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Abwicklung eingehender Bewerbungen

Abwicklung eingehender Bewerbungen

 

Alle Jahre wieder – insbesondere vor Beginn eines neuen Ausbildungsjahres erreichen Ihre Firma unzählige Bewerbungsmappen von potenziellen Azubis, Praktikanten und auch Mitarbeitern.

Wie jedoch bearbeitet man diese Bewerbungen gerecht und effizient, um den richtigen Kandidaten fürs Unternehmen zu finden?

 

(1)     Eine Vorauswahl treffen

Um Ihren Chef bei seiner Entscheidung zu entlasten, ist es Ihre Aufgabe, eine angemessene Vorauswahl zu treffen. Dabei besteht der erste, wesentliche Kritikpunkt aus den Grundanforderungen des Jobs/Praktikums/der Ausbildung. Gibt es hier nicht genügend Passung zwischen Bewerber und Anforderungen, werden die entsprechenden Bewerbungen zurückgesendet. Zur ordentlichen Prüfung der Bewerbungen sollten Sie sich einen Beurteilungszettel zur Hilfe nehmen, welcher den stellenbezogenen Anforderungskatalog enthält.

 

(2)     Organisation der Bewerbungen

1. Nach Erhalt der Bewerbungsmappen werden diese mit einem Eingangsvermerk markiert.

2. Die Bewerber erhalten eine Empfangsbestätigung.

3. Die Auswertung beginnt. Zunächst werden die Daten jedes Kandidaten aufgenommen:

  • Name und Vorname
  • Adresse
  • Kontaktdaten: Telefon- und Handynummer, E-Mail Adresse
  • Geburtsdatum und Geburtsort
  • Familienstand
  • Behinderung? Ja oder nein
  • Schulischer Werdegang
  • Studium
  • Ggf. Abschluss und Abschlussnote
  • Evtl. Praxiserfahrungen
  • Evtl. Gehaltsvorstellungen
  • Bemerkungen

4. Es folgt die Einordnung in Kategorien:

  • Erster Rang (A)
    –> Bewerber erhalten Zusage und werden zum Vorstellungsgespräch eingeladen
  • Zweiter Rang (B)
    –> Bewerber, die sich in der „Warteschleife“ befinden und ggf. zum Gespräch eingeladen werden
  • Dritter Rang (C)
    –> Bewerber erhalten eine Absage

5. Es werden Einladungen an Bewerber des ersten Rangs und Absagen an Bewerber des dritten Rangs versendet

6. Nach den Vorstellungsgesprächen mit Bewerbern der Gruppe A wird eine Vorauswahl getroffen: Konnte sich daraus kein Bewerber qualifizieren, wird ein Kandidat des zweiten Ranges zum Gespräch eingeladen

7. Mit ausgewählten Bewerbern wird der Arbeitsvertrag abgeschlossen

8. Die restlichen Kandidaten erhalten eine Absage

 

(3)     Bewerberscreening

Um beim Auswahlverfahren Zeit zu sparen, können Sie eine Screening-Software nutzen, welche automatisch den besten Bewerber auswählt und den restlichen Kandidaten absagt. Viele Unternehmen setzen auf spezielle Bewerbungsformulare auf Ihren Webseiten, welche die Bewerber online ausfüllen können. Ein solches Bewerbungsformular erfragt persönliche Angaben und ermöglicht das Versenden von Bildern, Zeugnissen, oder Schriftdateien. Ihr Vorteil: Das Papierchaos fällt weg und Sie haben die Unterlagen direkt als Textdatei auf Ihrem Computer zur Verfügung.
Beim Bewerberscreening wird zuerst ein Fragebogen ausgefüllt, welcher dann mithilfe der Software gescannt wird. Die Eingaben des Kandidaten werden mit den vordefinierten Auswahlkriterien verglichen und geeignete Bewerber werden direkt zum persönlichen Gespräch eingeladen.

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