Adressatengerechtes Mahnverfahren

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In der Geschäftswelt kommt es leider immer wieder vor, dass Rechnungen nicht pünktlich beglichen werden. Vielfach werden Sie damit beauftragt, dem Kunden eine Mahnung zuzusenden oder es gehört bereits schon zu den Aufgaben Ihres Büroalltags.

Die Schwierigkeit dabei ist, den vorhandenen Ansprüchen den nötigen Nachdruck zu verleihen, ohne den Kunden unnötig zu verärgern. Schließlich kann es durchaus sein, dass es sich lediglich um ein Versehen handelt.


(1)     Zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung senden

Bis vor einiger Zeit war es üblich, säumigen Zahlern mehrere Mahnungen zuzusenden und dabei Tonfall und Nachdruck stetig zu steigern. Rein rechtlich gesehen ist dies seit 2002 jedoch nicht mehr erforderlich. Aufgrund einer Gesetzesänderung geraten Kunden 30 Tage nach Rechnungsdatum in Verzug. Unternehmen könnten direkt anschließend das gesetzliche Mahnverfahren einleiten. In vielen Fällen reicht es jedoch aus, den Kunden an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Gehen Sie zunächst davon aus, dass der Kunde die Rechnung lediglich übersehen hat. Versenden Sie ein höfliches Schreiben ohne dabei das Wort Mahnung zu erwähnen oder mit möglichen Konsequenzen zu drohen. Auf ein konkretes Zahlungsziel sollten Sie ebenfalls verzichten. Senden Sie am besten noch eine Kopie der Rechnung mit. Auf diese Weise wird der Kunde unterschwellig auf die ausstehende Zahlung hingewiesen und das Schreiben hat die Wirkung einer zusätzlichen Serviceleistung.

 

(2)     Es muss nicht immer das Standardschreiben sein

Statt der herkömmlichen Formulierungen können Sie bei der Zahlungserinnerung auch eine pfiffigere Variante verwenden. Fragen Sie beispielsweise nach wie der Kunde mit dem Produkt zufrieden war und bedanken Sie sich dabei nochmals für den Kauf. Gleichzeitig können Sie nochmals auf die beigefügte Rechnung hinweisen und um Begleichung bitten.

Praxistipp: Schicken Sie die erste Zahlungserinnerung so früh wie möglich zu. Erfahrungen zeigen, dass viele Verbraucher erst daraufhin die Zahlung vornehmen. Wurde beispielsweise ein Zahlungsziel von 10 Tagen vereinbart, können Sie direkt anschließend eine höfliche Zahlungserinnerung zusenden. Für das Unternehmen bedeutet jeder Tag, an dem die Zahlung ausbleibt, zusätzliche Kosten.

 

(3)     Wenn die Zahlung dennoch ausbleibt

Reagiert der Kunde auf die Zahlungserinnerung nicht, können Sie etwas deutlicher werden. Machen Sie klar, dass es sich bei diesem Schreiben um eine Mahnung handelt und setzen Sie dem Kunden eine Zahlungsfrist. Dennoch sollten Sie auch bei der Mahnung freundlich bleiben und nicht mit der Keule schwingen.

Beispiele für den Einstieg:

  • Leider haben Sie auf unser Schreiben vom ….. nicht reagiert.
  • Leider müssen wir feststellen, dass
  • Leider haben Sie die Rechnung vom ….. noch nicht beglichen.

Bitten Sie den Kunden, seinen Teil des Kaufs bzw. Auftrags zu erfüllen und den offenen Betrag bis zu einem bestimmten Termin zu begleichen.

 

(4)     Auf zusätzliche Kosten hinweisen

Durch den Hinweis auf weitere Kosten können Sie den Kunden ebenfalls zu einer Zahlung veranlassen. Eine freundliche Formulierung könnte beispielsweise wie folgt aussehen:

Um sich unnötige Kosten zu ersparen, begleichen Sie die offene Forderung bitte bis zum …..
Begleichen Sie den offenen Betrag bis zum ….. Um sich und uns unnötige Kosten und weiteren Ärger zu ersparen.
Sollten Sie die Rechnung nicht bis zum ….. begleichen, müssen wir leider weitere Kosten in Rechnung stellen.

 

(5)     Ein mögliches Mahnverfahren erwähnen

Wenn Sie nur ungern ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten möchten, dann sollten dies in der Mahnung auch so erwähnen. Dies gilt auch dann, wenn das Unternehmen aufgrund des geringen Betrags von einem Mahnverfahren absieht. Auch hier können Sie statt einem drohenden „sehen wir uns gezwungen, den Rechtsweg einzuschlagen“ eine etwas höflichere Formulierung wählen:

Wir würden gerne auf ein gerichtliches Mahnverfahren verzichten. Wir bitten Sie deshalb darum, den noch offenen Betrag bis zum ….. zu begleichen.

Handelt es sich beim säumigen Zahler um einen ansonsten guten Kunden, können Sie auch einen kleinen Bonus anbieten. Stellen Sie zum Beispiel einen Rabatt für den nächsten Auftrag in Aussicht, wenn die Rechnung bis zu einem bestimmten Termin beglichen wird.

 

(6)     Rechtliche Bestimmungen seit 01. April 2010

Mögliche Konsequenzen bei weiterhin ausbleibendem Zahlungseingang ist die Übergabe der Forderung an ein Inkassounternehmen. Sofern es sich beim säumigen Zahler um eine Privatperson oder eine Ein-Personen-GmbH handelt, gelten dabei gewisse Vorschriften bezüglich des Datenschutzes:

  • Bevor die Daten an ein Inkassounternehmen übergeben werden, müssen mindestens zwei Mahnungen an den Kunden gesendet werden.
  • Die Daten dürfen frühestens 4 Wochen nach der ersten Mahnung übermittelt werden.
  • Sie müssen den Schuldner rechtzeitig auf die mögliche Datenübermittlung hinweisen. Dies darf frühestens mit der ersten Mahnung geschehen.
  • Sollte der Schuldner die Forderungen bestreiten, dürfen keine Daten an das Inkassounternehmen weitergeleitet werden.

Um auch weiterhin Daten an das Inkassounternehmen weiterleiten zu können, sollten Sie den Mahnungen einen entsprechenden Vermerk hinzufügen. Weisen Sie ausdrücklich darauf hin, dass bei ausbleibender Zahlung auch persönliche Daten an ein Inkassounternehmen weitergeleitet werden.

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