Management-Wissen

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Die Aufgabe des Sekretariats ist die Unterstützung von Führungskräften und wird allgemein eher mit Büroorganisation gleichgesetzt.

Die heute stärker vernetzte Unternehmensumwelt hat jedoch zu einer Erweiterung des Aufgabenbereichs geführt, weswegen Sekretärinnen auch in der Lage sein müssen, Managementprozesse zu verstehen und zu begleiten. In diesem Beitrag wird auf wichtige übergeordnete Management-Begriffe eingegangen, welche heutzutage in nahezu allen Unternehmen alltäglich sind.


(1)     Wissensmanagement

Hinter diesem Begriff verbirgt sich der Erwerb, der Transfer, die Speicherung und die Nutzung von Wissen. Wissen, d.h. die Kenntnisse der Mitarbeiter, ist wichtiges Kapital für den unternehmerischen Erfolg und sollte daher ein entscheidendes Kriterium bereits bei der Personalauswahl sein. Ist das Wissen innerhalb des Unternehmens, ist es ratsam, dies im Rahmen eines praktizierten Wissensmanagements zu erweitern (z.B. durch Schulungen), zu transferieren (Austausch in regelmäßigen Sitzungen/Workshops) und zu konservieren (so dass es bei Verlust eines Mitarbeiters nicht verloren geht). Auch sollte bisher unerkanntes Wissen, durch Motivation von Mitarbeitern zur Beteiligung an neuen Prozessen und Schaffung entsprechender Kommunikationswege geborgen werden. Jeder Mitarbeiter wird so in die Lage versetzt, sein Wissen in die tägliche Arbeit einzubringen.

 

(2)     Lean Management

Lean Management ist die Bezeichnung für ein Managementkonzept zur Schaffung einer schlanken Unternehmensstruktur und der Beschleunigung von Prozessen. Ziele des Lean Management sind eine verbesserte Kundenorientierung und Kostensenkungen. Im Idealfall wird somit verhindert, dass mehrere Abteilungen deckungsgleiche Aufgaben wahrnehmen und die Kundenanforderungen durch zu viel nach innen gerichtete Tätigkeiten aus den Augen verlieren.
Der prägendste Bestandteil ist die Dezentralisierung, was bedeutet, dass Aufgaben und Kompetenzen auf viele Mitarbeiter übertragen, direkte Kommunikatioswege und flache Hierarchien geschaffen werden, um Entscheidungsprozesse zu verkürzen. Dies kann eine gesteigerte Motivation der Mitarbeiter bewirken, da sie an Entscheidungen beteiligt werden, aber auch zu Überforderungen führen. Wichtig: Lean Management wird oft nur mit Mitarbeiterentlassung gleichgesetzt, dabei ist es ein Instrument, um effizienter zu arbeiten und somit die Wichtigkeit der eigenen Tätigkeiten zu erhöhen.

 

(3)     Change Management

Unternehmen sind Bestandteil einer lebendigen, sich ständig verändernden Umwelt, sei es durch neue Gewohnheiten der Konsumenten, daraus resultierend neue Produkte und Herstellungsverfahren, oder gesetzliche Veränderungen, worauf diese sich stets anpassen müssen, um im Wettbewerb zu bestehen. Dafür spielt es eine entscheidende Rolle, die Mitarbeiter bei Veränderungen und Umstrukturierungen in den Prozess mit einzubinden, um keine Motivationskrisen und Blockade der Neuerungen auszulösen.
Diese Aufgabe wird mittels des Change Management vorgenommen, d.h. alle Schritte zur Umsetzung werden vorbereitet und den Mitarbeitern erklärt. Dabei ist es ratsam, bisherige Arbeitsweisen und Strukturen nicht negativ darzustellen, sondern vielmehr die umzusetzenden Verbesserungen mit deren Vorteilen aufzuzeigen.

 

(4)     Facility Management

Die Aufgaben eines Facility Managers gehen über jene eines reinen Hausmeisters hinaus, seine Funktion ist eine wichtige Schnittstelle zwischen den Nutzern von Büroräumen bzw. Produktionsanlagen und den Managementebenen. Facility Management ist die Planung, Kontrolle und Bewirtschaftung der Gebäude und Anlagen, in welchen der betriebliche Leistungsprozess stattfindet. Diese Managementfunktion integriert somit die Vorgaben der Unternehmensführung (Inbetriebnahme eines neuen Gebäudes bspw.) mit den Bedürfnissen der darin tätigen Mitarbeiter. Im Idealfall schafft Facility Management einen hohe Wirtschaftlichkeit der Anlagen (ob Maschinen oder Büros) und sorgt gleichzeitig für das Wohlbefinden der Mitarbeiter (z.B. durch funktionstüchtige Sozialräume und gute Arbeitsplatzausstattung).

 

(5)     Betriebliches Rechnungswesen

Das betriebliche Rechnungswesen ist das zentrale Informations- und Dokumentationssystem im Unternehmen. Mit seiner Hilfe werden Kapital- und Güterströme in und außerhalb des Unternehmens wertmäßig erfasst.
Folgende Teilbereiche kennzeichnen das betriebliche Rechnungswesen: 1. externes Rechnungswesen (Buchführung und Bilanz) und 2. das interne Rechnungswesen (Kosten- und Leistungsrechnung, Betriebsstatistik und Planungsrechung). Ersteres richtet sich an externe Adressaten, die daran interessiert sind, wie das Unternehmen derzeit aufgestellt ist: Das sind bspw. Steuerbehörden, Lieferanten, Gläubiger oder Kapitalgeber. Das interne Rechnungswesen hingegen liefert der Unternehmensleitung Informationen über den Erfolg oder Mißerfolg der Geschäftstätigkeit, für künftige Investitionsentscheidungen oder den finanziellen Stand des Unternehmens.

 

(6)     Controlling

Controlling ist vereinfacht gesagt der Prozess der Zielfestlegung, -steuerung und -überprüfung im Unternehmen. Es ist eine betriebswirtschaftliche Managementunterstützung, ebenso wie die Tätigkeit des Sekretariats. Die Fragen, welche sich die Controlling-Abteilung zu stellen hat, sind: Langfristig gesehen, machen wir die richtigen Dinge? oder Machen wir die Dinge zum jetzigen Zeitpunkt richtig? Von daher sammelt sie sämtliche finanz- und leistungswirtschaftlichen Informationen zur Beantwortung dieser Fragen, bereitet diese auf (Kennzahlen), um mittels der Ergebnisse den Führungskräften die Planung und Steuerung zu ermöglichen. Wichtige Kennzahlen sind Rentabilitäten (z.B. Eigenkapital im Verhältnis zum Gewinn), der Return-on-Investment (ROI, Was geschieht mit dem investierten Kapital?) oder Liquiditäten (Wie viel Kapital steht kurzfristig zur Verfügung?)

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