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Papierreduziertes Büro

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Früher war es Gang und Gäbe, alle Unterlagen in einen Umschlag zu stecken und dem Kunden, den Geschäftspartner oder Interessenten die notwendigen Dokumente zukommen zu lassen.

Heutzutage kann dieser oftmals auch langwierige Postweg schnell und unkompliziert mit wenigen Mausklicks umgangen werden. In Zeiten modernster Technik sparen Sie so nicht nur Platz, sondern auch Zeit.


(1)     Moderne Wege für effektiveres Arbeiten

Papier ist nicht nur ein täglicher Begleiter in der Arbeitswelt, es ist ein hochwertiges Produkt, dass vielfach Anwendung findet. Dennoch werden viele Ausdrucke gemacht, die im Nachhinein in den Papierkorb wandern und so unnötige Kosten verursachen. Doch auch die benötigten Dokumente bringen gewisse Nachteile mit sich, denn diese müssen in Ordnern oder Hängeregistern aufbewahrt werden. So wird auch viel Platz benötigt. Sie können jedoch Ihre Dokumente, Unterlagen und Briefe digitalisieren und so die Papierflut in Ihrem Büro deutlich reduzieren.

 

(2)     Die richtige Software für weniger Papierausdrucke

Kein Computer kann ohne die richtige Software nicht funktionieren. So ist es auch, wenn Sie in Ihrem Büro Papier reduzieren wollen. Denn um Ihre eigene Ablage nahezu papierlos zu gestalten, benötigen Sie in erster Linie eine passende Software. Ein professionelles PDF-Programm ist neben einem guten Archivierungs-Tool Grundvoraussetzung. Zudem benötigen Sie ein Programm, welches Ihre Ordner überwacht und mit dem Sie auch Ihre abgelegten Dateien schnell wieder finden. Ein solches Dokumentenmanagementsystem verwaltet nicht nur Ihre kompletten elektronischen Daten, es hilft Ihnen auch dabei, benötigte Schriftstücke wieder zu finden.

 

(3)     Elektronische Dokumente selbst erstellen

Um Ihre Dokumente und Unterlagen elektronisch zu erfassen, ist jedoch nicht nur die passende Software wichtig. Ebenso müssen die passenden Peripherie-Geräte zur Verfügung stehen. Dazu zählen neben einem guten Scanner auch ein entsprechender PC, der die Daten im Bedarfsfall entsprechend verarbeiten kann. Die passende Investition ist hier Gold wert.

 

(4)     Elektronische Daten ausreichend sichern

Haben Sie Ihre Daten digitalisiert, müssen diese auch entsprechend vor Verlust geschützt werden. Dies bedeutet jedoch nicht, dass Sie die Dokumente doch in einer Vielzahl von Ordnern aufbewahren müssen. Allerdings ist es notwendig, Ihre elektronischen Unterlagen durch gespeicherte Kopien für den Fall der Fälle zu sichern. Dies darf zudem nicht nur auf Ihrem eigenen Rechner erfolgen. Ein entsprechender Server, auf dem die Daten nochmals gespiegelt werden, leistet dabei gute Dienste. Auch neuere Wege mit Business-Clouds bringen vielfältige Möglichkeiten, die Daten über verschiedene Anbieter zu sichern und zu schützen.

 

(5)     Die Kunden informieren und elektronische Daten anfordern

Ungemein hilfreich ist es, wenn Sie Ihre eigene Buchhaltung samt der Rechnungsstellung auf elektronischen Versand umstellen. Auch macht es Sinn, wichtigen Schriftverkehr auf dem elektronischen Weg zu versenden. Durch rechtsgültige Signaturen können Sie so sogar Verträge unterzeichnen und vergeuden keine wertvolle Zeit. Wichtig dabei ist es, die eigenen Kunden und Geschäftspartner auf die Neuerung hinzuweisen und entsprechendes Feedback einzuholen, ob dies im anderen Unternehmen ebenso gehandhabt wird. Denn nicht jedes Unternehmen arbeitet auf digitaler Ebene und so können auch Schriftwechsel auf herkömmlichem Wege nötig werden.

 

(6)     Die Vorteile eines papierlosen Büros

Die Umstellung auf elektronische Speichermedien für ein nahezu papierfreies Büro scheint im ersten Moment einen großen Aufwand darzustellen. Doch sind alle relevanten Daten erst einmal elektronisch archiviert, ergibt sich so für Sie ein großes Einsparpotential. Sie sparen sich nicht nur die Kosten für den Druck, sondern auch für Porto und Energie. Letzteres spielt auch für den Umweltschutz eine wichtige Rolle, der durch ein papierloses Büro ebenfalls einen positiven Faktor darstellt. Zudem wird der Platzbedarf für wichtige Unterlagen im Büro deutlich geringer. Der Zeitfaktor ist ein weiterer Vorteil, denn durch moderne Technik sind alle relevanten Datensätze in kürzester Zeit gefunden.

 

(7)     Der profitable Weg in ein papierloses Büro

Betrachtet man die Vorteile eines papierreduzierten Büros, zeigt sich für Sie deutlich, dass sich der Weg in diese Richtung durchaus lohnt. Auch wenn der Umstieg anfangs langwierig und zeitraubend erscheint, rechnet sich dies für Ihr Unternehmen und Ihr Büromanagement binnen kürzester Zeit. Und das nicht nur intern, sondern für alle Ihre Geschäftsprozesse – auch für Ihre Tätigkeit als Sekretärin oder Teamassistentin!

 

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