Event Management – Veranstaltungen professionell organisieren

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Ein Firmenevent repräsentiert das betreffende Unternehmen und sollte deshalb sehr genau geplant werden. Sollte während des Events etwas nicht korrekt funktionieren, wirkt sich dies immer negativ auf das Firmenimage aus.

Sei es ein Meeting, ein Seminar oder eine geschäftliche oder private Veranstaltung  – ob es den Gästen gefällt, hängt nicht nur vom Inhalt des Vortrags, sondern auch vom Wohlbefinden dieser ab. Bedenken Sie bei Ihrer Projektplanung auch das Rahmenprogramm und die zusätzlichen Leistungen, die den Teilnehmern geboten werden.

 

Ein interessantes Rahmenprogramm trägt oft zum Erinnerungswert der Gäste bei. Deshalb gilt: Je spannender das Programm ist, desto mehr werden daran teilnehmen, Spaß haben und positive Rückmeldung darüber geben. Doch man sollte bei all dem bedenken, dass es sicherlich auch Gäste geben wird, die die Möglichkeit nutzen wollen sich zurückzuziehen. Für diese sollten auf jeden Fall Rückzugsmöglichkeiten geboten werden.

Zudem hilft eine genaue Planung dabei, dass Sie die Kosten jederzeit unter Kontrolle haben und diese nicht irgendwann aus dem Ruder laufen. Bei der Planung eines Events gilt es, drei wichtige Fragen zu beantworten.

 

1. Was wird der Event kosten?
2. Welcher Mitarbeiter im Unternehmen übernimmt welche Aufgaben?
3. Wie ist der genaue Ablauf der Veranstaltung?

Zur Beantwortung der ersten Frage wird ein Finanzplan aufgestellt. Der zweite Punkt wird über einen Projektplan und der Dritte im Rahmen eines Zeitplans erledigt.

 

(1)     Die genaue Finanzplanung für Ihr Event

In den Finanzplan kommen alle das Event betreffende Kostenfaktoren. Vergessen Sie dabei nicht die geschätzten Arbeitsstunden der Mitarbeiter. Nur so lassen sich die für den Event anfallenden Gesamtkosten exakt berechnen. Eine solche Finanzplanung hilft nicht nur bei der Ermittlung der Kosten, sie dient gleichzeitig auch als Risikoanalyse. Zudem können Sie auf diese Weise konkrete Kostenpakete abbilden, die beispielsweise von einem Sponsor übernommen werden können. Planen Sie beispielsweise einen Gastro-Event, bei dem sich die Kosten für Lebensmittel auf 600 Euro belaufen, können Sie hierfür eventuell einen nahe gelegenen Supermarkt mit ins Boot holen. Damit Sie nach dem Event kontrollieren können ob sich das Sponsoring gelohnt hat tragen Sie am besten auch die erwarteten und die tatsächlich erzielten Einnahmen in den Finanzplan ein.

 

(2)     Der Projektplan für Ihr Event

In den Projektplan tragen Sie nach und nach ein, welche Aufgaben von welchem Mitarbeiter übernommen werden. Auf diese Weise sehen Sie übersichtlich welche Aufgaben sich zusammenlegen lassen und von derselben Person übernommen werden können. Handelt es sich dabei um komplexere Aufgabenbereiche, sollten Sie von den Verantwortlichen Teilorganisationspläne erstellen lassen. Es ist ratsam regelmäßige Planungsrunden abzuhalten, um zu überprüfen, inwieweit die Planung bereits fortgeschritten und bei welchen Aufgaben Eile geboten ist. So haben Sie jederzeit einen genauen Überblick, ob Sie mit der Vorbereitung im Zeitplan liegen.

 

(3)     Der Zeitplan für Ihr Event

Den Zeitplan müssen Sie nicht unbedingt bis ins kleinste Detail ausfüllen. Wichtig ist, dass die wesentlichen in Beziehung zueinander gesetzt werden. Zudem sollten die einzelnen Abarbeitungszeiträume sehr genau festlegen. Welchen Zeitraum die Planung in Anspruch nimmt, hängt dabei immer von der Art und der Größe des jeweiligen Events ab. In einigen Fällen kann sich eine solche Planung durchaus auch über ein ganzes Jahr erstrecken. Für die regelmäßigen Abstimmungstreffen sollten Sie nach Möglichkeit einen festen Termin vereinbaren, beispielsweise jeden dritten Montag um 10:00 Uhr.

 

(4)     Ziel des Events

Das Ziel ist ein durchgeplantes Event Management, mit dem möglichst viele Gäste wertvolle Erinnerungen im Nachhinein verbinden. Sie müssen kein Eventmanager oder Projektmanager sein, um ein gutes Firmenevent zu planen. Bei größeren Events mit sehr vielen Gästen, ist es dennoch ratsam eine Agentur zu beauftragen. 

 

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