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Tools und Organisationshilfen

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Dokumente werden per Post versandt, Notizen hält man am besten auf Post-Its fest, für Kollegen und Mitarbeiter ist man stets erreichbar und hilfsbereit…

Sicherlich haben auch Sie in Ihrer Ausbildung gelernt, wie Sie bestimmte Dinge organisieren, gestalten oder handhaben sollten. Zwingen Sie sich nicht, daran festzuhalten und finden Sie Ihren eigenen Weg, Ihre Arbeit optimal zu organisieren. In unserer Rubrik „Tools und Organisationshilfen“ finden Sie eine Reihe von Möglichkeiten, wie Sie Ihren Büroalltag effizienter gestalten können.

 

unsere Themen:

Papierreduziertes Büro

bueroorganisation-briefvorlagen-officetrendFrüher war es Gang und Gäbe, alle Unterlagen in einen Umschlag zu stecken und dem Kunden, den Geschäftspartner oder Interessenten die notwendigen Dokumente zukommen zu lassen.

Heutzutage kann dieser oftmals auch langwierige Postweg schnell und unkompliziert mit wenigen Mausklicks umgangen werden. In Zeiten modernster Technik sparen Sie so nicht nur Platz, sondern auch Zeit.

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Überblick mit Ordnern

bueroorganisation-bureau-officetrendHaben Sie schon einmal darüber nachgedacht, wie lange Sie jeden Tag mit dem Suchen nach benötigten Unterlagen verbringen?

Auch wenn Sie die Zeit später wieder „reinholen“, lässt sich diese doch deutlich sinnvoller nutzen. Mit einer leicht nachvollziehbaren Ablage erleichtern Sie zudem Ihren Kollegen die Arbeit, falls diese eine Akte suchen und Sie selbst gerade nicht am Platz sind.

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Cloud Computing

bueroorganisation-buero-auf-zeit-officetrendDas Cloud Computing gehört zu den wichtigsten Trends im IT-Bereich.

Bereits heute nutzen zahlreiche Menschen im privaten Bereich eine Cloud um beispielsweise Fotos, Musik oder andere Dateien zwischen Smartphone und heimischem Rechner zu synchronisieren. Doch auch im beruflichen Alltag gewinnt das Arbeiten mit der Cloud immer mehr an Bedeutung. Insbesondere Ihre Arbeit im Office könnte dabei maßgeblich beeinflusst werden.

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Abwicklung eingehender Bewerbungen

Abwicklung eingehender BewerbungenAlle Jahre wieder – insbesondere vor Beginn eines neuen Ausbildungsjahres erreichen Ihre Firma unzählige Bewerbungsmappen von potenziellen Azubis, Praktikanten und auch Mitarbeitern.

Wie jedoch bearbeitet man diese Bewerbungen gerecht und effizient, um den richtigen Kandidaten fürs Unternehmen zu finden?

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Ein Chefhandbuch führen

Ein Chefhandbuch führen

Wozu ein Chefhandbuch? Wer kennt die Eigenheiten, Vorlieben, Abneigungen und Rituale Ihres Chefs wohl besser als Sie? Im Unternehmen sind Sie als Sekretärin diejenige, die ein besonderes Verhältnis zu Ihrem Chef pflegt und am besten über seine Persönlichkeit Bescheid weiß.

Jedoch kommt es auch mal vor, dass Sie nicht im Büro sind – in diesem Fall muss das Wissen, welches Sie sich über Jahre erarbeitet haben, kurz und kompakt an Ihre Vertretung weitergeleitet werden.

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Das Eisenhower Prinzip und seine Anwendung

Eisenhower PrinzipDwight Eisenhower, ehemaliger Präsident der USA und Oberkommandant der alliierten Streitkräfte im zweiten Weltkrieg, hatte ein ebenso einfaches wie wirkungsvolles Prinzip.

Mit dem sogenannten Eisenhower-Prinzio soll einfacher entschieden werden können, was wichtig ist und was nicht wichtig ist.

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Kurierdienste

KurierdienstIhr Terminplan ist mal wieder berstend voll und irgendwie sollen Sie es auch noch schaffen, wichtige Briefe Ihres Chefs zur Post zu bringen?

Es soll also im null Komma nichts von A nach B gehen? Stressen Sie sich nicht – nehmen Sie die Leistungen eines Kurierdienstes in Anspruch!

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10 Möglichkeiten, Meetings effizient zu gestalten

Meetings effizient gestaltenBesprechungen machen einen enormen Teil Ihrer Arbeit aus. Umso wichtiger ist es, diese Zeit gut zu organisieren und clever zu nutzen.

Überlassen Sie nichts dem Zufall – wir zeigen Ihnen, wie Sie die Zeit strukturiert planen können und eine Konferenz effizient organisieren.

