Unternehmensinterne Events organisieren

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In jedem Unternehmen steht irgendwann eine Betriebsfeier, ein Firmenjubiläum oder ein anderes geschäftliches Event an.

Wenn Sie mit der Organisation des Ganzen beauftragt werden, sind Sie im Wesentlichen verantwortlich für einen gelungen Ablauf der Veranstaltung. Einen großen Anteil daran hat die richtige Organisation des Events. Deshalb sollten Sie sich rechtzeitig mit den Einzelheiten vertraut machen.

 

Die vier Phasen eines Events

Eine erfolgreiche Veranstaltung bleibt Mitarbeitern, Geschäftspartnern und Kunden noch lange in positiver Erinnerung. Auch wenn jedes Event auf seine Art einzigartig ist, werden bei der Organisation immer dieselben vier Phasen durchlaufen.

1. Planung
2. Organisation
3. Durchführung
4. Nachbereitung

Jede Phase beinhaltet unterschiedliche Aufgaben, die wir im Folgenden etwas genauer erläutern wollen.

 

(Phase 1)     Planung

Im Vorfeld sollte zunächst festgelegt werden, welche Personen mit den verschiedenen Aufgaben betraut werden. Bei kleineren Veranstaltungen ist es durchaus sinnvoll, wenn die komplette Organisation von einem Mitarbeiter übernommen wird. Des Weiteren wird in der Planungsphase festgelegt, welche Teilnehmer eingeladen werden und wie hoch das zur Verfügung stehende Budget ist. Dazu sollten Sie sich auch Gedanken über den Programmablauf machen. Legen Sie Datum, Uhrzeit, Dauer und Pausen fest.

Praxistipp: Damit Sie bei der Planung nichts Wichtiges vergessen sollten Sie eine entsprechende Checklist erstellen. In jedem Fall ist es wichtig rechtzeitig mit der Planung zu beginnen, Bei großen Veranstaltungen empfiehlt sich die Beauftragung einer Event-Agentur bzw. eines Catering-Services.

 

(Phase 2)     Organisation

Nachdem Sie die Planung erledigt haben, gibt es einige konkrete Aufgaben zu bearbeiten. So müssen für die Teilnehmer Einladungen gestaltet und verschickt werden. Je nach Art des Events werden auch Pressevertreter eingeladen. Hierfür werden dann entsprechende Pressemappen benötigt. Erkunden Sie sich vor der Zusendung nach dem zuständigen Mitarbeiter, damit die Mappen direkt beim richtigen Adressaten landen. Ein wichtiger Punkt der Organisation ist die Auswahl der passenden Räumlichkeit. Dies hat einen wesentlich Einfluss auf den späteren Erfolg des Events.

Praxistipp: Fügen Sie der Einladung eine Antwortkarte bei und setzen Sie einen Termin bis wann die Zusage spätestens eingehen muss. Auf diese Weise können Sie die Teilnehmerzahl besser einschätzen, was die Planung wesentlich erleichtert.

 

(Phase 3)      Durchführung

Diese Phase beginnt unmittelbar vor dem Termin des eigentlichen Events und gehört zu den größten Herausforderungen. So sind Sie als Eventmanagerin unter anderem für die Koordination von Technik, Ausstattung und Catering zuständig. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Betreuung der Teilnehmer und Künstler sowie die Überwachung des Caterers.

 

(Phase 4)     Nachbereitung

Auch nach dem Ende der eigentlichen Veranstaltung warten noch einige wichtige Aufgaben auf Sie. Eine kritische Nachbetrachtung ist vor allem bei Verkaufsveranstaltungen und anderen Kundenevents von Bedeutung. Um mögliche Fehler künftig zu vermeiden sollten Sie bei der Nachbetrachtung durchaus kritisch sein. Sollten vor der Veranstaltung Ziele definiert worden sein gilt es, genau zu ermitteln, inwieweit diese erreicht wurden. In der Regel wird Ihr Chef zum Abschluss eine genaue Kosten-Nutzen-Analyse des Firmenevents verlangen.

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