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Effektive Arbeitsorganisation

Arbeitsorganisation


Um sich selbst optimal zu organisieren, können Sie Ihr tägliches Aufgabenpensum mithilfe einer Aktivitätenliste planen.

Je gründlicher Sie absehbare Aufgaben in Ihren Tagesablauf integrieren, desto besser werden Sie auch mit unerwarteten Ereignissen umgehen können.
Lassen Sie den Stress durch endlose Telefonate, unvorhergesehene Aufträge oder plötzlich entflammende Diskussionen der Vergangenheit angehören – werden Sie Profi in Sachen Selbstorganisation!


Was kann Ihre Aktivitätenliste?

  • Sie können Ihre Aktivitäten und Aufgaben besser überprüfen und haben stets die Übersicht über anstehende Aufträge.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Ziele auch wirklich umsetzen können, indem Sie auch Veränderungen und Entwicklungen anderer Mitarbeiter, die in das Tagesgeschäft eingebunden sind, in Ihrer Aktivitätenliste vermerken.
  • Sie wirken der „Zettelwirtschaft“ entgegen – kein Post-It Überfluss mehr!
  • Sie werden immer wieder an Ihre wesentlichen Aufgaben erinnert.

 

So erstellen Sie Ihre Aktivitätenliste[ds_preview]

  • Jede Aktivität aus Ihrem Verantwortungsbereich tragen Sie ein.
  • Notieren Sie zu jeder Aufgabe einen Termin, an dem diese fertiggestellt sein muss.
  • Wählen Sie für jede Aufgabe eine Priorität.
  • Überprüfen Sie Ihre Liste regelmäßig. Bei Bedarf fügen Sie Aufträge hinzu oder markieren erledigte Aufgaben mit einem Symbol oder Stichwort.
  • Bei Aufgaben, die bereits fertiggestellt sein sollten, setzen sie eine neue Terminierung.
  • Wenn Sie diverse Aufträge nicht unbedingt selbst erledigen müssen, können Sie diese ggf. an Mitarbeiter delegieren. Achtung: Die Termineinhaltung müssen Sie kontrollieren!

 

Effektive Gesprächsvorbereitung

Sicher kennen Sie solche Situation – stundenlang hält man sich in Meetings auf, führt Gespräche und diskutiert, doch was letztendlich an Ergebnissen durchsickert ist vergleichsweise minimal. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie sich auf Gespräche, Diskussionen und Verhandlungen vorbereiten – auf formelle und informelle. Formulieren Sie vor jedem Gespräch das Ziel, welches Sie erreichen wollen, aus; ihr sogenanntes „Mussziel“. Setzen Sie sich auch damit auseinander, welche Ihrer Zielvorstellungen sich wie auf Ihren Gesprächspartner auswirken können – positiv wie negativ.

  • Durch Zielformulierungen konzentrieren Sie sich auf essentielle Punkte im Gespräch. So vermeiden Sie belanglose Diskussionen!
  • Sie werden nicht von der Argumentation Ihres Gegenübers überrascht, sondern können darauf reagieren. Schließlich haben Sie sich damit auseinandergesetzt!

 

Um angemessene Ziele für Ihr Gespräch zu formulieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Was ist mein wesentliches Ziel?
  • Welche Punkte müssen bzw. können angesprochen werden?
  • Müssen Entscheidungen getroffen werden? Welche?
  • Was muss ich erreichen / was möchte ich erreichen?
  • Was muss ich vermeiden / was möchte ich vermeiden?
  • Was wird mein Gesprächspartner versuchen zu erreichen?
  • Gibt es Ziele, die übereinstimmen? Welche?
  • Welche (Ziel-)Konflikte können auftreten?
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