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Wie Sie Personalakten optimal managen

Personalakten managen


Wohin mit den ganzen Daten? Personalakten sind äußerst wichtige Dokumente, welche sorgsam behandelt werden sollten. Schließlich beinhalten Sie sowohl persönliches Material als auch Arbeitsverträge, zusätzliche Vereinbarungen, auch Lob und Beschwerden finden ihren Weg in die Akte.

Da es keine offiziellen Richtlinien gibt, wie eine Personalakte geführt werden soll, wird der Umgang mit Personaldaten überall anders gehandhabt.

 

(1)     Was gehört in die Personalakte?

Zu den Personaldaten zählen Informationen über einen Angestellten, die direkt oder indirekt Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Dazu gehört

  • Persönliches (Lebenslauf, Bewerbungsschreiben, Personalfragebogen, Familienstand und alle Veränderungen dazu)
  • Vertragsdokumente (Arbeitsvertrag, ggf. zusätzliche Vereinbarungen)
  • Beurteilungen: Beschwerden, Mahnungen, Lob
  • Stellenbeschreibungen
  • Führungsrelevante und rechtliche Unterlagen
  • Entgeltbescheinigung, Lohnsteuerdokumente, Sozialversicherungskarte
  • Ggf. Hinweise auf außerordentliche Fehlzeiten

 

(2)     Wofür Sie eine Genehmigung brauchen

  • Eignungstests
  • Graphologische Befunde
  • Kopien der Personalakte

Diese bedürfen der Zustimmung des betreffenden Mitarbeiters. Ansonsten obliegt es dem Unternehmen, welche Unterlagen in der Personalakte aufbewahrt werden sollen. Die Angestellten müssen nicht einmal darüber informiert werden, wenn Ihrer Akte neue Dokumente beigelegt werden.

 

(3)     Datenschutz

Eine Personalakte darf nur vom Firmeninhaber, Geschäftsführer, direktem Vorgesetzten, Verwalter der Personalakten und dem betreffenden Mitarbeiter selbst eingesehen werden. Die Akte muss geschützt aufbewahrt und vor unzulässigen Zugriffen geschützt werden.

Als Verwalter dürfen Sie auf die Akten zugreifen, um

  •   neues Material hinzuzufügen.
  •  alte, nicht mehr aktuelle Informationen zu entfernen.

Möchte ein Mitarbeiter seine Personalakte einsehen,

  • muss er dafür keine Gründe nennen.
  • wird er dabei von einem Unternehmensvertreter, bspw. einem Mitarbeiter aus der Personalabteilung, überwacht.
  • darf dieser sich keines der enthaltenen Dokumente aneignen.
  • darf er (nach Absprache mit dem Chef) Kopien anfertigen.
  • ist er berechtigt, Stellungnahmen beizufügen, wenn er bspw. mit einem beschriebenen Ereignis nicht einverstanden ist.
  • darf er Dokumente, welche fehlerhafte Informationen enthalten, entfernen lassen.

 

(4)     Digitalisierung

Jahr für Jahr wachsen die Personalakten um viele Dokumente – was folgt ist ein enormer Platzmangel. Wenn die Personalunterlagen auch bei Ihnen beginnen sich zu stapeln, können Sie die Vorteile von digitalen Personalakten nutzen:

  • Platzersparnis
  • International sowie regional sitzende Führungskräfte können gleichzeitig Zugriff auf die Dokumente haben.
  • Es kann bspw. eingestellt werden, dass bestimmte Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus dem System gelöscht werden.

Daneben sind digitale Akten jedoch mit einem größeren Aufwand in Sachen Systemverwaltung und Datenschutz verbunden; auch der zeitliche Aufwand ist nicht zu unterschätzen, da vorhandene Unterlagen zur Digitalisierung erst eingescannt werden müssen.

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