextrahierendem Archivs empfiehlt sich immer dann, wenn der Empfänger über kein Programm zum Entpacken verfügt. Sie können die Zip-Datei nach dem Erstellen in eine EXE-Datei umwandeln. Wählen Sie hierzu im Menü den Befehl „Create self-extracting.zip“ aus. Der Empfänger kann diese Datei einfach durch einen Doppelklick entpacken.

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