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Verjagen Sie Ihre Zeitdiebe!

Zeitdiebe


Wer kennt es nicht: für den Tag nimmt man sich dies und jenes vor, doch am Abend stellen Sie fest, dass davon gerade mal ein Drittel – wenn überhaupt – erledigt wurde.

Die gute Nachricht: Es liegt nicht daran, dass Sie mangelhaft leistungsfähig sind.
Die schlechte Nachricht: Sie lassen sich immer wieder Ihrer Zeit berauben.
Die Lösung: Erstellen Sie ein Aktivitätenprotokoll, um zu dokumentieren, womit Sie Ihre Zeit verbringen – und verschwenden.

 

(1)     Ihr Aktivitätenprotokoll

  • Listen Sie für eine Woche jede einzelne Tätigkeit inklusive Uhrzeit und Dauer auf
  • Bewerten Sie Ihre Aktivitäten:
    • War die Aufgabe wirklich relevant oder vielleicht doch delegierbar?
    • War der zeitliche Aufwand zweckmäßig oder wurde er bspw. durch Störungen in die Länge gezogen?
    • Haben Sie einen angemessen Zeitpunkt zur Aufgabenbearbeitung gewählt oder wäre es zu einem anderen Termin günstiger gewesen?
  • Schnell werden Sie einen Blick dafür entwickeln, womit Sie ihre Zeit verbringen und wann Sie diese mit unwichtigen Dingen vertrödeln. Ihr Aktivitätenprotokoll kann Ihnen dabei helfen, in Zukunft angemessenere Prioritäten zu setzen und Ihre Ziele passend zu formulieren.

 

 

(2)     Störende Faktoren identifizieren und eliminieren

Die Gründe, weshalb Sie nicht dazu kommen, Ihre Aufgaben konsequent und geradlinig zu bearbeiten, sind vielfältig. Oft sind es persönliche Angewohnheiten wie der Hang zum Perfektionismus oder auch der Drang, es allen Recht machen zu wollen, welche uns im Weg stehen. Zeitdiebe lassen sich in der Regel in zwei Kategorien einordnen: Entweder Sie sind selbst- oder fremdverschuldet.

  • Selbstverschuldete Zeitdiebe:
    • Fehlende/mangelhafte Zeitplanung
    • Keine Übersicht über seine Aufgaben
    • Keine Klarheit bezüglich der Zuständigkeiten für Aufträge/Bereiche
    • Fehlende Bestimmung der Prioritäten
    • Zu viele Routineaufgaben
    • Unfähigkeit, „Nein“ zu sagen
    • Aufgaben parallel bearbeiten bzw. Aufgaben beginnen, bevor andere fertig sind
    • Ungünstige Besprechungsvorbereitung
    • Unnötig lange Telefonate
    • Keine zeitsparenden Arbeitsmittel
    • Überfüllter, unordentlicher Arbeitstisch
    • Mangelhafte Selbstdisziplin
  • Fremdverschuldete Zeitdiebe
    • Unvorhersehbare Störungen durch Mitarbeiter, Besucher, Telefon,…
    • Bürokratismus
    • Ungenügender Informationsfluss
    • Fehler/Irrtümer anderer
    • Fehlende Koordination zwischen Aufgaben, Vorgängen und Mitarbeitern
    • Zu häufig stattfindende Konferenzen, Meetings,…
    • Nicht erreichbare Kunden/Kollegen
    • Zu viele Aufgaben verteilt auf zu wenig Mitarbeiter
    • Undeutliche, wenig zielführende Kommunikation

 

Sagen Sie „Nein“.
Das bedeutet nicht, dass Sie wenig kameradschaftlich oder gar unhöflich sind. Sie sollten bloß niemanden außer sich selbst erlauben, über Ihre Zeit zu verfügen. Ihre Kollegen werden es sicherlich verstehen, wenn Sie gerade intensiv arbeiten und keine Störung wünschen!

Fragen Sie nach.
Damit Sie erfolgsorientiert an die Arbeit gehen können, müssen Sie Ihre Aufgaben auch vollständig begriffen haben. Ist dies nicht der Fall, erfragen Sie fehlende Informationen!

Augen zu und durch!
Erledigen Sie unliebsame, umfassende Aufgaben als erstes. Sie werden merken, wie motiviert Sie auf einmal für die kleineren, angenehmeren Aufgaben sind!

Fassen Sie sich kurz.
Die meisten Telefonate dauern um einiges länger als nötig. Konzentrieren Sie sich auf die relevanten Gesprächs- und Informationselemente.

Ordnung halten.
Abgesehen davon, dass Ordnung auf dem Schreibtisch auch Ordnung „im Kopf“ fördert, stiehlt Ihnen Unordnung kostbare Zeit. Häufen Sie ungelesenes und unbearbeitetes Material deswegen nicht auf Ihrem Schreibtisch, sondern ordnen Sie es in Ihr Ablagesystem ein!

 

(3)     Energielieferanten vs. Zeiträuber

Finden Sie Ihre persönlichen Zeiträuber und Energielieferanten heraus, indem Sie eine Energiebilanz erstellen. Am besten funktioniert dies in Form einer Tabelle mit zwei Spalten: Auf der einen Seite tragen Sie ein, welche Dinge Ihnen wertvolle Zeit rauben, auf der anderen Seite alles, was Sie motiviert und „pusht“.

Haben Sie Ihre Energiebilanz weitgehend vervollständigt, können Sie einen Schritt weitergehen und beginnen, Ihre Zeiträuber außer Gefecht zu setzen. So können Sie beispielsweise einen bestimmten Zeitraum pro Tag festlegen, in welchem Sie nicht gestört werden möchten und auch nicht ans Telefon gehen bzw. E-Mails beantworten. Achtung: Vereinbaren Sie solche Entschlüsse stets mit Ihrem Chef!

Auch wenn Sie gerade einen Durchhänger haben und keine Motivation aufbringen können, ist Ihre Energiebilanz Ihnen behilflich. Führen Sie sich Ihre Energielieferanten vor Augen und gönnen Sie sich für einige Minuten einen „Energie-Kick“. Steht zum Beispiel Kaffee auf Ihrer Liste, dann genehmigen Sie sich eine Tasse!

 

(4)     Zeitplanbuch

Planen Sie in einem Notizbuch alle zu erledigenden Aufgaben sowie den Zeitraum, wann Sie diese realisieren möchten. Planen Sie dabei nur 60% der Zeit fest ein: Halten Sie 20% für unvorhersehbare Ereignisse frei und die restlichen 20% für soziale Unternehmungen.

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