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Auslandsreisen planen – aber richtig!

Auslandsreise planen

Möglicherweise arbeiten Sie in einem international agierenden Unternehmen und sind bereits damit vertraut, die Geschäftsreisen Ihres Chefs zu organisieren. Eine solche Exkursion muss sorgsam geplant werden.

Je nachdem, ob Ihr Chef zum wiederholten Mal in ein Land reist oder ob es sich um eine Erstreise handelt, gestalten sich die Vorbereitungen mehr oder weniger arbeitsintensiv für Sie. Besonders in letzterem Fall sollten Sie viele Informationen zum Reiseland sammeln, die Organisation vor Ort initiieren und sich um die Reisedokumente Ihres Chefs kümmern.


(1)      Wesentliches

  • Wohin geht die Reise?
  • Wann ist sie geplant und für welchen Zeitraum?
    • Besprechen Sie die Einzeltermine mit den Geschäftspartnern ab oder erledigt dies ihr Chef?
  • Mit welchen Verkehrsmitteln möchte Ihr Vorgesetzter (nicht) reisen? Welche Distanzen legt Ihr Chef wann zurück?
  • Welche kulturellen Besonderheiten gibt es beispielsweise bei Arbeitsgewohnheiten? Müssen Sie nationale Feiertage berücksichtigen?

 

(2)     Informationsbeschaffung

  • Über die deutschen Außenhandelskammern
    • Informationen über Land und Leute, Politik, Wirtschaft, allgemeine Bevölkerung
    • Daten und Fakten zu Marktstudien, Adressauskünfte, Bonitätsprüfungen, Messevertretungen und Unternehmerreisen
  • Über die Internetseite des Auswärtigen Amtes
    • Informationen zu Politik und Wirtschaft sowie Kultur und Geschichte
    • Informationen zu Einreisebestimmungen, Zollvorschriften, strafrechtliche Anordnungen und medizinische Auskünfte
    • Angaben zu deutschen Instituten im Zielland

 

(3)     Die gezielte Planung

  • Welche Dokumente benötigt Ihr Vorgesetzter für seine Reise? Denken Sie an seinen Personalausweis, den Führerschein (ggf. KFZ-Zulassung), Versicherungskarte, Auslandskrankenversicherung, Kreditkarten
    • Benötigt Ihr Vorgesetzter ein Visum? Das müssen Sie eventuell beantragen!
  • Gibt es für das Zielland bestimmte Impfvorschriften? Informieren Sie sich dahingehend und planen Sie ggf. Impftermine.
  • Fährt Ihr Vorgesetzter mit dem Auto? Informieren Sie sich über eventuelle Vignetten- oder Mautpflichten. Drucken Sie die voraussichtliche Route über einen Routenplaner aus.
  • Führt die Reise in ein Land mit einer fremden Währung? Erkundigen Sie sich, welche Zahlungsmittel im Zielland ratsam sind.
  • Wie steht es um die Netzabdeckung im Zielland? Recherchieren Sie die Preise für Auslandsgespräche und suchen Sie ggf. Alternativen zur Handynutzung.
  • Wie ist die Wetterlage am Zielort?  Informieren Sie sich und teilen Sie es Ihrem Chef möglichst rechtzeitig mit, damit er sich darauf vorbereiten kann.

 

(4)     Organisation vor Ort

  • Buchen Sie Flugticket/Fahrkarte und bestellen Sie ggf. einen Mietwagen.
  • Kümmern Sie sich um den Transfer vom Flughafen zum Zielort: Wird Ihr Chef abgeholt? Fährt er selbst oder nimmt er die Bahn? Informieren Sie Ihren Chef darüber, wer ihn wann abholen wird bzw. wie er in welcher Zeit selbst am besten zum Zielort kommt. Gegebenenfalls organisieren Sie das Bahnticket und teilen Ihrem Chef Informationen zu Umstiegen, Strecken etc. mit.
  • Buchen Sie das Hotelzimmer und fordern Sie Hotelprospekte an. Ggf. schließen Sie eine Reisegepäckversicherung ab.
  • Ist Ihr Chef interessiert an sportlichen Tätigkeiten oder befasst er sich lieber mit Kultur? Erkundigen Sie sich, wie er seine Freizeit am Zielort verbringen möchte und kümmern Sie sich um Angebote und Informationen.

!  Planen Sie stets Pufferzeiten ein  ! 

 

Weitere hilfreiche Informationen finden Sie unter Geschäftsreisen vorbereiten.

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