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Geschäftsreisen vorbereiten

Geschäftsreisen vorbereiten


Ihr Chef ist schon in Aufruhr, weil er mal wieder einen Geschäftspartner im Ausland treffen muss. Alles muss organisiert, gemanaget und abgestimmt werden.

Als Sekretärin gehört es wahrscheinlich zu Ihren Aufgaben, die Geschäftsreisen Ihres Chefs und das „Drumherum“ zu organisieren. Flug, Mietwagen, Hotel – damit Sie dabei nichts vergessen, wir haben Ihnen eine Liste mit allen wichtigen Punkten vorbereitet.


(1)     Die Reise

  • Flug buchen und Buchungsbestätigung nicht vergessen!
  • Datum, Uhrzeit, errechnete Dauer des Fluges und der Reise, Flugnummer und Terminal notieren
  • Flüge vor/nach dem gebuchten Flug vermerken: Bei Umplanungen müssen Sie evtl. umbuchen.
  • Für den Transfer vom Flughafen zum Zielort: Mieten Sie einen Wagen oder buchen eine Bahnfahrt.
  • Wichtig: Planen Sie Pufferzeiten am Anreisetag. Möglicherweise startet der Flug verspätet!

 

(2)     Das Hotel

  • Wichtig: Bei vielen Hotels ist nach 18 Uhr keine Anreise mehr möglich. Landet das Flugzeug erst spät, sollten Sie die spätere Anreise explizit absprechen (hierzu auch: CHECKLISTE: Hotelbuchung).

 

(3)     Wichtige Unterlagen

  • Reisepass und/oder Personalausweis: Informieren Sie sich, in welchen Ländern ein Reisepass vonnöten ist und ob eine Mindestgültigkeit existiert.
  • Ist ein Visum notwendig?
  • Wie steht es um die Einreisebestimmungen des Landes?
  • Braucht Ihr Chef evtl. einen internationalen Führerschein?
  • Notieren Sie Nummern von Dokumenten und Schecks.
  • Für den Fall der Fälle: Kopieren Sie wichtige Unterlagen und bewahren sie getrennt von den Originalen auf.

 

(4)     Versicherungen

  • Reiserücktrittsversicherung
  • Gepäckversicherung
  • Auslandskrankenversicherung
  • ADAC-Karte, Schutzbrief, Versicherungskarte

 

(5)     Finanzen

  • Devisen
  • Reisechecks
  • Kreditkarten (+ Nummer und Sperrnummer für das Ausland)

 

(6)     Bürointern

  • E-Mails umleiten, Abwesenheitsmeldung
  • Rufumleitung bzw. Anrufbeantworter besprechen
  • Reiseplan im Büro lassen
  • Ggf. Vollmachten ausstellen

 

(7)     und sonst…

  • Was braucht Ihr Chef sonst auf seiner Reise? Erinnern Sie ihn an Visitenkarten, seinen Terminplaner, ggf. wichtige Adressen und Rufnummern.
  • Notieren Sie Adressen von Ämtern und Botschaften.
  • Je nach Reiseland gibt es evtl. unterschiedliche Steckdosen. Finden Sie heraus, ob Ihr Chef einen Adapter für seinen Laptop/Handy und Co braucht.

 

Abschließend…
…überprüfen Sie, ob alle Dokumente vollständig sind.
…kopieren Sie auch die Reiseunterlagen, damit Sie im Falle einer Umbuchung gewappnet sind.
…ordnen Sie alle Dokumente chronologisch in einer Mappe oder Ablage.

 

Informationspool aufbauen

Sicherlich bleibt es nicht bei der einen Geschäftsreise Ihres Vorgesetzten. Damit Sie nicht alles jedes Mal von Beginn an organisieren müssen, können Sie sich einen Informationspool anlegen. Zwar kostet es etwas Mühe, diesen immer auf aktuellem Stand zu halten, doch wird er Ihnen letztlich einiges an Aufwand ersparen.

Information nach Themenbereichen: Sammeln sie Informationen zu den unterschiedlichen Teilbereichen und legen sie thematisch geordnet in Ordner ab. Als beispielhafte Einteilung können Sie die oben dargestellte Liste betrachten, welche Sie jedoch noch etwas genauer ausführen sollten. Zum Beispiel zusätzliche Unterpunkte zum Thema Mietwagen vermerken, wie Routenplaner, Autovermietung, Werkstätten, Automobilclub,…

Recherchieren Sie im Internet jeweils nach Routenplanern, Werkstätten, Autovermietungen, etc. Vergleichen Sie Preise, Konditionen und Anbieter. Da dieses sich jedoch stetig ändert, bietet es sich an, vor jeder Buchung erneut die einzelnen Dienstleister zu vergleichen.

 

Sehen Sie hierzu auch: CHECKLISTE: Geschäftsreise

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