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10 Möglichkeiten, Meetings effizient zu gestalten

Meetings effizient gestalten

 

Besprechungen machen einen enormen Teil Ihrer Arbeit aus. Umso wichtiger ist es, diese Zeit gut zu organisieren und clever zu nutzen.

Überlassen Sie nichts dem Zufall – wir zeigen Ihnen, wie Sie die Zeit strukturiert planen können und eine Konferenz effizient organisieren.

 


(1)     Vorbereitete Teilnehmer.
Fordern Sie die Teilnehmer dazu auf, sich mit den vorgesehenen Punkten für die Besprechung auseinanderzusetzen. Sind Unterlagen vorzubereiten, sollten diese rechtzeitig zur Verteilung bei Ihnen eingereicht werden. Haken Sie evtl. bei Ihren Kollegen nach.

 

(2)     60:20:20-Regel der Zeitplanung.

  • 60%: fest verplanen für wesentliche Aufgaben: Routineangelegenheiten, Berichte über aktuelle Umstände oder Veränderungen, Meinungen der Teilnehmer,…
  • 20%: reservieren für unvorhersehbare Anliegen, aktuelle Themen,…
  • 20%: für Soziales: Pausen, Gespräche, gemeinsames Essen –> Sozialer Aspekt ist bei Meetings sehr wesentlich!

 

(3)     Durchatmen. Organisieren Sie genügend Pausen. Bestenfalls nach 45 oder 50 Minuten für jeweils 5-10 Minuten!

 

(4)     Zeitlichen Aufwand abwägen. Bei Aufnahme eines neuen Besprechungspunktes sollten Sie gleich den zeitlichen Aufwand einschätzen, den die Erörterung des Themas mit sich bringt. So behalten Sie den Überblick!

 

(5)     Vermeidung unnötiger Besprechungen. Tauschen Sie sich mit Vorgesetzten und Kollegen darüber aus, auf welche überflüssigen, mühsamen Besprechungen Sie verzichten können. Schlagen Sie vor, auf schriftliche Nachrichten oder das Telefon zurückzugreifen, wenn kein persönliches Gespräch vonnöten ist.

 

(6)     Aufgabenplan. Erstellen Sie eine Liste mit den Themen, die in der Konferenz auf Sie und Ihre Kollegen zukommen und verteilen Sie diese vor Beginn der Besprechung.

 

(7)     Besprechung vermeidbar? Konferenzen bringen hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand mit sich. Setzen Sie sich gemeinsam mit Ihrem Chef damit auseinander, ob eine Besprechung wirklich den besten, effizientesten Weg darstellt.

 

(8)     Dauer des Meetings. Ist von vornherein geplant, wie lang die Besprechung dauern wird, lässt sie sich für alle Beteiligten besser einplanen und motiviert Ungeduldige, bis zum Ende zu bleiben. Ein angenehmer Nebeneffekt: Leidenschaftliche Redner schweifen weniger aus!

 

(9)     Schriftlich festhalten. Machen Sie kommende Termine schriftlich fest und verteilen Sie das Dokument an die Teilnehmer. Legen Sie direkt auch den zeitlichen Aufwand der einzelnen Punkte fest!

 

(10)     Sprechen Sie sich ab. Sie möchten schließlich nicht alleine zum Meeting erscheinen – Sprechen Sie Ihre Vorschläge des Zeitplans mit ihren Kollegen ab und passen ihn gegebenenfalls an.

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