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Überblick mit Ordnern

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Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie lange Sie jeden Tag mit dem Suchen nach benötigten Unterlagen verbringen?

Auch wenn Sie die Zeit später wieder „reinholen“, lässt sich diese doch deutlich sinnvoller nutzen. Mit einer leicht nachvollziehbaren Ablage erleichtern Sie zudem Ihren Kollegen die Arbeit, falls diese eine Akte suchen und Sie selbst gerade nicht am Platz sind.

 

(1)     Sofortmaßnahmen: 4 Tipps zum erfolgreichen Aussortieren und Entsorgen

Der erste Schritt zu einer besseren Organisation der Ordner ist das Aussortieren und Entsorgen nicht benötigter Unterlagen. Trennen Sie sich konsequent von allem Überflüssigen.

1. Entsorgen Sie Kopien
Sofern Sie Kopien an andere Mitarbeiter versenden, versehen Sie diese mit einem Stempel „Kann nach Kenntnisnahme vernichtet werden“. Das Original heften Sie in Ihrem Ordner ab. Sollten Sie selbst eine Kopie erhalten geht diese nach Erledigung ebenfalls in die „Ablage P“. Sollten Sie wider Erwarten doch nochmals eine Kopie benötigen kann der Absender Ihnen diese jederzeit wieder zur Verfügung stellen.

2. Zweiseitige Briefe vermeiden
Versuchen Sie Ihre eigenen Texte so knapp wie möglich zu formulieren. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Papier und kommt sowohl Ihnen wie auch dem Empfänger entgegen.

3. Keine E-Mails ausdrucken
E-Mails stehen Ihnen jederzeit elektronisch zur Verfügung. Benötigen Sie dennoch einen Ausdruck, entsorgen Sie diesen direkt nach der Bearbeitung.

4. Regelmäßig nicht mehr benötigte Unterlagen aussortieren und entsorgen
Achten Sie auf die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen und vernichten Sie Unterlagen, sobald dies möglich ist.

 

(2)     Eine langfristige Strategie entwickeln

Haben Sie die Sofortmaßnahmen erfolgreich hinter sich gebracht, geht es an die Entwicklung einer langfristigen Ablagestrategie. Diese verhindert, dass sich im Laufe der Zeit erneut Chaos in den Büroalltag einschleicht.

Überlegen Sie welche Unterlagen täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich benötigt werden. Hilfreich ist dabei die Anwendung der 80:20 Regel. Diese besagt, dass für die aktuelle Arbeit lediglich 20 Prozent der vorhandenen Unterlagen benötigt werden.

Eine mögliche Unterscheidung ist in:

Arbeitsakten
Hierbei handelt es sich um Akten, die täglich oder wöchentlich benötigt werden. Sortieren Sie diese in Ordner in direkter Reichweite des Schreibtisches ein.

Nachschlageakten
Hierzu gehören alle Unterlagen, die Sie etwa 1 bis 2 mal im Monat brauchen. Diese können Sie in etwas weiterer Entfernung zum Schreibtisch aufbewahren.

Archivakten
Es gibt durchaus Akten, die lediglich einmal pro Jahr gebraucht oder die lediglich aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift aufbewahrt werden müssen. Wählen Sie hierfür einen Ort im Keller oder eine andere Stelle, an der sie nicht im Weg sind. Die Ordner am besten nach Jahrgängen sortieren und in Kisten verpacken.

 

(3)     Was Sie in jedem Fall noch benötigen

Es ist nicht immer ganz einfach, die Unterlagen logisch in den Ordnern zu gruppieren. Selbst das am besten entwickelte System funktioniert in diesem Punkt nicht immer perfekt.

Schwierig wird es beispielsweise, wenn
– Dokumente weder numerisch noch alphabetisch zugeordnet werden können
– Dokumente sich nach verschiedenen Kriterien ablegen lassen
– die Unterlagen für mehrere Mitarbeiter verfügbar sein müssen
– verschiedene Abteilungen bzw. das gesamte Unternehmen von einem zentralen Ordnungssystem bedient werden

Um die entsprechenden Unterlagen schnell und einfach wiederzufinden bietet sich die Erstellung eines Aktenplans mit Stichwortliste an. Ein solcher Aktenplan legt fest, an welcher Stelle die verschiedenen Dokumente in einem Ordner abgeheftet werden. Über eine Liste mit Suchbegriffen lassen sich die abgehefteten Informationen leicht auffinden.

 

(4)     Wie könnte ein Aktenplan aussehen?

Bei den meisten Aktenplänen werden Dezimalgruppen für das Abheften verwendet. Ordnen Sie beispielsweise die Hauptaufgabengebiete wie Personal, Finanzen oder Verkauf den Zahlen 0 bis 9 zu. Anschließend können Sie die einzelnen Hauptgruppen in Untergruppen aufschlüsseln, welche ebenfalls die Nummern 0 bis 9 erhalten. Suchen Sie Informationen über den Lohn eines Mitarbeiters finden Sie diese dann beispielsweise unter dem Hauptpunkt 3= Personal und dem Unterpunkt 5 = Lohn und Gehalt.

Damit Sie die gesuchten Dokumente anhand des Aktenplans in jedem Fall auffinden sollten Sie hierfür mehrere Suchbegriffe auflisten. Wichtig ist, dass diese Liste allen Mitarbeitern, die Zugang zu den Ordnern besitzen zur Verfügung steht. Am besten Sie legen diese auf Ihrem Rechner ab. Auf diese Weise lässt sich die Liste jederzeit noch erweitern.

 

(5)     Organisation für das Ausleihen der Ordner

Falls Sie nicht alleine mit den Aktenordnern arbeiten, kann es immer mal vorkommen, dass diese ohne dass es bemerkt wird nicht zurückgebracht werden. Damit Sie jederzeit wissen, wo sich ein Ordner gerade befindet, bietet sich ein Reitersystem an. Hierfür reichen einfache Pappstreifen bereits aus, auf denen vermerkt wird, welcher Ordner, von welchem Mitarbeiter zu, welchem Zeitpunkt ausgeliehen wurde.

 

Sehen Sie sich hierzu auch unser Seminarangebot an, zum Beispiel: Systematische Gestaltung des Arbeitsplatzes

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