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Wohin mit der Post?

Wohin mit der Post

 

Als Sekretärin ist es auch Ihre Aufgabe, Briefe und Sendungen zu organisieren.

Wenn Sie wissen, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist und für welche Arbeitsbereiche ihr Chef und Ihre Mitarbeiter zuständig ist, können Sie eingehende Sendungen entsprechend verteilen.

 


(1)     Welche Post darf ich eigentlich öffnen?

Es gibt zwei Sorten von Briefen, die Sie als Sekretärin nicht öffnen dürfen und verschlossen weiterleiten sollen: Irrläufer und Briefe mit dem Vermerk „persönlich“, „vertraulich“ oder „eigenhändig“.

Häufig gibt es Unklarheiten bei Briefen, bei welchen der Name des Empfängers als erstes genannt wird. Informieren Sie sich über unternehmensinterne Regelungen oder sprechen Sie mit Ihrem Chef ab, wie sie mit solcher Post umgehen.

 

(2)     Gehören Briefumschläge in den Papierkorb?

Setzen sie prinzipiell auf jedes eingehende Poststück einen Eingangsstempel.  Prüfen Sie:

  1. Inwiefern stimmen Eingangsdatum mit Briefdatum und Poststempeldatum überein?
  2. Sind Absenderangaben im Brief enthalten? Weichen diese möglicherweise von den Angaben auf dem Briefumschlag ab?
  3. Ist der Brief an eine bestimmte Frist gebunden?

Wenn es große Abweichungen zwischen den Daten gibt (1), keine Absenderangaben im Brief enthalten sind oder diese von den Angaben auf dem Briefumschlag abweichen (2) oder der Brief an eine bestimmte Frist gebunden ist (3), heften Sie den Briefumschlag an das dazugehörige Dokument!

 

(3)     Die Post Ihres Chefs organisieren

  • schwarze Liste“: Sprechen Sie mit Ihrem Chef ab, welche Post Sie direkt wegwerfen können. So können sie schnell selbstständig die Post sortieren.
    • Außerdem: Auf diese Weise lässt sich dieser Arbeitsbereich problemlos an Aushilfen delegieren!
  • Nicht verworfene Post wird nach folgenden Kriterien sortiert:
    • Eilig
    • Zu erledigen
    • Unterlagen zu Information
  • Lesen Sie eingehende Post, markieren Sie wichtige Inhalte
    • Termine? –> Eintragen im Kalender, Prüfen ob Chef für den Zeitraum frei ist; ggf. Ersatztermin vereinbaren
    • Weitere Unterlagen vorhanden?  –> Vorgangsakten aus der Wiedervorlage beifügen
    • Sie dürfen/wollen ein Dokument nicht markieren/beschriften? Verwenden Sie selbstklebende Notizzettel!
  • Entlastung bei Zeitungen/Zeitschriften
    • Überfliegen Sie die Presse und kennzeichnen Sie Passagen oder Themen, die für Ihren Chef wichtig und interessant sind
    • Ihr Chef möchte Kopien von bestimmten Texten? Fertigen Sie diese an und vermerken darauf die Fundstelle, den Titel und das Erscheinungsdatum des Textes/der Zeitschrift.

 

(4)     Eingangspost schnell verarbeiten – das „Sofort“-Prinzip

Bestimmt neigen auch Sie ab und an dazu, Dinge aufzuschieben. Meistens handelt es sich dabei sogar um Dinge, die schneller erledigt sind als man sie im Terminkalender notiert hat. Erledigen Sie solche Kleinigkeiten lieber sofort – so haben Sie direkt ein kleines Erfolgserlebnis und fühlen sich gut.  So sollten Sie ebenso die Bearbeitung der eingehenden Post handhaben – öffnen Sie die Posteingänge, lesen Sie eingehende Post, beurteilen Sie sie und entscheiden: Ablegen, bearbeiten, oder wegwerfen.

 

(5)     Das könnte man aber noch gebrauchen…

… meistens jedoch nicht. Viele Menschen haben Probleme damit, Informationsmaterial einfach wegzuwerfen – dies ist aber unbedingt notwendig. Ihr Papierkorb ist ein notwendiges „Übel“, um die stetig steigende Papierflut einzudämmen.

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