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Ein Chefhandbuch führen

Ein Chefhandbuch führenWozu ein Chefhandbuch? Wer kennt die Eigenheiten, Vorlieben, Abneigungen und Rituale Ihres Chefs wohl besser als Sie? Im Unternehmen sind Sie als Sekretärin diejenige, die ein besonderes Verhältnis zu Ihrem Chef pflegt und am besten über seine Persönlichkeit Bescheid weiß.

Jedoch kommt es auch mal vor, dass Sie nicht im Büro sind – in diesem Fall muss das Wissen, welches Sie sich über Jahre erarbeitet haben, kurz und kompakt an Ihre Vertretung weitergeleitet werden.

 

(1)     Arbeitsweise Ihres Chefs

  • Wie wird eingehende Post bearbeitet?
  • Arbeitet Ihr Chef mit Tagesplänen/Postmappen?
  • Auf welche Weise ist die Ablage und Wiedervorlage gestaltet?
  • Gibt es eine morgendliche Konferenz?
  • Existieren besondere Bräuche oder Normen?

 

(2)    Informationstausch

  • Wie und wann findet der Informationsaustausch statt?
    • Zuruf
    • Telefon
    • E-Mail
    • Notizzettel
    • Persönliche Gespräche

 

(3)     Mitarbeiter

  • Erstellung eines aktuellen Organigramms
  • Welche Mitarbeiter sind am wichtigsten und stehen dem Chef am nächsten?
    • Welche Funktionen haben sie?
    • Mit welchen Sekretärinnen arbeiten Sie am engsten zusammen?
      • Wer ist wofür zuständig?

 

(4)     geschäftliche Kontakte

  • Liste der wichtigsten Geschäftspartner
  • Wer wird privilegiert behandelt?
  • Wessen Telefonate werden sofort durchgestellt?
  • Wer kommt auf die „Schwarze Liste“ (wird nicht durchgestellt)?

 

(5)     Terminierung

  • Wessen Terminierung erfolgt eigenständig?
  • Existieren Absprachen mit den Vorgesetzten?
  • Wann finden die bevorzugten Besuchszeiten statt?
  • Allgemeine Prozesse zum Kundendienst

 

(6)     private Unterlagen Ihres Chefs

  • Kreditkarte(n)
  • Bankverbindung(en)
  • Beiratsmandate
  • Familiäre Angelegenheiten
  • Personalausweis
  • Private Anschrift(en)
  • Impfpass
  • Miles&More- sowie Bahncard

 

! Worauf Sie achten sollten !

–> Sprechen Sie vertrauliche und private Daten mit ihrem Chef ab und legen Sie diese separat ab.

–> Geben Sie Ihrem Chef Bescheid, wo Sie das Chefhandbuch lagern. Sollten Sie einmal spontan nicht im Büro erscheinen können, kann er es an Ihre Vertretung weiterleiten.

 

Sehen Sie hierzu auch: CHECKLISTE: Chefhandbuch

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