Alles was Sie über PDF wissen sollten

Alles was Sie über PDF wissen sollten
Ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation wird heutzutage über den PC abgewickelt. Dabei hat sich das PDF-Format in den letzten Jahren zum Standard entwickelt.

Per PDF lassen sich auch sensible Dokumente sicher versenden. Um alle Möglichkeiten des PDF Formats nutzen zu können, sollten Sie sich mit den verschiedenen Funktionen bestens auskennen.

 

(1)     Allgemeines zum PDF-Format

PDF steht als Abkürzung für „Portable Document Format“ und wurde vom Unternehmen Adobe entwickelt. Um PDFs lesen zu können, muss lediglich die kostenlose Software „Adobe Acrobat Reader“ auf dem Rechner installiert werden. Das Programm wird sowohl für Windows wie auch für Macintosh oder UNIX Betriessysteme angeboten. Mittlerweile werden die meisten Rechner bereits mit einem vorinstallierten Acrobat Reader ausgeliefert. Falls nicht, können Sie es einfach auf der Webseite von Adobe herunterladen.

 

(2)     PDFs betrachten und erstellen

Der „Adobe Acrobat Reader“ ist ausschließlich zum Betrachten von PDF-Dokumenten geeignet. Möchten Sie eigene PDFs erstellen, benötigen Sie hierfür eine spezielle Software. Diese wird von Adobe in verschiedenen Varianten mit unterschiedlichem Funktionsumfang angeboten. Mit einem entsprechenden Programm können Sie beispielsweise PDF-Dateien mit anderen Formaten kombinieren und zu einem Dokument zusammenfügen. Kombinieren Sie beispielsweise Excel-, Word- und Powerpoint-Dateien mit Grafiken, Sounds oder Videos und erstellen Sie auf diese Weise umfangreiche Präsentationen.

Zwar sind die Programme nicht gerade günstig, wenn Sie jedoch öfters Einladungen, Broschüren oder Kataloge erstellen möchten, lohnt sich die Anschaffung in jedem Fall. Zudem können Sie Rechnungen mit einer zertifizierten Signatur versehen und so bequem per E-Mail versenden. Des Weiteren sind PDFs ideal zum Herausgeben von Pressemitteilungen oder technischen Spezifikationen. Ein großer Vorteil dabei ist, das nahezu auf jedem Rechner ein Programm zum Lesen von PDFs installiert ist. Neben der originalen Software von Adobe gibt es mittlerweile auch günstige Shareware Programme, welche ebenfalls einen großen Funktionsumfang anbieten.

 

(3)     Weitere Vorteile von PDF

Ein PDF wird unabhängig vom vorhandenen Rechner oder verwendeten Programm immer so angezeigt wie Sie es erstellt haben. So können die Dateien auch problemlos mit einer anderen Software geöffnet werden. Um die Übersichtlichkeit auch bei umfangreichen Dokumenten zu gewährleisten, können Sie Lesezeichen einsetzen oder die einzelnen Seiten miteinander verlinken. Dazu lassen sich Anmerkungen, Sicherheits- und Formularfunktionen sowie Filme oder Musikdateien einbinden.

Ein weiterer Pluspunkt ist die hohe Sicherheit, welche das PDF-Format bietet. Wandeln Sie ihre Office Dateien in PDF um, ist eine nachträgliche Manipulation ausgeschlossen. Dazu können PDF-Dateien keinerlei Viren enthalten. Im Gegensatz zu Office-Dateien werden bei PDFs keine Informationen über den Erstellungsprozess weitergegeben. Hierbei handelt es sich oftmals um sensible Daten, die dann auch von dritten Personen eingesehen werden können.

Ein PDF kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Zwar gibt es einige Programme mit denen sich PDFs in Word umwandeln lassen, jedoch bieten diese nur einen sehr begrenzten Funktionsumfang an. Mit den entsprechenden Einstellungen können Sie sogar jegliche Veränderung verhindern. Zudem können Sie das PDF so erstellen, dass es vom Empfänger nicht ausgedruckt werden kann.

Beim Betrachten einer PDF-Datei werden auf der linken Seite Miniaturen der einzelnen Seiten angezeigt, über die der Leser schnell von einer Seite zur anderen springen kann. Über das Einfügen von Lesezeichen können Sie beim Erstellen auf einfache Weise ein übersichtliches Inhaltsverzeichnis erstellen.

 

(4)     Kostenlose Programme um PDFs zu erstellen

Es kommt wieder vor, dass nur einige Seiten im PDF Format benötigt werden um beispielsweise eine Bewerbung als Anhang beizufügen. Hierfür müssen Sie sich nicht gleich ein teures Programm anschaffen. Im Internet werden hierfür auch einige kostenlose Möglichkeiten angeboten. So bietet Adobe auf seiner Webseite eine Online-Konvertierung an. Allerdings können damit maximal fünf Dokumente umgewandelt werden. Des Weiteren gibt es noch den kostenlosen PDF-Creator. Bei der Installation wird ein Druckertreiber installiert, sodass Sie direkt aus jeder Anwendung heraus ein PDF Dokument erstellen oder auch per E-Mail versenden können.

Login
Yop Polls
Wie kommen Sie mit Ihren Kollegen aus?
eFiliale Startseite 160x600