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Wie Sie Personalakten optimal managen

Personalakten managenWohin mit den ganzen Daten? Personalakten sind äußerst wichtige Dokumente, welche sorgsam behandelt werden sollten. Schließlich beinhalten Sie sowohl persönliches Material als auch Arbeitsverträge, zusätzliche Vereinbarungen, auch Lob und Beschwerden finden ihren Weg in die Akte.

Da es keine offiziellen Richtlinien gibt, wie eine Personalakte geführt werden soll, wird der Umgang mit Personaldaten überall anders gehandhabt.

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Praktikum – die Tücken der Gehaltsabrechnung

Praktikanten im Unternehmen - Tücken der GehaltsabrechnungAbhängig davon, wann ein Praktikum bzw. welche Form des Praktikums abgelegt wird, fallen bestimmte Kosten an.

Die Regelungen sind nicht so einfach zu behalten, deshalb finden Sie hier die wichtigsten Kosten und ihre Bedingungen aufgelistet und können diese bei Bedarf immer wieder abrufen.

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Schluss mit Verzetteln – das Superbuch kommt

Schluss mit VerzettelnIn vielen Büros werden Termine, Rufnummern oder Angelegenheiten planlos darauf notiert, was gerade zur Hand ist. Blöd jedoch, wenn man im Nachhinein nicht mehr weiß, wo man etwas notiert hat oder natürlich genau dieses Zettelchen bereits versehentlich im Mülleimer gelandet ist.

Abhilfe schafft das Superbuch: In Ihr persönliches Superbuch notieren Sie schlichtweg alles. Ob Rufnummern, Gesprächsnotizen, Anfragen, Ideen, Dinge die Sie erledigen wollen und Sachen an die Sie denken müssen.

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Studentische Aushilfen & Co. – was ist vorgeschrieben?

Studentische AushilfenAbhängig davon, wann ein Studentenjob abgelegt wird, fallen bestimmte Kosten an.

Einen Überblick über die wichtigesten Regelungen finden Sie hier.

 

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Die richtige Urlaubsvertretung

UrlaubsvertretungUm sicherzustellen, dass Sie einen stressfreien, erholsamen Urlaub verbringen können und auch danach nicht noch mehr Arbeit zu erledigen haben als vor Ihren Ferien ist es von enormer Bedeutung, eine zuverlässige Urlaubsvertretung zu organisieren.

Doch woher bekommt man eine kompetente Vertretung und woran erkennt man sie? Im folgenden Beitrag werden Ihnen verschiedene Möglichkeiten der Urlaubsvertretung vorgestellt.

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Wiedereinstieg nach dem Urlaub

Wiedereinstieg nach dem UrlaubDamit „nach dem Urlaub“ nicht „vor dem Chaos“ bedeutet, sollten Sie sich nach Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub mit ihrer Vertretung kurzschließen und sich von Ihr darüber informieren lassen, was während Ihrer Abwesenheit im Büro passiert ist.

Wenn Sie Bescheid wissen, was alles erledigt wurde und welche Aufgaben noch ausstehen, können Sie direkt wieder ins Tagesgeschäft einsteigen!

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Arbeiten mit Wiedervorlagesystemen

Wiedervolage SystemSie lieben Ihren abwechslungsreichen, vielfältigen Job im Büro.

Aber Sie kennen auch seine Kehrseite: Bei so vielen unterschiedlichen Aufgaben passiert es schnell, dass Aufträge übergangen oder vergessen werden oder mit Verzögerung begonnen werden. Abhilfe schafft da ein Wiedervorlagesystem.

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Wohin mit der Post?

Wohin mit der PostAls Sekretärin ist es auch Ihre Aufgabe, Briefe und Sendungen zu organisieren.

Wenn Sie wissen, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist und für welche Arbeitsbereiche ihr Chef und Ihre Mitarbeiter zuständig ist, können Sie eingehende Sendungen entsprechend verteilen.

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Effektive Arbeitsorganisation

ArbeitsorganisationUm sich selbst optimal zu organisieren, können Sie Ihr tägliches Aufgabenpensum mithilfe einer Aktivitätenliste planen.

Je gründlicher Sie absehbare Aufgaben in Ihren Tagesablauf integrieren, desto besser werden Sie auch mit unerwarteten Ereignissen umgehen können.
Lassen Sie den Stress durch endlose Telefonate, unvorhergesehene Aufträge oder plötzlich entflammende Diskussionen der Vergangenheit angehören – werden Sie Profi in Sachen Selbstorganisation!

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Mit Ihrem persönlichen Arbeitsprofil zum Arbeitsprofi!

