Gestaltungselemente eines Mahnbriefes

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Bei säumigen Zahlern ist es wichtig, dass Sie rechtzeitig an die noch ausstehende Zahlung erinnern.

Dies können Sie im ersten Schritt über ein Erinnerungsschreiben tun. Mit einer höflichen Zahlungserinnerung können Sie Kunden freundlich auf die ausstehende Zahlung hinweisen, ohne die Geschäftsbeziehung unnötig zu gefährden.

 

In Fällen, in denen der Kunde bekannt ist, kann eine Erinnerung per Telefon sinnvoll sein. Der nächste Schritt ist schließlich das Mahnschreiben. Vor dem nächsten Schritt, der den Antrag beim zuständigen Amtsgereicht auf Mahnbescheid bedeutet, sollten Sie genau die ersteren Möglichkeiten prüfen. Mahnschreiben sollten Sie einmal zugeschnitten auf Ihr Unternehmen verfassen. Hier sollten Sie auf eine besonders gelungene Formulierung des Textes achten, damit einerseits die Kundenbeziehung nicht gefährdet, aber andererseits der Zweck des Schreibens erfüllt wird.

 

Formulierungen und rechtliche Anforderungen

Besondere Anforderungen gibt es hinsichtlich der Gestaltung eines Mahnschreibens nicht. Dennoch gibt es einige Punkte, die in keinem Falle fehlen sollten. So ist es wichtig, den Schuldner sowie die angemahnten Leistungen eindeutig zu benennen. Hierzu gehört die Angabe der zugehörigen Rechnungsnummer inklusive des Rechnungsdatums. Zudem sollten Sie im Mahnschreiben immer ein eindeutiges Zahlungsziel formulieren. Statt zu einer Zahlung innerhalb von 14 Tagen aufzufordern ist es besser ein Datum anzugeben, bis zu welchem der Zahlungseingang erwartet wird.

Vermeiden Sie bei der ersten Zahlungserinnerung das Wort Mahnung und schlagen Sie einen freundlichen Ton an. Bedenken Sie immer, dass sich niemand gerne mit einer Mahnung beschäftigt. Bereits nach wenigen Sekunden entscheidet der Leser, ob er der Zahlungsaufforderung nachkommt oder nicht. Deshalb ist es besser zunächst um eine Zahlung des Kunden zu werben. Erst wenn der Schuldner nicht reagiert, sollten Sie diesen mit einer Mahnung konkret zur Zahlung auffordern.

 

Checkliste für den Aufbau der Mahnung

Mahnschreiben werden zunächst oberflächlich betrachtet, weshalb den formalen Elementen, die sich um den Text ranken, eine besondere Bedeutung zukommt. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Elemente einer Mahnung und worauf Sie dabei achten sollten.

(1)     Name und Anschrift
Achten sie darauf, dass sowohl Name als auch Anschrift des Schuldners korrekt sind. Fehlerhafte Angaben können dazu führen, dass der Empfänger sich vom Mahnschreiben distanziert. Viele Menschen nehmen eine fehlerhafte Anschrift zum Anlass, die Mahnung erst einmal hinten anzustellen. Deshalb ist es ratsam, die korrekte Adresse im Vorfeld nochmals zu recherchieren.

(2)     Sachbearbeiter mit Telefonnummer
Diese Angaben sind wichtig, falls es zu Rückfragen seitens des Schuldners kommt. Dazu verleihen Sie dem Schreiben etwas Persönliches und signalisieren, dass hier keine Firma, sondern eine reale Person dahintersteht. Durch die Telefonnummer geben Sie dem Empfänger die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme. Sollte dies nicht gewünscht sein wird aus dem Angebot eine freundliche Zahlungserinnerung.

(3)     Datum und Betreff
Schreiben Sie das Datum am besten in folgender Form: 05. Januar 2014. Der Betreff wird fett geschrieben und ist nach Absender und Anschriftenfeld der 3. wichtige Punkt, welcher vom Leser in Augenschein genommen wird. Anhand des Betreffs entscheidet dieser ob er weiterliest oder nicht. Halten Sie den Betreff eher kurz und machen Sie mit diesem den Zweck des Schreibens deutlich. Das Wort Betreff erscheint im Schreiben übrigens nicht.

(4)     Anrede
Für die Anrede des Empfängers gibt es verschiedene Möglichkeiten, die jeweils eine bestimmte Wirkung besitzen. Nicht mehr verwenden, weil veraltet, sollten Sie die Anrede „Sehr verehrter…“. Standardmäßig verwenden die meisten Unternehmen in ihren Geschäftsbriefen die Anrede „Sehr geehrter …“. Mit der Anrede „Lieber Herr Meier“ können Sie das Mahnschreiben etwas auflockern. Eine modernere Form der Anrede wäre „Hallo Herr Müller“.

(5)     Inhalt des Mahnschreibens
Den Inhalt des Mahnschreibens können Sie weitgehend frei gestalten. Die folgenden Informationen sollten jedoch immer enthalten sein:

  • Datum und Betrag der Rechnung
  • neue Zahlungsfrist mit konkretem Datum
  • eventuell berechnete Mahngebühren oder Verzugszinsen
  • mögliche Konsequenzen, falls der Schuldner die Frist nicht einhält

(6)     Grußformel
Standardmäßig enden die meisten Geschäftsbriefe mit „Mit freundlichen Grüßen“. Diese Grußformel ist jedoch ebenso wie „Hochachtungsvoll“ etwas veraltet. Etwas moderner wirkt Ihr Schreiben, wenn Sie die stattdessen „Freundliche Grüße“ oder „Mit freundlichem Gruß“ verwenden. Denkbar wäre auch „Freundliche Grüße aus der Hauptstadt Berlin“.

Setzen Sie unter die Grußformel zunächst ihre Unterschrift und darunter den Vor- und Zunamen nochmals in Druckschrift. So machen Sie dem Schuldner klar, dass eine reale Person hinter dem Schreiben steht, welche die angedrohten Konsequenzen auch tatsächlich folgen lässt.

Sollte die Firmenanschrift bereits im Briefkopf vorhanden sein muss diese am Ende nicht nochmals erscheinen. Möchten Sie eine Aussage des Schreibens besonders hervorheben fügen Sie diese am Briefende mit PS ein. Vielfach wird dieser Teil vor dem eigentlichen Brief gelesen.

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