Effiziente Meetings vorbereiten

briefvorlagen-meeting-bureau-officetrendUmfragen zeigen, dass die Führungskräfte hierzulande rund zwei Drittel ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen. Dabei zeigt sich die Mehrzahl mit dem Verlauf unzufrieden.

Anlass hierfür ist oftmals eine schlechte Vorbereitung. Wichtige Teilnehmer fehlen oder Personen wurden eingeladen, die überflüssig sind. Dazu fehlt eine exakte Definition der Ziele. Die Folge ist, dass es nur bei jedem fünften Tagesordnungspunkt zu einem annehmbaren Ergebnis kommt. Mit einer optimalen Vorbereitung können Sie ein solches Desaster vermeiden.


(1)     Die richtige Einladung als Erfolgskriterium

Ob ein Meeting erfolgreich verläuft, hängt bereits von der richtigen Gestaltung der Einladung ab. Formulieren Sie diese möglichst straff und exakt wie auch das Meeting ablaufen soll. Der Einladungstext sollte möglichst wenig Raum für Abschweifungen enthalten. Achten Sie darauf, dass die folgenden Details aufgeführt werden:

  • Termin des Meetings mit Wochentag, Datum sowie Uhrzeit für Beginn und Ende
  • Raumnummer mit Angabe des Gebäudes und der Etage
  • Thema des Meetings
  • eine Liste mit allen Tagesordnungspunkten

Praxistipp: Legen Sie immer einen Termin fest, bis zu dem eine Rückmeldung erfolgen muss. Geht die Zusage zu spät ein, ist eine Teilnahme am Meeting nicht mehr möglich.

Neben den wichtigen Eckdaten wird die Einladung noch mit verschiedenen Anlagen mit wichtigen Informationen versehen. Hierzu gehört unter anderem eine Liste mit sämtlichen Teilnehmern. Gab es bereits ein früheres Meeting zum selben Thema fassen Sie die Ergebnisse kurz zusammen. Führen Sie zudem noch die geltenden Regeln für das Meeting auf.

 

(2)     Weitere Überlegungen bezüglich der Einladung

Mit den richtigen Vorgaben sorgen Sie bereits im Vorfeld für mehr Effizienz im Meeting. Überlegen Sie genau, welche Personen an dem Projekt beteiligt sind und deshalb unbedingt anwesend sein müssen. Generell gilt, je geringer die Teilnehmerzahl, desto effizienter ist das Meeting. Durch die Angabe eines klaren Besprechungsziel können sich die Eingeladenen besser darauf vorbereiten. Um dies sicherzustellen könnte der letzte Satz der Einladung beispielsweise „Ich freue mich darauf, Sie alle am 15. Juni um 10 Uhr pünktlich und gut vorbereitet begrüßen zu dürfen.“ lauten. Weisen Sie in der Einladung zudem darauf hin, dass Mobiltelefone während des Meetings nicht genutzt werden dürfen. Dies sollte zwar selbstverständlich sein, Erfahrungen zeigen jedoch, dass sich ohne entsprechenden Hinweis kaum jemand daran hält.

Praxistipp: Zu einem effizienten Meeting gehört etwa jede Stunde eine Pause. Geben Sie in der Einladung jedoch keine genauen Pausenzeiten an. Es besteht sonst die Gefahr, dass Konzentration und Aufmerksamkeit der Teilnehmer spätestens 10 Minuten vor der geplanten Pause nachlassen. Sind die Pausenzeiten nicht bekannt bleiben die Mitwirkenden den gesamten Zeitraum aufmerksam. Pausen werden dann immer nach Beendigung eines wichtigen Themas spontan eingelegt.

 

(3)     Auf welchem Weg sollte eingeladen werden?

Handelt es sich um routinemäßige Treffen wie Bereichsleitermeetings, Teamsitzungen oder Abteilungsleiterbesprechungen reicht eine Einladung per E-Mail völlig aus. Da die E-Mail von Ihrem Rechner versendet wird, sollte klar formuliert werden, dass Ihr Chef der Einladende ist. Externe Personen werden dagegen immer auf dem Schriftweg eingeladen.

Als Anrede verwenden Sie am besten „Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter“. Sofern Ihr Chef besonderen Wert auf flache Hierarchien legt können Sie die Einladung auch mit „Liebe Kolleginnen und Kollegen“ oder alternativ mit „Liebes Abteilungsteam“ einleiten.

 

(4)     Den optimalen Raum für das Meeting wählen

Sorgen Sie rechtzeitig dafür, dass am Besprechungstag ein geeigneter Raum zur Verfügung steht. Die Auswahl hängt dabei unter anderem von der Teilnehmerzahl, der Besprechungsdauer sowie der gewünschten Wirkung auf die Mitwirkenden ab.

Wichtige Regeln für die Raumwahl:

  • Für ein Meeting mit 2 bis 5 Teilnehmern sollte der Raum mindestens 10 Quadratmeter groß sein. Pro weitere 5 Teilnehmer jeweils 10 Quadratmeter zugeben.
  • Optimal geeignet sind Räume mit einer quadratischen oder leicht rechteckigen Form. Dagegen ist eine Schlauchform eher ungeeignet, da der Moderator die letzten Reihen hier nicht permanent im Blick hat und zudem die gesamte Zeit geradeaus schauen muss.
  • Eine künstliche Beleuchtung sorgt für eine schnellere Ermüdung der Teilnehmer. Besser geeignet sind Räume, die über ausreichend Tageslicht verfügen. Achten Sie zudem darauf, dass die Fenster für eine regelmäßige Sauerstoffzufuhr geöffnet werden können.

Praxistipp: Für Besprechung muss nicht immer eine Bestuhlung gewählt werden. Verschiedene Studien zeigen, dass Meetings an Stehtischen um ein Drittel kürzer ausfallen und oftmals deutlich effizienter sind. Dazu zeigen sich die Beteiligten mit den Ergebnissen weitaus zufriedener. Meetings an Stehtischen sind jedoch ausschließlich für interne Besprechungen geeignet.

 

(5)     Legen Sie bereits im Vorfeld wichtige Regeln fest

Meetings werden zumeist deutlich effizienter, wenn Sie vorab Regeln festlegen und an die Einladung anhängen.

Beispiele für die Formulierung von Meeting-Regeln:

  • Besprechung beginnt pünktlich und der Endtermin wird in jedem Fall eingehalten.
  • Teilnehmer bereiten sich entsprechend auf das Meeting vor.
  • Anlass der Besprechung und die Ziele sind jedem bekannt und alle wissen, warum sie anwesend sind.
  • Die Regeln für eine erfolgreiche Gesprächsführung sind während des Meetings konsequent einzuhalten.
  • Festgelegte Beschlüsse werden eingehalten.

Auch hier gilt eine Beschränkung auf interne Teilnehmer. Externe Personen können die Regeln unter Umständen als Bevormundung auffassen.

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