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Die richtige Urlaubsvertretung

Urlaubsvertretung


Um sicherzustellen, dass Sie einen stressfreien, erholsamen Urlaub verbringen können und auch danach nicht noch mehr Arbeit zu erledigen haben als vor Ihren Ferien ist es von enormer Bedeutung, eine zuverlässige Urlaubsvertretung zu organisieren.

Doch woher bekommt man eine kompetente Vertretung und woran erkennt man sie? Im folgenden Beitrag werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Urlaubsvertretung vorgestellt.


(1)     Frühzeitige Organisation

Damit sich nicht unnötig viel Arbeit anhäuft während Sie am Strand entspannen, sollten Sie rechtzeitig mit Ihrem Vorgesetzten abklären, wer Sie in Ihrer Urlaubszeit vertreten wird. Diskutieren Sie mit Ihm die Vor- und Nachteile einer Urlaubsvertretung und informieren Sie sich rechtzeitig, wie und wo sie geeigneten Ersatz finden.

 

(2)     Allgemeine Kriterien
Eine geeignete Urlaubsvertretung…

  • … hört gut zu und stellt viele Fragen, um möglichst genau in Erfahrung zu bringen, was für Aufgaben zu erledigen sind.
  • … hat geeignete Qualifikationen: Eine Ausbildung (und bestenfalls Berufserfahrung) im Sekretariat ist nie verkehrt!
  • … beherrscht die deutsche Rechtschreibung. Dies ist oft leichter gesagt als getan – eine mangelhafte Rechtschreibung wirkt jedoch enorm unprofessionell und kann einen Imageverlust zur Folge haben!
  • …spricht in keinem zu starken Dialekt, ist höflich und zuvorkommend.

 

(3)     Interne Vertretung
Eine naheliegende Option stellt dar, jemanden aus dem eigenen Unternehmen als Urlaubsersatz zu rekrutieren. Dies wäre theoretisch eine effiziente Möglichkeit, wenn genügend qualifizierte Mitarbeiter verfügbar sind. Jedoch nutzen viele Arbeitnehmer die Sommerzeit für ihren Urlaub, weswegen meist nicht ausreichend Mitarbeiter im Haus sind.  Auch müssten diese Urlaubsvertreter sich mit Ihren Aufgaben auskennen und diese zusätzlich zu ihren üblichen Aufgaben erledigen – was folgt sind unzufriedene Mitarbeiter und dürftige Aufgabenbewältigung.

 

(4)     Vertretung aus dem Bekanntenkreis
Bei Ihnen gut bekannten Personen können Sie am besten einschätzen, wie gut sie arbeitet und in welchem Ausmaß Sie sich auf denjenigen verlassen können. Hier liegt die Problematik oft dort, jemanden zu finden, der für Ihr Aufgabenfeld genügend qualifiziert ist.

 

(5)      Sekretariatsoutsourcing
Heutzutage können Sie ebenfalls die Dienstleistungen eines Sekretariatsservice in Anspruch nehmen. Ein solcher Service kann nach Bedarf hinzugezogen werden und arbeitet, je nach vorliegenden Aufgaben, direkt mit im Unternehmen oder von der jeweiligen Zentrale aus. Es stellt einen weiteren Vorteil dar, dass einige Anbieter selbstständige Unternehmer sind – so entstehen keine zusätzlichen Gehalts- und Lohnnebenkosten.

 

(6)      Zeitarbeiter & Werkstudenten
Viele Zeitarbeitsfirmen vermitteln sowohl Sekretärinnen als auch Kauffrauen mit abgeschlossener Ausbildung. Im Vergleich zum Sekretariatsservice kann es jedoch teurer werden, Arbeitskräfte über eine Zeitarbeitsfirma in Anspruch zu nehmen.
Vor allem in Universitätsstädten können Sie ebenfalls auf einen Werkstudenten zurückgreifen. Da ein Student in der Regel für mindestens ein Jahr an einem Ort bleibt und meist nicht nur während der kritischen Sommerzeit verfügbar ist, lohnt sich eine Einarbeitung in den Arbeitsbereich durchaus. Dazu kommt, dass Studenten meistens mit gängigen Computerprogrammen vertraut sind und auch in der Lage sind, schnell Neues dazuzulernen.

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