ArbeitsprofilEs gibt Zeiten, da strotzen Sie nur so vor Energie, und leider auch Momente, in denen Ihnen nichts lieber wäre als ein kleines – oder größeres – Nickerchen.

Unser Biorhythmus bestimmt, wann wir munter sind und wann erschöpft, und zwar bei jedem Menschen individuell.

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Merkmale einer ausgezeichneten Projektmanagerin

ausgezeichnete ProjektleiterinIm Folgenden sind verschiedene Aspekte unter den Kategorien Eigenmotivation, Organisationsmanagement, Kommunikation, Teamführung, Fachkompetenz, Weiterbildungsbereitschaft, Verhandlungsfähigkeit, Kundenorientierung, Flexibilität und Schadensmanagement aufgeführt.

In welchen Aussagen erkennen Sie sich wieder? Je mehr Punkten Sie zustimmen können, desto besser beherrschen Sie das Aufgabengebiet eines Projektleiters!

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Verjagen Sie Ihre Zeitdiebe!

ZeitdiebeWer kennt es nicht: für den Tag nimmt man sich dies und jenes vor, doch am Abend stellen Sie fest, dass davon gerade mal ein Drittel – wenn überhaupt – erledigt wurde.

Die gute Nachricht: Es liegt nicht daran, dass Sie mangelhaft leistungsfähig sind.
Die schlechte Nachricht: Sie lassen sich immer wieder Ihrer Zeit berauben.
Die Lösung: Erstellen Sie ein Aktivitätenprotokoll, um zu dokumentieren, womit Sie Ihre Zeit verbringen – und verschwenden.

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Durch Aufzählung Struktur in Texte bringen

AufzählungDie direkte Übermittlung von Nachrichten ist das eigentliche Ziel eines Geschäftsbriefes, doch immer öfter bekommt man Briefe auf den Schreibtisch, in welchen man sich die Informationen mühsam heraus picken muss.

Lange unübersichtliche Textblöcke zu schreiben scheint in der Mode zu sein, doch verfehlt die Art der Informationsübermittlung ihren Zweck. Die Lösung zur Vermeidung solcher Textblöcke lautet: Aufzählungen.

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Nervige Werbebriefe und was man dagegen tun kann

WerbebriefeMonat für Monat bekommen Sie nun unerwünschte Werbung von einem Hersteller für Bürobedarf, obwohl Sie nie ein Interesse an diesen Werbeunterlagen hatten.

Wenn Sie keine Lust mehr haben, diese Werbung jedes Mal aufs Neue in den Papierkorb zu werfen, können Sie diese Werbebriefe auch abbestellen, und zwar so.

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Textstruktur durch Markiertechnik

MarkiertechnikWenn Sie lange Texte vor sich liegen haben, ist es oft mühsam und vor allem zeitaufwendig diese mehrmals komplett zu lesen. Sparen Sie sich mit ein paar einfachen Markiertechniken diese Arbeit.

In der Regel ist am hilfreichsten, wenn Sie wichtige Informationen deutlich hervorheben und Zusammengehörendes kennzeichnen. Also zücken Sie den Markierstift und ran an den Text!

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CHECKLISTE: Chefhandbuch

ChecklistDiese Checkliste soll Ihnen dabei helfen, die Schwerpunkte Ihres Chefhandbuchs herauszufinden.

Wie arbeitet Ihr Chef, welche Informationen werden mit wem ausgetauscht, überblicken Sie die wichtigsten internen und externen Kunden Ihres Unternehmens, wie gehen Sie bei der Terminlegung vor, welche privaten Unterlagen Ihres Chefs sind wo zu finden?

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CHECKLISTE: Aufschieberitis

ChecklistIdentifizieren Sie die Aufgaben, die Sie gerne aufschieben und finden Sie dann die Ursachen raus.

Dafür müssen Sie zu sich ehrlich sein. Die folgende Checkliste hilft Ihnen dabei.

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CHECKLISTE: Nach dem Urlaub

ChecklistDer Urlaub ist vorbei und Sie dürfen Ihre Vertretung wieder ablösen.

In der Zwischenzeit wird so einiges passiert sein und es wird wieder eine Weile dauern, bis Sie in allen Bereichen wieder auf dem neuesten Stand sind. Damit dieser Prozess aber möglichst reibungslos ablaufen kann, checken Sie am besten diese Liste hier ab.

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Apps, die Ihnen den Alltag erleichtern

WorkaholismusIn der modernen Gesellschaft ist es schon fast obligatorisch, mit einem Smartphone durch die Welt zu gehen. Ein gutes Argument dafür sind in jedem Fall die Vielfalt an Apps, die einem –zumindest meistens – das alltägliche Leben erleichtern können. Wir stellen Ihnen 8 Apps vor, die Sie bei der Organisation Ihres Alltags unterstützen.

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