Pressekonferenzen organisieren

Pressekonferenzen organisieren


Eine Pressekonferenz gehört zu den größten Auftritten einer Firma gegenüber den Medien. So kann Ihr Unternehmen die Journalisten ideal direkt erreichen.

Je nach Größe Ihrer Firma sind nicht unbedingt unzählige Journalisten anwesend – jedoch wird mit Sicherheit die regionale Presse vertreten sein sowie eventuell eine überregionale Wirtschaftszeitung. Achten Sie darauf, dass den Journalisten angemessene Information geboten werden kann und der Anlass passend gewählt wird. Unterstützen Sie ihren Chef bei Planung und Durchführung!


(1)     Pressekonferenzen vs. Pressemitteilungen

Gegenüber Pressemitteilungen bringen Pressekonferenzen die Vorteile mit sich, dass komplexe Thematiken sich besser erörtern lassen und anwesende Reporter direkt nachfragen können. Damit lassen sich Missverständnisse auf ein Minimum reduzieren sowie Aktualität gewährleisten. Auch kann das Unternehmen auf diesem Weg persönliche Kontakte mit den Journalisten knüpfen. Der wesentliche Nachteil einer Pressekonferenz besteht jedoch darin, dass diese aufwändig organisiert werden müssen, kostenintensiv sind und auch der Ablauf nicht immer kontrolliert werden kann.

 

(2)     Anlässe für eine Pressekonferenz

Es gibt unterschiedliche Anlässe, bei welchen eine Pressekonferenz sinnvoll wäre: die Veröffentlichung eines neuen Produktes, die Übernahme einer anderen Firma, eine neue Filiale, größere Investitionsabsichten, einflussreiche Forschungsergebnisse, ein Firmenjubiläum oder die Vorstellung des Geschäftsberichtes. Wichtig ist hierbei, dass Sie mehr Informationen darzubringen haben, als durch eine Pressemitteilung oder ähnliches möglich wäre. Auch sollte es ein Anlass sein, dessen Sachverhalt durch direkten Kontakt zu den Reportern besser mitgeteilt werden kann. Im Idealfall ist dieser bedeutsame Anlass auch für mehrere Medien relevant.

 

(3)     Der ideale Zeitpunkt

Damit die Reporter ihren Bericht noch für die Ausgabe am Folgetag aufnehmen können, sollte die Pressekonferenz zwischen 10.30 und 11.00 Uhr stattfinden. Bestenfalls an Tagen, die nicht in Wochenendnähe sind, also Dienstag, Mittwoch oder Donnerstag: damit verringert sich auch die Wahrscheinlichkeit, dass zeitgleich andere Veranstaltungen stattfinden, welche die Journalisten möglicherweise auch anziehen. Die Einladung zur Pressekonferenz sollte sechs Tage vor der Veranstaltung –  idealerweise per Mail – an alle regionalen Journalisten versendet werden. Achten Sie auf Lageskizze und Antwortschein!

 

(4)     Die ideale Location

Wählen Sie Räumlichkeiten, die ein öffentliches Ansehen haben, wie Gaststätten oder Hotels. Der Raum sollte so groß wie nötig und so klein wie möglich sein und mit öffentlichen Verkehrsmitteln einfach erreichbar sein. Auch die Beleuchtung sowie Akustik des Raumes sind von Bedeutung und sollten wenn möglich zuvor getestet werden. Achten Sie auch auf eine Sitzordnung. Getränke und Snacks sind ebenfalls populär, aber kein Muss.

 

(5)     Der Ablauf

Überlegen Sie, wer sich als Redner und wer als Moderator eignet und verteilen Sie die Redezeit. Die Redner sollten schon vor der offiziellen Kundgebung untereinander ihre Position austauschen und im Idealfall alles durchspielen. Dies wäre auch der Erstellung des Zeitplans dienlich, wobei das komplette Programm berücksichtigt werden sollte. Wichtig ist, den Informationsteil nicht länger als eine Stunde dauern zu lassen – Journalisten sind meist vielbeschäftigt.

 

(6)     Pressemappe

In einer Pressemappe sind die wichtigsten Daten der Pressekonferenz, Angaben über wichtige Personen und die Ansprachen der Redner aufgeführt. Sie sollte jedoch nicht zu ausführlich oder unübersichtlich gestaltet sein. Schon zu Beginn der Konferenz sollte am Platz jedes Reporters eine Mappe liegen; an nicht zur Konferenz erschienene Journalisten wird sie versendet.

 

(7)     Nach der Konferenz…

Beiträge aus Radio und TV werden aufgezeichnet und Artikel aus den Zeitungen ausgeschnitten. An die Verantwortlichen wird ein Bericht mit Pressespiegel versandt.

 

In a nutshell:

  • Was ist der Anlass?
  • Redner sowie einen Moderator erwählen
  • Wann und wo findet die Konferenz statt?
  • Presseeinladungen versenden
  • Zeitplan für die Konferenz erstellen
  • Pressemappen anfertigen
  • Räume und Verpflegung organisieren
  • Austausch der Referenten vor Beginn der Konferenz
  • Beginn der Konferenz
  • Versand der Pressemappen an nicht anwesende Journalisten
  • Analyse der Radio/TV-Beiträge und Presseartikel
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