Wissensmanagement

Wissensmanagement


Wer will, dass ihm die anderen sagen, was sie wissen, der muss ihnen sagen, was er selbst weiß. Das beste Mittel Informationen zu erhalten, ist, Informationen zu geben.

heißt es in einem Zitat von Niccoló Michialvelli, einem florentinischen Philosophen, Politiker, Diplomat und Dichter. Dieser Grundsatz lässt sich auch auf das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen übertragen.

 

Wissen ist Macht und am wenigsten wert, wenn es nur in den Köpfen der Mitarbeiter bleibt. Sichern Sie also das Wissenspotential, das in Ihrem Unternehmen zusammenkommt.

 

Definition: Wissen

Unter den Begriff Wissen fallen alle Fähigkeiten und Kenntnisse des Menschen, die eingesetzt werden, um ein Problem zu lösen. Wissen kann als Daten und Informationen in unserem Kopf verstanden werden. Wissen entsteht durch die Kommunikation, den Transfer und die Nutzung.

Wissen ist dann hilfreich, wenn es mit anderen geteilt wird. Der Mitteilungsprozess setzt immer auch die Zugänglichkeit der Informationen voraus. Natürlich ist das Wissen vor allem dann brauchbar, wenn es zur richtigen Zeit am richtigen Ort generiert wurde und im Konkurrenzkampf zum Vorteil genutzt werden kann. Um Informationen nutzen zu können, muss also auch das Timing stimmen. Ist das Wissensmanagement in Ihrem Unternehmen effizient, so sind in Ihrem Unternehmen alle Wissensressourcen verfügbar.

 

Ihre Rolle

Sie als Sekretärin stellen sozusagen den Knotenpunkt des Kommunikationsnetzes dar. Sie übernehmen die Funktion der Wissensverarbeitung und –verbreitung. Mit Ihrem Fachwissen können Sie einschätzen, für wen die Informationen relevant sind. Damit Sie diese Aufgaben übernehmen können, benötigen Sie die relevanten Informationen frühzeitig sowie ein internes und externes Netz, in dem Sie sie zugänglich verbreiten.

 

Wissensaustausch anregen

Bringen Sie die Personen in Ihrem Unternehmen dazu, dass sie ihr Wissen austauschen möchten. Alle Mitarbeiter sollen am selben Strang ziehen und den Informationspool für jedermann verfügbar machen. Betreiben Sie eine Vertrauenskultur in Ihrem Unternehmen, ansonsten werden Informationen aus Neid und falschen Vorteilsgedanken nicht preisgegeben. Dieses Vertrauen sollte auch auf Führungsebene vorgelebt werden. Der Wissensaustausch sollte belohnt und anerkannt werden. Erhöhen Sie den Anreiz in Ihrem Unternehmen, indem die Qualität und Anzahl der geteilten Information im Gehalt berücksichtigt werden. Es könnten gezielt verschiedene Datenbanken oder Websites eingeführt werden, auf welchen man Daten zu Kunden, der Konkurrenz, dem Marktwissen oder allem, was relevant sein könnte, findet. Diese Seite könnte dann von einem erfahrenen und vertrauenserweckenden Wissensmanager überwacht werden, der die Funktion eines Ansprechpartners übernimmt.

 

Aufbau des Wissenspools

Setzen Sie sich Ziele, die Ihren Prozess auf dem laufenden Niveau halten und Ziele, die das Niveau steigern.

  • Haben Sie einen Überblick über Ihr Wissen?
  • Wie sehen Ihre Wissensziele aus?
  • Wie können Sie Ihr Wissen konkret nutzen?
  • Haben Sie die Unterstützung Ihres Chefs?
    • Verwenden Sie konkretes Material (wissenschaftliche Studien, Literatur zum Thema Wissensmanagement), um Ihren Vorgesetzten zu überzeugen.
  • Wissen Sie, welche Wissensquellen (Seminar, Internet, Berater, Forum von OfficeTrend…) Ihnen helfen?
  • Strukturieren Sie nach Oberbegriffen.
  • Verwenden Sie die passenden Archivierungssysteme?
    • Vorschläge: Internet, Intranet, Datenbanken, elektronische Dokumentenmanagementsysteme
  • Halten Sie Ihr Wissen organisiert fest?
    • Checklisten, Informationen zu Vorgängen und Abläufen

–> Für ein erfolgreiches Wissensmanagement benötigt man sowohl Daten und Fakten als auch ein funktionierendes Kommunikationsnetzwerk und einen reibungslosen Informationsfluss.

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