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Arbeiten mit Wiedervorlagesystemen

Wiedervolage System


Sie lieben Ihren abwechslungsreichen, vielfältigen Job im Büro.

Aber Sie kennen auch seine Kehrseite: Bei so vielen unterschiedlichen Aufgaben passiert es schnell, dass Aufträge übergangen oder vergessen werden oder mit Verzögerung begonnen werden. Abhilfe schafft da ein Wiedervorlagesystem.

 


(1)     Termine & Dazugehöriges
Unterlagen zu bestimmten Terminen ordnen Sie unter das jeweilige Datum in Ihr Wiedervorlagesystem ein. Ist Ihr Chef beispielsweise am dritten März zu einem Bankett in der Nachbarstadt eingeladen, legen Sie die Einladung sowie ggf. eine Wegbeschreibung in Ihr Wiedervorlagesystem ab. Achtung: Solche Unterlagen ordnen Sie stets am Tag vor Veranstaltungsdatum, hier beispielsweise am zweiten März, ein. So können Sie Ihrem Chef die Unterlagen rechtzeitig weiterleiten!

 

(2)     Offen bleibende Aufträge
Nicht selten kommt es vor, dass eine Aufgabe nicht beendet werden kann, da bestimmte Informationen oder Unterlagen fehlen, die Ihre Kollegen noch organisieren müssen. Auch hier: Legen Sie den Auftrag unter dem entsprechenden Datum im Wiedervorlagesystem ab. So können sie diesen als „vorerst abgeschlossen“ betrachten, vergessen Ihn jedoch nicht, wenn die fehlenden Informationen und Unterlagen zur Hand sind. Sie wissen bereits, wann Sie besagte Informationen bekommen werden? Dann heften Sie ihre vorerst abgeschlossenen Dokumente unter diesem Datum ab.

 

(3)     Komplexe, zeitlich aufwändige Aufgaben
Ordnen Sie Aufgaben, die mehr Zeit in Anspruch nehmen, nach „Aufgaben mit Vorgang“ und „Aufgaben ohne Vorgang“. Diese legen Sie in Ihrem Wiedervorlagesystem ab. Bei Aufgaben ohne Vorgang hinterlegen Sie Querverweise, auf welchen Sie notieren, was zu tun ist und bis zu welchem Datum.
Komplett ins Wiedervorlagesystem ordnen Sie Aufgaben mit Vorgang. Bei aufwändigen, umfassenden Aufgaben können Sie ebenfalls auf einen Querverweis zurückgreifen, wobei sie die Unterlagen zum Vorgang separat in eine Ablage für abgeschlossene Vorgänge einordnen. Auf dem Querverweis notieren Sie was zu tun ist, wann es zu tun ist und auch wo der Vorgang abgelegt wurde. So vermeiden Sie es, dass Ihr Wiedervorlagesystem unübersichtlich wird.

 

(4)     Arbeiten mit Abkürzungen
Mit sinnvoll gewählten und deutlich definierten Abkürzungen können Sie sich die Arbeitsorganisation erleichtern. Verwenden Sie stets die gleichen Abkürzungen, um Missverständnisse zu vermeiden und Einheitlichkeit zu gewährleisten. Folgende Kürzel eignen Sich für Ihr Wiedervorlagesystem:

R             Rechnung
B             Bericht
P             Protokoll
M             Memo
V             Vertrag
T             Telefonnotiz
GB          Geschäftsbrieg

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